Как считать продолжительность отпуска после декрета?

118

Вопрос

1. Сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. Как после такого отпуска определить период, за который ей полагается ежегодный оплачиваемый отпуск? Если можно, то с примером подробным.2. Сотрудник работает водителем. Сейчас он заболел. У него онкология. Как быть в данном случае? Нужно ли его направлять в мед учреждения для прохождения комиссии? Никаких справок он не приносил, только больничный лист. Возможности перевода на другую работу у организации нет. И что вообще делать в данном случаи?3. Подлежать ли документы бюджетного учреждения передачи в архив города (ЦАГМ)? В учреждении создан архив, в котором хранятся документы, являются ли эти документы частью Архивного фонда РФ или постоянно должны хранится в учреждении?Спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

Документы следует хранить в самом учреждении в течение установленных сроков хранения.

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе:

  • юридические акты;
  • управленческая документация;
  • документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ;
  • градостроительная документация;
  • кино-, фото-, видео- и фонодокументы;
  • электронные и телеметрические документы;
  • рукописи;
  • рисунки;
  • чертежи;
  • дневники;
  • переписка;
  • мемуары;
  • копии архивных документов на правах подлинников;
  • архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Это определено статьёй 5 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Таким образом, таким образом, формально документы учреждения, формально входят в состав Архивного фонда РФ.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения (ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). При этом, не предусмотрено обязанности передавать таких документы в государственный или муниципальный архив.

Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования, образовавшихся в процессе их деятельности, архивных документов.

Остальные организации также могут создать собственный архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В этом случае все структурные подразделения организации будут передавать документы, образующиеся в процессе их деятельности, на хранение в архив. В частности, кадровая служба сможет передать в архив организации документы по личному составу, в отношении которых законодательством установлены предельные сроки хранения.

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы. Документы, находящиеся в частной собственности, передаются в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов. Подобный правила изложены в статье 21 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Также документы должны быть переданы в государственный или муниципальный архив при ликвидации организации (п. 8, 10 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Передаваемые в архив дела нужно систематизировать, пронумеровать и подшить (раздел 4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). К документам, которые должны храниться постоянно или более 10 лет, составляется внутренняя опись (п. 4.30 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Передача дел в архив оформляется актом приема-передачи (п. 6.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ответ: Как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации.

Архив организации

Для чего в организации нужен архив

Чтобы обеспечить сохранность документов, организация может создать собственный архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В этом случае все структурные подразделения организации будут передавать документы, образующиеся в процессе их деятельности, на хранение в архив. В частности, кадровая служба сможет передать в архив организации документы по личному составу, в отношении которых законодательством установлены предельные сроки хранения.

Порядок подготовки документов для передачи в архив

Как подготовить кадровые документы для передачи в архив организации

Порядок подготовки документов для их передачи в архив приведен в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. При этом коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Указанные организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в Положении об архиве (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

В любом случае независимо от установленного в организации порядка определите сотрудника, ответственного за подготовку документов, в том числе кадровых, к их передаче на архивное хранение. Соответствующие обязанности могут быть возложены на сотрудника, например, приказом руководителя. Это следует из положений абзаца 1 пункта 6.3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).

Проведение экспертизы ценности документов

Как провести экспертизу кадровых документов перед передачей их в архив организации

По общему правилу передаче документов, в том числе кадровых, на хранение в архив организации предшествует экспертиза ценности документов. Ее проводят ежегодно, чаще всего в начале календарного года (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Чтобы провести экспертизу ценности документов, создайте экспертную комиссию (п. 4.7 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Для этого издайте приказ в произвольной форме. Такой порядок формирования экспертной комиссии приведен в пункте 4.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

По ходу проведения экспертизы комиссия отбирает:

  • дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Такие дела подлежат передаче в архив организации;
  • дела с временными сроками хранения. Такие дела остаются на хранении в соответствующих структурных подразделениях;
  • дела, сроки хранения которых истекли. Такие дела подлежат уничтожению.

Об этом говорится в пункте 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Дела для передачи в архив организации отбираются путем их полистного просмотра и подлежат полному оформлению (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Передача в архив электронных документов

Как передать в архив электронные документы организации

Если структурное подразделение передает на хранение в архив организации электронные документы, то процедура передачи состоит из следующих этапов:

  • проверки физического состояния носителей электронных документов;
  • записи электронных документов на машинные носители;
  • проверки качества записи;
  • проставления архивных шифров на единицах хранения (на футлярах);
  • описания электронных документов и подготовки комплекта сопроводительной информации (в т. ч. составления описи).

Об этом говорится в пункте 4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Результат деятельности комиссии

Как оформить результаты экспертизы ценности кадровых документов

По результатам экспертизы ценности документов комиссия составляет описи дел, отобранных для передачи в архив организации. Это описи дел:

Об этом говорится в пункте 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Форма описи приведена в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Электронные документы, переданные в архив организации, отражают в отдельной описи (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Ее форма также приведена в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Передача дел в архив организации

Когда кадровые документы можно передавать в архив организации

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Дела передавайте по графику, установленному архивом. Он должен быть согласован с руководителями структурных подразделений и утвержден руководителем организации.

Документы передаются в архив по описям дел. Формы описи приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Описи составляют в трех экземплярах, в том числе один в электронном виде. Документы в архив передают по акту приема-передачи, составленному в двух экземплярах. Форма акта приведена в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Об этом говорится в пунктах 6.7–6.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Ответственность за нарушения при работе с архивными документами

Внимание: за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).

Пример оформления передачи кадровых дел в архив организации

В ЗАО «Альфа» согласно Положению об архиве в начале года проводится передача документов на хранение из структурных подразделений в архив организации. Приказом директора ответственной за подготовку кадровых документов к передаче в архив организации назначена руководитель отдела кадров Е.Э. Громова.

Для проведения экспертизы ценности документов на основании приказа в организации создана экспертная комиссия. Громова, как ответственная за передачу в архив кадровых документов, представила указанные документы комиссии для экспертизы.

Документы, отобранные для передачи в архив, были сформированы в дела. По результатам экспертизы комиссия составила описи дел:

На отобранные дела Е.Э. Громова составила сдаточную опись в трех экземплярах для передачи дел в архив по форме, согласовала их с комиссией и утвердила у директора. По утвержденным описям сотрудница передала подготовленные дела в архив организации.

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

26.01.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Игорь Иванников,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль