Как компенсировать командировочные расходы при задержке сотрудника?

122

Вопрос

Вопрос касается командировки. Наша сотрудница была направлена в командировку для прохождения обучения в другой город сроком на 3 дня. Обучение у нее закончилось на 3 день в шесть вечера. Но назад она не поехала, а осталась ночевать в другом городе и купила билет соответственно на 4 день. Теперь хочет чтоб мы ей возместили и билет и проживание в гостинице и к тому же этот четвертый день выпадает на выходной день, т.е. на субботу и в субботу она была в пути, получается хочет и оплату двойного размера. Должны ли мы ей это оплачивать?

Ответ

Ответ на вопрос:

Ответ на данный вопрос зависит от конкретных обстоятельств дела.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Особенности направления работников в служебные командировки установлены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Согласно п. 11 Положения работникам возмещаются расходы на проезд и наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Т.е., если сотрудник решил задержался в месте командирования по своей инициативе, то этот вопрос необходимо согласовывать с работодателем.

Если этот вопрос с работодателем не согласован и работник имел возможность вернуться из места командирования в пятницу, то работодатель не обязан компенсировать расходы на обратный проезд, а также иные расходы за пределами установленного срока командировки.

Если же сотрудник не имел возможности вернуться в пятницу по независящим от него причинам (например, из-за отсутствия билетов или из-за задержки рейса), то весь период до возвращения обратно включается в период командировки. Сотрудник должен документально подтвердить невозможность вернуться из командировки в пятницу. В таком случае на основании представленных документов, работодателю необходимо будет продлить срок командировки и, соответственно, оплатить сотруднику все командировочные расходы.

Как следует из писем Минфина России от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456 (п. 2), от 10.08.2012 N 03-04-06/6-234, от 07.08.2012 N 03-04-06/6-221 (п. 1), от 31.12.2010 N 03-04-06/6-329 (п. 1), от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545 (п. 1), от 10.06.2010 N 03-04-06/6-111: если же сотрудник остается в месте командировки на непродолжительное время (на выходные или праздничные дни), облагать налогом оплату его проезда не требуется.

До выпуска этих Писем финансовое ведомство также советовало анализировать каждую ситуацию, чтобы определить наличие (отсутствие) у сотрудника экономической выгоды в подобном случае. Так, в ряде писем Минфина России изложена позиция, согласно которой расходы по проезду в данном случае квалифицируются не как командировочные, а как расходы по возвращению с отдыха, и при их компенсации облагаются налогом на доходы физических лиц (смотрите, например, письма Минфина России от 01.04.2009 N 03-04-06-01/74, от 26.03.2009 N 03-03-06/1/191, от 05.08.2008 N 03-04-06-01/246).

В ряде постановлений судов установлена экономическая обоснованность данных расходов, поскольку действующее законодательство не предусматривает обязательное совпадение рассматриваемых дат в качестве условия для возмещения понесенных работником расходов, связанных с его проездом к месту командировки и обратно (смотрите, например, постановления ФАС Уральского округа от 19.06.2007 N Ф09-3838/07-С2, от 04.05.2007 N Ф09-3119/07-С2).

Суды также учитывали, что затраты по проезду были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в командировке.

Таким образом, полагаем, что можно принять к оплате проездной документ (в случае, если срок командировки не продлевался) при соблюдении следующих условий:
- достижение сотрудником цели командировки, указанной в служебном задании;
- документальное подтверждение расходов на проезд;
- согласование задержки выезда работника из места командировки с руководителем учреждения;
- совпадение даты фактического выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы с датой, на которую приобретен проездной билет.


Однако иные командировочные расходы (проживание в гостинице, суточные), а также средний заработок за выходной день в данном случае возмещению не подлежат.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Вопрос из практики: Нужно ли возмещать работнику стоимость билета, если дата окончания командировки не совпадает с датой проезда из места командирования. Работник задержался в месте командирования по личным обстоятельствам

Ответ на этот вопрос зависит от срока пребывания работника в месте командировки по личным обстоятельствам.

Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 12 и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы на командировки учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В частности, в состав этих затрат входят:

  • стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.

При этом действующим законодательством не предусмотрено, что для оплаты и учета расходов на проезд обязательно должна совпадать дата прибытия в место командировки, указанная в решении или приказе о направлении в командировку, с датой фактического прибытия сотрудника в место командировки (по билету).

Таким образом, дата окончания командировки в решении или приказе о направлении в командировку может быть раньше даты фактического выезда из нее, например, если работник решил задержаться и выехать позже, чтобы провести в месте командирования выходные или нерабочие праздничные дни по своим делам. При этом работник обязан согласовать более поздний выезд из командировки и получить письменное разрешение работодателя, например, это может быть соответствующая отметка в приказе на командировку. Наличие такой отметки подтвердит целесообразность возвращения из командировки в более позднюю дату и снимет вопрос о необходимости оплачивать суточные, зарплату и прочие командировочные расходы за дни, когда сотрудник находился в другом городе по собственной инициативе.

Данный подход следует применять и в том случае, если работник решил выехать в место командирования заранее. Главное, чтобы разница в датах не превышала разумных пределов и сохранялась связь между поездкой и командировкой. Если срок пребывания сотрудника в месте командирования значительно превышает срок, установленный в решении или приказе о направлении в командировку, например, если после командировки работнику предоставлен отпуск, который он проводит в месте командирования, то оплата проезда уже не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. Поэтому возместить расходы на поездку именно как на командировочные расходы уже не получится.

Правомерность таких выводов подтверждают и разъяснения контролирующих ведомств (см. письма ФНС России от 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564, Минфина России от 30 апреля 2015 г. № 03-03-06/1/25283, от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813, от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456, от 10 августа 2012 г. № 03-04-06/6-234), и судебная практика (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г. № Ф09-3838/07-С2, от 4 мая 2007 г. № Ф09-3119/07-С2).

Из ответа «Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку»

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

18.11.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Алла Хрипушина,

эксперт Системы Кадры

______________________________________________________________________

Пожалуйста, оцените полученный ответ, проставив под ним в Системе соответствующее количество звездочек от 1 до 5.
Это поможет нам убедиться, что ответ Вами получен и не требует дополнительных пояснений.
Если уточнения все-таки понадобятся, то Вы можете оставить свои комментарии там же – в форме оценки.
Если Вы хотите изменить оценку, то нажмите на крестик рядом со «Спасибо за оценку» и поставьте новую.
Ответ на Ваш вопрос подготовлен в соответствии с правилами работы экспертной поддержки Системы Кадры.

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль