Как оформить отзыв согласия на сбор и обработку персональных данных?

151

Вопрос

При подборе персонала на вакантную должность юрисконсульта кандидат заполнил "анкету кандидата" и предоставил свою копию паспорта. Данный кандидат отказался от нашего предложения и написал заявление об отзыве согласия на сбор и обработку персональных данных (о прекращении обработки данных и их уничтожении) с просьбой о направлении ответа на запрос. Какие документы должны быть составлены? Могли бы Вы дать образцы?

Ответ

Ответ на вопрос:

Исходя из ч. 5 ст. 21 Закона N 152-ФЗ в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных оператор обязан прекратить их обработку или обеспечить прекращение такой обработки (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется для целей обработки персональных данных, уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) в срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между оператором и субъектом персональных данных либо если оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных данным Федеральным законом или другими федеральными законами.


У вас не останется вопросов о защите персональных данных в организации после прочтения статьи по ссылке.


В случае такого отзыва оператор обязан:

- прекратить обработку персональных данных или обеспечить ее прекращение;

- уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение в тридцатидневный срок с даты с даты поступления указанного отзыва.

В данном случае Закон не предусматривает частичного уничтожения персональных данных оператором, в том числе в зависимости от вида носителя, на котором хранится такая информация (см. решение Арбитражного суда Республики Бурятия от 09.07.2012 по делу N А10-125/2012), поэтому в данном случае следует уничтожать как персональные данные, хранящиеся в электронном виде в информационной системе, так и данные, зафиксированные на материальном носителе.


Подробнее о проверках Роскомнадзора мы написали в материале по ссылке.


Под обработкой понимают сбор, накопление, хранение, уничтожение данных. Порядок подобных действий прописывают в локальном акте и знакомят с ним работника. На законодательном уровне порядок уничтожения персональных данных не закреплен.

При составлении раздела Положения о персональных данных в части их уничтожения можно воспользоваться аналогичными документами, которые были изданы соответствующими ведомствами (см., например, Приказ Росрыболовства от 12.01.2015 N 1 "Об утверждении Правил обработки персональных данных в Росрыболовстве" (Зарегистрировано в Минюсте России 20.03.2015 N 36514), где кроме прочего указано, что:

Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании экспертной комиссии Росрыболовства (далее - ЭК Росрыболовства), состав которой утверждается приказом Росрыболовства.

По итогам заседания составляются протокол и акт о выделении к уничтожению документов с указанием уничтожаемых дел и их количества, проверяется их комплектность, акт подписывается председателем и членами ЭК Росрыболовства и утверждается руководителем Росрыболовства.

Должностное лицо Росрыболовства, ответственное за архивную деятельность, организует работу по уничтожению документов, содержащих персональные данные.

Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

По итогам уничтожения дел (на бумажном и (или) электронном носителях) в акт о выделении к уничтожению документов вносится соответствующая запись.

Уничтожение документов предусматривает их непосредственное физическое уничтожение.

Уничтожить своими силами документы на бумаге организация может одним из следующих способов:
– порвать вручную;
– измельчить в шредере;
– сжечь (с соблюдением требований пожарной безопасности).
Выбор того или иного способа, как правило, зависит от количества документов, подлежащих уничтожению.

Для документов в электронном виде процесс уничтожения может включать перезапись и стирание файлов с электронных носителей (п. «a» абз. 2 раздела 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).


Также прочитайте о проверке персональных данных при приеме на работу более подробно.


Факт уничтожения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) оформите отдельным актом в произвольной форме.

После того, как Вы уничтожите документы с персональными данными рассматриваемого кандидата, отправьте ему об этом письмо-уведомление в произвольной форме с указанием реквизитов акта об уничтожении документов:

______________________________________

(наименование или Ф.И.О.

третьего лица)

адрес: _______________________________

от ___________________________________

(наименование или Ф.И.О.

оператора)

адрес: ______________________________,

телефон: _________, факс: ___________,

адрес эл. почты: _____________________

Уведомление

об уничтожении персональных данных

"__"___________ ____ г. оператор персональных данных __________________

получил от субъекта персональных данных отказ от дальнейшей обработки и уничтожении персональных данных

.

На основании вышеизложенного и руководствуясь ч. 5 ст. 21 Федерального

закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", оператор

персональных данных _____________________________ уведомляет об уничтожении

полученных персональных данных ___________________________________________.

(Ф.И.О. субъекта персональных данных)

На основании акта от ________________ №_____.

"__"___________ ____ г.

____________/____________________/

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Как получить согласие сотрудника на обработку его персональных данных

По ходу деятельности у работодателя возникает необходимость в обработке персональных данных сотрудников. Обработка таких данных за исключением отдельных случаев происходит только с письменного согласия сотрудников. При этом согласие должно включать в себя следующую информацию:

  • фамилию, имя, отчество, адрес сотрудника, реквизиты паспорта (иного документа, удостоверяющего его личность), в том числе сведения о дате выдачи документа и выдавшем его органе;
  • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя (оператора), получающего согласие сотрудника;
  • цель обработки персональных данных;
  • перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;
  • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя, если обработка будет поручена такому лицу;
  • перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;
  • срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;
  • подпись сотрудника.

Такие требования установлены в части 4 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

При недееспособности сотрудника письменное согласие на обработку его персональных данных дает его законный представитель: родитель, опекун (ч. 6 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).


О сроке хранения персональных данных читайте подробнее здесь.


Сотрудник может в любое время отозвать согласие на обработку своих персональных данных, направив работодателю отзыв в произвольной форме. В такой ситуации организация вправе продолжить обработку персональных данных без согласия сотрудника с учетом ограничений, указанных в пунктах 2–11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, например, для осуществления правосудия или защиты жизни (здоровья) самого сотрудника. Об этом говорится в части 2 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

Следует отметить, что при возникновении спора обязанность представить доказательства того, что согласие сотрудника на обработку его персональных данных получено, возлагается на работодателя (ч. 3 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

С согласия сотрудника организация вправе также поручить обработку персональных данных другому лицу (ч. 3 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). В этом случае ответственность перед сотрудником за действия указанного лица по-прежнему будет нести работодатель, а лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению работодателя, будет отвечать непосредственно перед работодателем (ч. 5 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Необходимо отметить, что согласие на обработку персональных данных работодателю необходимо получать не только от сотрудников, то есть лиц, с которыми он состоит в трудовых отношениях, но и от соискателей, а также от лиц, с которыми заключены в организации гражданско-правовые договоры. Об этом сказано в пункте 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

14.09.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль