Какой порядок ведения личных дел в коммерческой организации?

37

Вопрос

подскажите у нас коммерческая организация мы можем делать отступление от оформления личных дел например у нас есть анкета можно не заполнять личный листок по учету кадров и фото, если не заводить личные дела сотрудников как организовать хранение документов, договоров и т.д.

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что обязательное ведение личных дел предусмотрено в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ, ст. 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 2 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ). Так, Порядок ведения личных дел государственных и муниципальных служащих утвержден Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.


У вас не останется вопросов о положении о коммерческой тайне после прочтения статьи по ссылке.


Таким образом, можно сделать вывод, что в связи с тем, что работники вашей организации не относится ни к государственным, ни к муниципальным служащим, то обязанность вести личные дела на вас не распространяется, а соответственно, вы вправе самостоятельно решать вести их или нет. При этом, также отметим, что вы самостоятельно вправе определять порядок ведения и перечень документов включаемых в личное дело. Следовательно, наказать вас за отсутствие в личном деле личного листка по учету кадров вас не могут.

Также отметим, что, как правило, в личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих документов.

Однако анкета заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации. Личный листок заполняет сам сотрудник уже после того, как принят на работу. При этом он подтверждает достоверность сведений личной подписью и ставит дату заполнения листка. Как правило, в личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4 × 6.

В любом случае, решение остается за вами.

Относительно хранения документов:

Трудовые договоры могут храниться в отдельной папке, а документы на работника в отдельном файле, вложенном в карточку Т-2. Порядок хранения документов на работника остается за работодателем и желательно его прописать в локальных нормативных актах.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация:Что такое личный листок по учету кадров, и чем он отличается от анкеты

В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих документов.

Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он выполняет ту же функцию, что и анкета: отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике.

Однако анкета заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации. Личный листок заполняет сам сотрудник уже после того, как принят на работу. При этом он подтверждает достоверность сведений личной подписью и ставит дату заполнения листка. Как правило, в личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4 × 6.

Чтобы отразить изменения в учетных данных сотрудника, которые произошли после заполнения личного листка, составьте дополнение к личному листку по учету кадров.

Совет редактора: чтобы сотрудник не забывал сообщать сведения об изменениях в своих личных данных, включите в бланк листка такую фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

<...>

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

21.10.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль