Как правильно оформлять больничные листы в организации?

140

Вопрос

Каковы правила оформления больничного листа в организации? Нужно ли оформлять протоколы заседания комиссии социального страхования?

Ответ

Ответ на вопрос:

Подробные правила оформления больничного у работодателя приведены в п. 1 доп. материалов.

Размер больничного пособия по листку нетрудоспособности, в котором есть отметки о нарушении режима, может быть снижен.


Подробнее о заполнении больничного листа мы написали в материале по ссылке.


Для установления уважительности причин нарушения режима и оценки причин работы сотрудника до момента закрытия больничного листка создайте комиссию по социальному страхованию (п. 2.2 Типового положения, утвержденного ФСС России 15 июля 1994 г. № 556а). Кроме того, оценить уважительность причин нарушения режима сотрудником вправе и сам руководитель организации (п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101). Если комиссия (или руководитель организации) признает причины указанных нарушений уважительными, работодатель вправе не снижать размер пособия по временной нетрудоспособности. Правомерность такого подхода подтверждена и судебной практикой (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 14 февраля 2012 г. № 14379/11, постановление ФАС Уральского округа от 10 июня 2010 г. № Ф09-4237/10-С2).

Согласно постановлению Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101 (ред. от 15.05.2014) "О Фонде социального страхования Российской Федерации" для обеспечения контроля за правильным начислением и своевременной выплатой пособий по социальному страхованию, проведением оздоровительных мероприятий на предприятиях, в организациях, учреждениях и иных хозяйствующих субъектах независимо от форм собственности трудовыми коллективами образовываются комиссии по социальному страхованию из представителей администрации и профсоюзов (трудового коллектива) или избираются уполномоченные по социальному страхованию.

Комиссии или уполномоченные по социальному страхованию решают вопросы о расходовании средств социального страхования, предусмотренных на санаторно-курортное лечение и отдых работников и членов их семей, о распределении застрахованным путевок для санаторно-курортного лечения, отдыха, лечебного (диетического) питания, приобретенных за счет средств Фонда, рассматривают спорные вопросы по обеспечению пособиями по социальному страхованию.

См. также "Типовое положение о комиссии (уполномоченном) по социальному страхованию" (утв. ФСС РФ 15.07.1994 N 556а).

Согласно вышеуказанному положению на предприятиях, где число работников менее 100 чел., функции комиссии по социальному страхованию может выполнять уполномоченный по социальному страхованию. Члены комиссии по социальному страхованию избираются из числа представителей администрации предприятия (работников отдела кадров, бухгалтерии и других) и профсоюзов (трудового коллектива) на общем собрании (конференции) трудового коллектива. В таком же порядке избирается уполномоченный по социальному страхованию.

На основании настоящего Типового положения разрабатывается и утверждается общим собранием (конференцией) трудового коллектива Положение о комиссии (уполномоченном) по социальному страхованию предприятия, в котором определяются число членов комиссии, нормы представительства от администрации и профсоюзов (трудового коллектива), срок полномочий и порядок принятия решений комиссией, предусматривается создание комиссий в структурных подразделениях предприятия, конкретизируются функции и обязанности комиссии, а также устанавливаются дополнительные льготы и гарантии для членов комиссии, в том числе по оплате их труда, за счет средств предприятия.

Комиссия избирается на срок от 1 до 3-х лет. Члены комиссии могут быть переизбраны до истечения срока полномочий решением общего собрания (конференции) трудового коллектива, в том числе по представлению отделения (филиала отделения) Фонда.

Из числа членов комиссии большинством голосов избирается председатель комиссии.

Заседания комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц. Решения комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию оформляются протоколом.

Порядок организации работы комиссии устанавливается Положением о комиссии (уполномоченном) по социальному страхованию предприятия.

На время выполнения обязанностей членов комиссии, если эти обязанности осуществляются в рабочее время, работникам может гарантироваться сохранение места работы (должности) и среднего заработка в соответствии с коллективным договором или соглашением.

По решению отделения (филиала отделения) Фонда членам комиссии может быть выплачено единовременное вознаграждение за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации.

По результатам своих решений комиссия готовит протокол заседания. По каждому больничному привлекать комиссию необходимости нет. Как правило, такая необходимость возникает только при нарушении работниками больничного режима.

Приводим также для Вашего удобства протокол заседания комиссии.

Протокол может выглядеть следующим образом:

Протокол N ______

заседания комиссии по социальному страхованию

___________________________________________________

(наименование организации)

"___"________ ___ г.

г. _______________

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

Председатель комиссии:

________________________

(Ф.И.О.)

Секретарь:

________________________

(Ф.И.О.)

Члены комиссии:

________________________

(Ф.И.О.)

________________________

(Ф.И.О.)

________________________

(Ф.И.О.)

ПРИГЛАШЕН(А): ________________________________________________________.

(должность, наименование организации, Ф.И.О.)

ПОВЕСТКА ДНЯ: выплата пособия по временной нетрудоспособности

__________________________________________________________________________.

(должность, наименование организации, Ф.И.О.)

СЛУШАЛИ: заявление _____________________ о выплате пособия по временной

(Ф.И.О.)

нетрудоспособности _______________________________________________________.

(должность, наименование организации, Ф.И.О.)

УСТАНОВИЛИ:

1. __________________________, работает в __________________________ по

(должность, Ф.И.О.) (наименование организации)

трудовому договору.

2. "___"________ ___ г. _______________________ предъявил(а) к оплате

(Ф.И.О.)

листок нетрудоспособности серии ________ N ____, выданный "___"________ ___

г., оформленный в соответствии с законодательством РФ требованиями.

3. Вид нетрудоспособности - ___________________. Период временной

нетрудоспособности: с "___"________ ___ г. по "___"________ ___ г.

включительно.

4. Страховой стаж к началу нетрудоспособности составил ___ год ___ месяцев ___ дня.

РЕШИЛИ:

Руководствуясь законодательством Российской Федерации и настоящим протоколом:

1. Бухгалтерии принять листок нетрудоспособности к оплате.

2. Выплатить не позднее ___ дней ________________________ пособие по

(Ф.И.О.)

временной нетрудоспособности в размере 100% заработка в сумме

______________ рубля ________ копеек.

Председатель комиссии _______________/__________________

(подпись) (Ф.И.О.)

Секретарь комиссии _______________/__________________

(подпись) (Ф.И.О.)

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Как заполнить больничный лист при назначении больничного пособия

Общие правила заполнения

Какие правила необходимо соблюдать при заполнении больничного листка

Заполните только раздел «Заполняется работодателем» листка нетрудоспособности.

Заполняйте больничный листок печатными заглавными буквами гелевой, капиллярной или перьевой ручкой с чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. Причем оба способа можно применять одновременно, то есть часть заполнить ручкой, а часть – на компьютере. Писать в больничном листке шариковой ручкой запрещено. Все записи не должны выходить за пределы границ ячеек и соприкасаться с ними.

Все строки листка нетрудоспособности заполняют начиная с первой ячейки. Пробелы между словами обязательны.

Проставляя печать работодателя на листке нетрудоспособности, следите, чтобы она не попадала на ячейки с данными и была четкой и хорошо читаемой.

Такие правила предусмотрены пунктом 65 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н, и разъяснены в письме ФСС России от 23 октября 2014 г. № 17-03-09/06-3841П.

Кто заполняет: кадры или бухгалтерия?

Вопрос из практики: кто в организации должен заполнять больничные листки: кадровая служба или бухгалтерия

Обязанность заполнения раздела «Заполняется работодателем» больничного листка возложена на работодателя (п. 64 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н). В свою очередь руководитель организации вправе определить, какое именно структурное подразделение или конкретный сотрудник будет заниматься их заполнением. Эту обязанность следует закрепить в приказе (распоряжении) либо Положении о структурном подразделении и включить в должностные инструкции или трудовые договоры сотрудников, которые непосредственно будут заполнять больничные листки.

Таким образом, обязанности по заполнению больничного листка могут быть возложены как на сотрудников кадровой службы или бухгалтерии, так и на сотрудников других подразделений, например, секретаря административного отдела.

Журнал учета больничных

Вопрос из практики: обязательно ли вести журнал учета больничных листков

Нет, не обязательно.

Действующее законодательство не обязывает работодателя вести журнал учета больничных листков. Вместе с тем, такой журнал отнесен к типовым архивным документам, которые образуются в процессе деятельности организаций (ст. 897 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Наличие такого журнала может существенно облегчить труд сотрудников кадровой службы.

Во-первых, журнал позволяет систематизировать информацию о больничных листках, которые поступили от сотрудников, и упростить дальнейшую работу с ними. Например, наличие журнала позволяет сотрудникам кадровой службы при подписании табеля учета рабочего времени сверить указанные в нем данные без обращения в бухгалтерию, в которую по общему правилу передаются больничные листки для оплаты. Если нетрудоспособность наступила в период отпуска, на основании журнала можно подсчитать количество дней, на которое отпуск должен быть продлен или перенесен.

Во-вторых, он полезен для аналитической работы. Журнал дает наглядное представление о том, как часто болеют сотрудники организации, кто из сотрудников болеет чаще всего, позволяет проследить динамику заболеваний из года в год и выявить периоды, на которые приходится большая часть заболеваний. На основе таких данных работодатель может принять решение о необходимости проведения прививок или вакцинаций в организации.

Если работодатель ведет журнал учета больничных листков, его следует хранить в организации пять лет (ст. 897 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Срок хранения больничных

Вопрос из практики: в течение какого срока организация обязана хранить больничные листки

Больничные листки являются первичными учетными документами. Поэтому их нужно хранить не менее пяти лет. Такой срок установлен пунктом 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Правила заполнения отдельных строк

Как заполнить строки больничного листка

В первой строке раздела «Заполняется работодателем» листка нетрудоспособности впишите наименование организации (полное или сокращенное) либо фамилию, имя и отчество страхователя-физлица. Сокращенное наименование организации следует указывать в соответствии с учредительными документами. Если же в учредительных документах краткое название не предусмотрено, а полное содержит более 29 символов, то его можно сократить произвольно в пределах имеющихся в строке ячеек. В этом случае по регистрационному номеру фонд все равно сможет идентифицировать организацию-страхователя.

При заполнении данной строки применение кавычек, точек, запятых, тире, знака номера не считается нарушением. То есть, если эти символы в больничном листке указаны, он является действительным и переоформлять его не нужно. Об этом сказано в письмах ФСС России от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956, от 5 августа 2011 г. № 14-03-11/05-8545.

Далее укажите, является место работы для сотрудника основным или совместительством. Для этого поставьте галочку рядом с соответствующим значением.

В строке «Регистрационный №» проставьте тот номер, который указан в извещении (уведомлении) страхователя (его выдают при регистрации организации в территориальном органе ФСС России). В строке «Код подчиненности» также отразите код в соответствии с извещением (уведомлением).

В строке «ИНН нетрудоспособного» укажите идентификационный номер сотрудника, если он у него есть. При отсутствии у человека ИНН эту строку не заполняйте.

В строке «СНИЛС» запишите страховой номер индивидуального лицевого счета сотрудника, который указан в его свидетельстве о государственном пенсионном страховании.

В строке «Условия исчисления» укажите соответствующий двузначный код (или несколько кодов), если имели место случаи, для которых предусмотрены особые правила выплаты больничного пособия (приказ Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 347н, абз. 9 п. 66 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н). Например, сотрудникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, больничное пособие выплачивается с учетом районного коэффициента.

Строку «Условия исчисления» заполните, в частности, если застрахованный:

  • имеет инвалидность;
  • подвергался воздействию радиации;
  • в период до 2007 года приступил к работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и продолжает там трудиться;
  • работает по трудовому договору сроком менее шести месяцев (код не проставляется при заболевании туберкулезом);
  • заболел (был травмирован) в течение 30 календарных дней со дня прекращения работы по трудовому договору;
  • нарушил режим по уважительной причине;
  • трудится на условиях неполного рабочего времени (при этом его заработок в расчетном периоде меньше величины МРОТ или вовсе отсутствует).

Строку «Дата начала работы» заполняйте только, если одновременно выполнены следующие условия:

  • больничный выдан в связи с заболеванием или травмой;
  • трудовой договор с сотрудником был аннулирован;
  • заболевание или травма наступили в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования.

В этой строке укажите число, месяц и год, с которого человек должен был приступить к работе.

В строке «Страховой стаж» укажите, сколько лет и месяцев отработал сотрудник. Этот показатель также влияет на размер пособия. В частности, сотруднику, имеющему страховой стаж менее шести месяцев, начисленное больничное пособие не может превышать МРОТ (с учетом районного коэффициента) за полный календарный месяц (ч. 6 ст. 7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375). С 1 января 2015 года величина МРОТ составляет 5965 руб. в месяц.

В строке «в т. ч. нестраховые периоды» проставьте количество полных лет и месяцев, в течение которых сотрудник проходил военную службу или другую службу, предусмотренную Законом от 12 февраля 1993 г. № 4468-1, за период с 1 января 2007 года.

В строке «Причитается пособие за период» укажите период, за который выплачивается пособие.

Далее в соответствующих строках укажите:

  • средний заработок, из которого должно быть исчислено пособие;
  • средний дневной заработок;
  • сумму пособия, которая выплачивается за счет средств работодателя;
  • сумму пособия, выплачиваемую за счет средств ФСС России;
  • итоговую сумму начисленного пособия, подлежащую выплате сотруднику.

Все суммы к выплате в больничном листке отражайте с учетом НДФЛ. Это следует из положений пункта 66 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н.

Расчет пособия по общему правилу производит сотрудник бухгалтерии на отдельном листе бумаги и прикладывает его к больничному листку (п. 67 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н).

Листок нетрудоспособности подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (п. 66 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н).

Пример заполнения больничного листка при назначении больничного пособия. Пособие рассчитывается исходя из фактического заработка за расчетный период

Кассир А.В. Дежнева с 3 по 11 августа 2015 года болела.

Страховой стаж сотрудницы более восьми лет, поэтому она имеет право на оплату больничного листка в размере 100 процентов заработка.

Расчетный период – с 1 января 2013 года по 31 декабря 2014 года включительно. Он отработан сотрудницей полностью.

Заработок Дежневой за расчетный период составил:

  • за 2013 год – 157 000 руб.;
  • за 2014 год – 157 000 руб.

Со всей суммы заработка за расчетный период были уплачены страховые взносы в ФСС России.

Поскольку заработок сотрудницы за каждый год расчетного периода не превысил предельного значения (568 000 руб. за 2013 год и 624 000 руб. за 2014 год), бухгалтер рассчитал средний дневной заработок исходя из фактически начисленных сумм.

Средний дневной заработок составил:
(157 000 руб. + 157 000 руб.) : 730 дн. = 430,14 руб./дн.

В периоде нетрудоспособности девять календарных дней.

Итоговая сумма пособия по временной нетрудоспособности составила:
430,14 руб./дн. × 9 дн. = 3871,26 руб.

Итоговая сумма больничного пособия, подлежащая выплате Дежневой:
3871,26 руб. – (3871,26 руб. × 13%) = 3368,26 руб.

На основании этих данных бухгалтер заполнил соответствующую часть больничного листка.

За первые три дня нетрудоспособности пособие оплачивает организация. Сумма пособия составляет:
430,14 руб./дн. × 3 дн. = 1290,42 руб.

Остальные дни болезни оплачивает ФСС России. Сумма пособия за счет средств фонда равна:
430,14 руб./дн. × 6 дн. = 2580,84 руб.

В приложении к больничному листку бухгалтер показал расчет пособия и его распределение по источникам выплаты.

Пример заполнения больничного листка при назначении больничного пособия. Пособие рассчитывается исходя из МРОТ

Кассир А.В. Дежнева с 3 по 11 августа 2015 года болела.

Страховой стаж сотрудницы более восьми лет, поэтому она имеет право на оплату больничного листка в размере 100 процентов заработка.

Расчетный период – с 1 января 2013 года по 31 декабря 2014 года.

Заработок Дежневой за расчетный период составил:

  • за 2013 год – 0 руб.;
  • за 2014 год – 72 000 руб.

Со всей суммы заработка за расчетный период были уплачены страховые взносы в ФСС России.

Заработок сотрудницы за каждый год расчетного периода не превысил предельного значения (568 000 руб. за 2013 год и 624 000 руб. за 2014 год), поэтому бухгалтер принял к расчету фактически начисленные суммы. Фактический среднемесячный заработок сотрудницы за расчетный период составил 3000 руб. (72 000 руб. : 24 мес.). Он оказался меньше МРОТ, установленного на дату открытия больничного листка (3000 руб. < 5965 руб.). Поэтому бухгалтер рассчитал пособие, исходя из заработка, равного МРОТ (ч. 1.1 ст. 14 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Средний дневной заработок Дежневой составил:
(5965 руб. × 24 мес.) : 730 дн. = 196,11 руб./дн.

В периоде нетрудоспособности девять календарных дней.

Сумма больничного пособия по временной нетрудоспособности составила:
196,11 руб./дн. × 9 дн. = 1764,99 руб.

Итоговая сумма пособия (за вычетом НДФЛ), подлежащая выплате Дежневой:
1764,99 руб. – (1764,99 руб. × 13%) = 1535,99 руб.

За первые три дня нетрудоспособности пособие оплачивает организация. Сумма пособия составляет:
196,11 руб./дн. × 3 дн. = 588,33 руб.

Остальные дни болезни оплачивает ФСС России. Сумма пособия за счет средств фонда равна:
196,11 руб./дн. × 6 дн. = 1176,66 руб.

На основании этих данных бухгалтер заполнил соответствующую часть больничного листка.

В приложении к больничному листку бухгалтер показал расчет пособия и его распределение по источникам выплаты.

Подписи в больничном

Вопрос из практики: кто должен подписывать больничные листки в организации

В строке «Фамилия и инициалы руководителя» укажите одного из следующих людей:

  • руководителя подразделения;
  • руководителя головной организации (при отсутствии подразделений);
  • иное лицо, действующее по доверенности;
  • страхователя – физическое лицо.

В строке «Фамилия и инициалы гл. бухгалтера» укажите одного из следующих людей:

  • главного бухгалтера организации (руководителя бухгалтерской службы);
  • главного бухгалтера обособленного структурного подразделения;
  • иного человека, который действует на основании доверенности (без указания ее реквизитов);
  • страхователя – физическое лицо (при отсутствии должности главного бухгалтера).

Сотрудники, которые указаны в строках «Фамилия и инициалы руководителя» и «Фамилия и инициалы гл. бухгалтера», и подписывают больничный листок. Для этого они проставляют свою подпись в одноименном поле «Подпись» напротив своей фамилии.

Это следует из положений абзацев

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль