Кому могут быть выданы персональные данные умершего работника?

163

Вопрос

В организации умер сотрудник. У него имеются несовершеннолетние дети, проживающие с бывшей женой, с которой работник находился в разводе. Трудовая книжка и причитающиеся работнику выплаты отданы матери сотрудника на основании представленных документов (свидетельство о смерти, свидетельство о рождении и др.). Бывшая жена сотрудника обратилась к работодателю с заявлением о выдаче ей документов, связанных с работой сотрудника (копию трудовой книжки, справки, подтверждающей работу, справки о заработной плате) для оформления пенсии по потере кормильца на несовершеннолетних детей. Имеет ли работодатель право выдавать бывшей жене сотрудника какие либо документы, содержащие персональные данные умершего? Если да, то какие именно?

Ответ

Ответ на вопрос:

Действующее законодательство (ТК РФ, Закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ) напрямую не предусматривает возможности передачи каких-либо документов, связанных с работой, родственникам умершего работника. В Законе от 27.07.2006 N 152-ФЗ лишь говорится о том, что в случае смерти субъекта персональных данных (работника) согласие на обработку его персональных данных дают в письменной форме его наследники, если такое согласие не было дано субъектом персональных данных при его жизни (ч. 7 ст. 9 Закона).

С учетом того, что законом установлена ответственность за нарушение порядка работы с персональными данными, при обращении родственника умершего работника с запросом о предоставлении его персональных данных, сотруднику кадровой службы следует истребовать у него письменное заявление с указанием цели запроса. Представляется корректным предоставлять сведения о персональных данных умершего работника для целей, связанных с получением социальных гарантий, оформления пенсий, наследства и т.п.


Важную информацию о проверках Роскомнадзора вы найдете в материале здесь.


Однако, бывшая жена близким родственником не является. В данной ситуации она представитель несовершеннолетних детей. Родители подтверждают отношения законного представительства свидетельством о рождении ребенка и документом, удостоверяющим личность. Не могут быть законными представителями ребенка родители, лишенные родительских прав или ограниченные в таких правах.

Что касается вопроса о подтверждении родства. Трудовой кодекс и Закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ также не регулируют данный вопрос. В этой связи представляется, что для подтверждения родства с умершим работником можно потребовать у родственника умершего работника документы, выдаваемые органами ЗАГС (например, свидетельства о рождении обратившегося к Вам лица, из которых будет следовать родственная связь детей и отца, который работал у Вас). Если родственная связь идет не только по отцовской линии, но и по материнской, то помимо свидетельств о рождении могут потребоваться свидетельство о регистрации брака или справка о смене фамилии женщины в связи с замужеством и т.п.

Обращаем Ваше внимание, что при отказе работодателя предоставить персональные данные умершего работника лицам, не указанным в личной карточке работника в качестве членов семьи и не подтвердившим в полном объеме факт своего родства с умершим работником, такие лица могут обратиться в суд с требованием об обязании работодателя предоставить указанные сведения.


Читайте о сроке хранения персональных данных еще больше по ссылке.


Во избежание спорных ситуаций в будущем, рекомендуется у нынешних сотрудников организации (а также у вновь принимаемых) получать письменные согласия на передачу их персональных данных родственникам в случае смерти. Также следует включить соответствующие положения в локальный нормативный акт, определяющий порядок хранения и использования персональных данных работников организации. (С таким локальным актом сотрудники должны быть ознакомлены под подпись.)

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Согласие на обработку персданных

Как получить согласие сотрудника на обработку его персональных данных

По ходу деятельности у работодателя возникает необходимость в обработке персональных данныхсотрудников. Обработка таких данных за исключением отдельных случаев происходит только списьменного согласия сотрудников. При этом согласие должно включать в себя следующую информацию:

  • фамилию, имя, отчество, адрес сотрудника, реквизиты паспорта (иного документа, удостоверяющего его личность), в том числе сведения о дате выдачи документа и выдавшем его органе;

Вам будет полезно узнать о персональных данных работника в материале по ссылке.


  • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя (оператора), получающего согласие сотрудника;
  • цель обработки персональных данных;
  • перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;
  • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработкуперсональных данных по поручению работодателя, если обработка будет поручена такому лицу;
  • перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;
  • срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;
  • подпись сотрудника.

Такие требования установлены в части 4 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

При недееспособности сотрудника письменное согласие на обработку его персональных данных дает его законный представитель: родитель, опекун (ч. 6 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Сотрудник может в любое время отозвать согласие на обработку своих персональных данных, направив работодателю отзыв в произвольной форме. В такой ситуации организация вправе продолжить обработку персональных данных без согласия сотрудника с учетом ограничений, указанных в пунктах 2–11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, например, для осуществления правосудия или защиты жизни (здоровья) самого сотрудника. Об этом говорится в части 2 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.


Подробнее о документах по защите персональных данных мы написали в материале по ссылке.


Следует отметить, что при возникновении спора обязанность представить доказательства того, что согласие сотрудника на обработку его персональных данных получено, возлагается на работодателя (ч. 3 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

С согласия сотрудника организация вправе также поручить обработку персональных данных другому лицу (ч. 3 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). В этом случае ответственность перед сотрудником за действия указанного лица по-прежнему будет нести работодатель, а лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению работодателя, будет отвечать непосредственно перед работодателем (ч. 5 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Необходимо отметить, что согласие на обработку персональных данных работодателю необходимо получать не только от сотрудников, то есть лиц, с которыми он состоит в трудовых отношениях, но и от соискателей, а также от лиц, с которыми заключены в организации гражданско-правовые договоры. Об этом сказано в пункте 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

14.10.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль