Что делать если работник по своей вине задержался в командировке?

114

Вопрос

Сотрудник находился к командировке с 15.10.15 по 18.10.15, вернулся в итоге 20.10.15, занимаясь с 19.10.15 по 20.10.15 в городе, куда его командировала организация своими личными делами. Сдает проездные документы (билет на самолет) датированный 20.10.15, хотя командировка по факту закрыта 18.10.15. Обязан ли работодатель принимать этот билет и оплачивать возвращения сотрудника из командировки, если он датирован не датой завершения командировки? сотрудник обязан выйти на работу 19.10.15 и предоставить билет от 18.10.15,а не от 20.10.15. на какой законодательный акт мне сослаться, чтобы аргументировать бухгалтерии расхождение в датах?

Ответ

Ответ на вопрос:

Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 12 и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы на командировки учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В частности, в состав этих затрат входят:

При этом действующим законодательством не предусмотрено, что для оплаты и учета расходов на проезд обязательно должна совпадать дата прибытия в место командировки, указанная в решении или приказе о направлении в командировку, с датой фактического прибытия сотрудника в место командировки (по билету).


Эксперт делится важной информацией о командировках 2016 в материале по ссылке.


Таким образом, дата окончания командировки в решении или приказе о направлении в командировку может быть раньше даты фактического выезда из нее, например, если работник решил задержаться и выехать позже, чтобы провести в месте командирования выходные или нерабочие праздничные дни по своим делам. При этом работник обязан согласовать более поздний выезд из командировки и получить письменное разрешение работодателя, например, это может быть соответствующая отметка в приказе на командировку. Наличие такой отметки подтвердит целесообразность возвращения из командировки в более позднюю дату и снимет вопрос о необходимости оплачивать суточные, зарплату и прочие командировочные расходы за дни, когда сотрудник находился в другом городе по собственной инициативе.

Так, расходы на оплату проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы компания может учесть в расходах для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 26.08.2013 № 03-03-06/1/34815):

Таким образом, работодатель не обязан принимать рассматриваемый билет, поскольку дата возвращения из командировки работником согласована не была.

Кроме того, поскольку командировка уже закончилась, работодатель может расценивать отсутствие работника на рабочем месте в день, когда он должен быть приступить к работе, как прогул со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Нужно ли возмещать работнику стоимость билета, если дата окончания командировки не совпадает с датой проезда из места командирования. Работник задержался в месте командирования по личным обстоятельствам

Ответ на этот вопрос зависит от срока пребывания работника в месте командировки по личным обстоятельствам.

Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 12 и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы на командировки учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В частности, в состав этих затрат входят:

  • стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.
    • - если сотрудник задержался в месте командировки с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность произведенных работником расходов;
    • - дата выбытия работника из места служебной командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен билет.
  • стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.

При этом действующим законодательством не предусмотрено, что для оплаты и учета расходов на проезд обязательно должна совпадать дата прибытия в место командировки, указанная в решении или приказе о направлении в командировку, с датой фактического прибытия сотрудника в место командировки (по билету).

Таким образом, дата окончания командировки в решении или приказе о направлении в командировку может быть раньше даты фактического выезда из нее, например, если работник решил задержаться и выехать позже, чтобы провести в месте командирования выходные или нерабочие праздничные дни по своим делам. При этом работник обязан согласовать более поздний выезд из командировки и получить письменное разрешение работодателя, например, это может быть соответствующая отметка в приказе на командировку. Наличие такой отметки подтвердит целесообразность возвращения из командировки в более позднюю дату и снимет вопрос о необходимости оплачивать суточные, зарплату и прочие командировочные расходы за дни, когда сотрудник находился в другом городе по собственной инициативе.

Данный подход следует применять и в том случае, если работник решил выехать в место командирования заранее. Главное, чтобы разница в датах не превышала разумных пределов и сохранялась связь между поездкой и командировкой. Если срок пребывания сотрудника в месте командирования значительно превышает срок, установленный в решении или приказе о направлении в командировку, например, если после командировки работнику предоставлен отпуск, который он проводит в месте командирования, то оплата проезда уже не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. Поэтому возместить расходы на поездку именно как на командировочные расходы уже не получится.

Правомерность таких выводов подтверждают и разъяснения контролирующих ведомств (см. письма ФНС России от 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564, Минфина России от 30 апреля 2015 г. № 03-03-06/1/25283, от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813, от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456, от 10 августа 2012 г. № 03-04-06/6-234), и судебная практика (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г. № Ф09-3838/07-С2, от 4 мая 2007 г. № Ф09-3119/07-С2).

Из ответа «Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку»

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

22.10.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль