Можно ли передавать персональные данные работников?

805

Вопрос

к нам обратилась бывшая супруга нашего работника с просьбой предоставить справку о сумме перечисляемых ей алиментов. Алименты мы перечисляем ежемесячно.Обязаны ли мы давать её такую справку? Или ей можно запросить эту информацию в банке? Где это закреплено законодательно? Не будет ли это нарушением требований о защите персональных данных работника? Сам работник не дает согласие на выдачу такой справки. В случае, если мы обязаны выдать справку, подскажите порядок выдачи.Спасибо!

Ответ

Ответ на вопрос:

Согласно статье 3 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Сведения о перечисляемых алиментах не относятся к персональным данным работника – это доходы получателя алиментов.

В связи с этим, информацию о перечисляемых алиментах можно выдать бывшей жене сотрудника и без его согласия.


Также прочитайте о проверках Роскомнадзора более подробно.


Унифицированная форма справки о сумме удержанных алиментов не утверждена. Компания может разработать бланк справки самостоятельно. При этом документ должен содержать необходимую информацию и обязательные реквизиты:

Важно: перечислять виды и указывать сумму начисленных работнику доходов, из которых удержаны алименты, в этой справке не требуется, так как уже персональные данные работника.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Журнал: Зарплата, № 5, Май 2015 г.

Документооборот

Cправка о сумме удержанных алиментов

И.А. Тушева, эксперт журнала «Зарплата»

— Кто вправе обратиться за справкой об алиментах

— Когда бухгалтер обязан ее выдать

— Где взять бланк

— Что написать в справке

Справка об удержании алиментов по исполнительному листу может понадобиться гражданам в разных ситуациях. Например, ее бывает нужно представить в налоговую инспекцию, в отдел социального обеспечения, в суд и т. д.

Кто вправе обратиться за справкой о сумме удержанных алиментов

За справкой о сумме удержанных алиментов может обратиться:*

Каким должно быть заявление с просьбой о выдаче справки

Выдать справку о сумме удержанных алиментов по устной просьбе нельзя.

Если за справкой обратился сам плательщик алиментов

Если работнику (бывшему работнику) понадобилась справка о сумме удержанных алиментов, он должен обратиться в бухгалтерию с письменным заявлением. Такой порядок предусмотрен частью 1 статьи 62 Трудового кодекса.

Заявление работник может написать в произвольной форме. Но на нем обязательно должна быть дата обращения. Образец 1 ниже.

Образец 1 Заявление работника с просьбой о выдаче ему справки о сумме удержанных алиментов

Можно ли передавать персональные данные работников?

Заявление следует зарегистрировать в журнале входящей корреспонденции для контроля течения сроков.


Мы рекомендуем почитать о документах по защите персональных данных материал по этой ссылке.


Работодатель не имеет права отказать работнику в выдаче справки. Ее нужно выдать не позднее трех дней с момента получения письменного заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Если справка нужна бывшей жене

Трудовой кодекс не регламентирует порядок обращения за справками лиц, которые не состоят (и не состояли) с компанией в трудовых отношениях.

В компании должен быть разработан и утвержден локальный нормативный акт о порядке обработки, хранения, использования и защиты персональных данных работников. Это может быть положение о персональных данных работников (ст. 8, подп. 7 и 8 ст. 86, ст. 87 и 88 ТК РФ).

В положении должен быть указан порядок раскрытия персональных данных работников третьим лицам. Этот порядок может содержать следующие нормы:

Заявление от бывшей жены работника может выглядеть так, как показано ниже (образец 2).

Образец 2 Заявление от бывшей жены работника с просьбой выдать справку о сумме удержанных алиментов

Можно ли передавать персональные данные работников?

Обратите внимание: если бывшая жена обратится в компанию за справкой о размере заработной платы ее мужа, сразу такую справку ей предоставить нельзя. Для этого нужно письменное согласие ее бывшего супруга.

Как оформить справку о сумме удержанных алиментов

Унифицированная форма справки о сумме удержанных алиментов не утверждена. Компания может разработать бланк справки самостоятельно.

Главное, чтобы документ содержал необходимую информацию и обязательные реквизиты:


Мы рассказывали ранее о персональных данных работника в материале по ссылке.


  • наименование, адрес и телефон компании, которая выдает справку;
  • фамилию, имя, отчество плательщика алиментов;
  • фамилию, имя, отчество получателя алиментов;
  • номер и дату исполнительного листа или реквизиты нотариально заверенного соглашения бывших супругов о содержании и проживании детей (об алиментах);
  • сведения о суммах удержанных и перечисленных алиментов помесячно;
  • даты начала и окончания периода, за который выдается справка;
  • номер справки и дату ее выписки;
  • подпись работника, выдавшего документ, и ее расшифровку, его телефон;
  • подпись руководителя компании и ее расшифровку;
  • печать компании.
    • - сам плательщик алиментов;
    • - получатель алиментов;
    • - судебный пристав, который ведет данное алиментное дело;
    • - другие уполномоченные лица.
    • - от третьего лица требуется заявление в произвольной форме на имя руководителя компании с просьбой предоставить необходимую информацию;
    • - срок ответа на запрос;
    • - основания для отказа;
    • - перечисление необходимых условий для получения запрашиваемой информации и т. д.
  • - наименование, адрес и телефон компании, которая выдает справку;
  • - фамилию, имя, отчество плательщика алиментов;
  • - фамилию, имя, отчество получателя алиментов;
  • - номер и дату исполнительного листа или реквизиты нотариально заверенного соглашения бывших супругов о содержании и проживании детей (об алиментах);
  • - сведения о суммах удержанных и перечисленных алиментов помесячно;
  • - даты начала и окончания периода, за который выдается справка;
  • - номер справки и дату ее выписки;
  • - подпись работника, выдавшего документ, и ее расшифровку, его телефон;
  • - подпись руководителя компании и ее расшифровку;
  • печать компании.

Обратите внимание: перечислять виды и указывать сумму начисленных работнику доходов, из которых удержаны алименты, в этой справке не требуется.

Жена работника просит сообщить о его зарплате

Как корректно отказать жене сотрудника, читайте на сайте e.zarp.ru (2014, № 4)

Справка подтверждает только сумму фактически удержанных и перечисленных алиментов. Она действительна и без информации о размере дохода.

Такую справку примут во всех государственных учреждениях, куда она будет представлена.

Образец 3 ниже.

Образец 3 Справка работнику о сумме удержанных алиментах

Можно ли передавать персональные данные работников?

2. Нормативная база: Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 21.07.2014) "О персональных данных" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2015)

Статья 3. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе

(в ред. Федерального закона от 25.07.2011 N 261-ФЗ)


Мы рекомендуем почитать о сроке хранения персональных данных материал по этой ссылке.


В целях настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:

1) персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

2) оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

3) обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

4) автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

5) распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

6) предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

7) блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

8) уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

9) обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

10) информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

11) трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

04.09.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Юлия Месхия,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль