Можно ли передавать персональные данные работников?

1035

Вопрос

к нам обратилась бывшая супруга нашего работника с просьбой предоставить справку о сумме перечисляемых ей алиментов. Алименты мы перечисляем ежемесячно.Обязаны ли мы давать её такую справку? Или ей можно запросить эту информацию в банке? Где это закреплено законодательно? Не будет ли это нарушением требований о защите персональных данных работника? Сам работник не дает согласие на выдачу такой справки. В случае, если мы обязаны выдать справку, подскажите порядок выдачи.Спасибо!

Ответ

Ответ на вопрос:

Согласно статье 3 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Сведения о перечисляемых алиментах не относятся к персональным данным работника – это доходы получателя алиментов.

В связи с этим, информацию о перечисляемых алиментах можно выдать бывшей жене сотрудника и без его согласия.


Также прочитайте о проверках Роскомнадзора более подробно.


Унифицированная форма справки о сумме удержанных алиментов не утверждена. Компания может разработать бланк справки самостоятельно. При этом документ должен содержать необходимую информацию и обязательные реквизиты:

Важно: перечислять виды и указывать сумму начисленных работнику доходов, из которых удержаны алименты, в этой справке не требуется, так как уже персональные данные работника.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Журнал: Зарплата, № 5, Май 2015 г.

Документооборот

Cправка о сумме удержанных алиментов

И.А. Тушева, эксперт журнала «Зарплата»

— Кто вправе обратиться за справкой об алиментах

— Когда бухгалтер обязан ее выдать

— Где взять бланк

— Что написать в справке

Справка об удержании алиментов по исполнительному листу может понадобиться гражданам в разных ситуациях. Например, ее бывает нужно представить в налоговую инспекцию, в отдел социального обеспечения, в суд и т. д.

Кто вправе обратиться за справкой о сумме удержанных алиментов

За справкой о сумме удержанных алиментов может обратиться:*

Каким должно быть заявление с просьбой о выдаче справки

Выдать справку о сумме удержанных алиментов по устной просьбе нельзя.

Если за справкой обратился сам плательщик алиментов

Если работнику (бывшему работнику) понадобилась справка о сумме удержанных алиментов, он должен обратиться в бухгалтерию с письменным заявлением. Такой порядок предусмотрен частью 1 статьи 62 Трудового кодекса.

Заявление работник может написать в произвольной форме. Но на нем обязательно должна быть дата обращения. Образец 1 ниже.

Образец 1 Заявление работника с просьбой о выдаче ему справки о сумме удержанных алиментов

Можно ли передавать персональные данные работников?

Заявление следует зарегистрировать в журнале входящей корреспонденции для контроля течения сроков.


Мы рекомендуем почитать о документах по защите персональных данных материал по этой ссылке.


Работодатель не имеет права отказать работнику в выдаче справки. Ее нужно выдать не позднее трех дней с момента получения письменного заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Если справка нужна бывшей жене

Трудовой кодекс не регламентирует порядок обращения за справками лиц, которые не состоят (и не состояли) с компанией в трудовых отношениях.

В компании должен быть разработан и утвержден локальный нормативный акт о порядке обработки, хранения, использования и защиты персональных данных работников. Это может быть положение о персональных данных работников (ст. 8, подп. 7 и 8 ст. 86, ст. 87 и 88 ТК РФ).

В положении должен быть указан порядок раскрытия персональных данных работников третьим лицам. Этот порядок может содержать следующие нормы:

Заявление от бывшей жены работника может выглядеть так, как показано ниже (образец 2).

Образец 2 Заявление от бывшей жены работника с просьбой выдать справку о сумме удержанных алиментов

Можно ли передавать персональные данные работников?

Обратите внимание: если бывшая жена обратится в компанию за справкой о размере заработной платы ее мужа, сразу такую справку ей предоставить нельзя. Для этого нужно письменное согласие ее бывшего супруга.

Как оформить справку о сумме удержанных алиментов

Унифицированная форма справки о сумме удержанных алиментов не утверждена. Компания может разработать бланк справки самостоятельно.

Главное, чтобы документ содержал необходимую информацию и обязательные реквизиты:


Мы рассказывали ранее о персональных данных работника в материале по ссылке.


  • наименование, адрес и телефон компании, которая выдает справку;
  • фамилию, имя, отчество плательщика алиментов;
  • фамилию, имя, отчество получателя алиментов;
  • номер и дату исполнительного листа или реквизиты нотариально заверенного соглашения бывших супругов о содержании и проживании детей (об алиментах);
  • сведения о суммах удержанных и перечисленных алиментов помесячно;
  • даты начала и окончания периода, за который выдается справка;
  • номер справки и дату ее выписки;
  • подпись работника, выдавшего документ, и ее расшифровку, его телефон;
  • подпись руководителя компании и ее расшифровку;
  • печать компании.
    • - сам плательщик алиментов;
    • - получатель алиментов;
    • - судебный пристав, который ведет данное алиментное дело;
    • - другие уполномоченные лица.
    • - от третьего лица требуется заявление в произвольной форме на имя руководителя компании с просьбой предоставить необходимую информацию;
    • - срок ответа на запрос;
    • - основания для отказа;
    • - перечисление необходимых условий для получения запрашиваемой информации и т. д.
  • - наименование, адрес и телефон компании, которая выдает справку;
  • - фамилию, имя, отчество плательщика алиментов;
  • - фамилию, имя, отчество получателя алиментов;
  • - номер и дату исполнительного листа или реквизиты нотариально заверенного соглашения бывших супругов о содержании и проживании детей (об алиментах);
  • - сведения о суммах удержанных и перечисленных алиментов помесячно;
  • - даты начала и окончания периода, за который выдается справка;
  • - номер справки и дату ее выписки;
  • - подпись работника, выдавшего документ, и ее расшифровку, его телефон;
  • - подпись руководителя компании и ее расшифровку;
  • печать компании.

Обратите внимание: перечислять виды и указывать сумму начисленных работнику доходов, из которых удержаны алименты, в этой справке не требуется.

Жена работника просит сообщить о его зарплате

Как корректно отказать жене сотрудника, читайте на сайте e.zarp.ru (2014, № 4)

Справка подтверждает только сумму фактически удержанных и перечисленных алиментов. Она действительна и без информации о размере дохода.

Такую справку примут во всех государственных учреждениях, куда она будет представлена.

Образец 3 ниже.

Образец 3 Справка работнику о сумме удержанных алиментах

Можно ли передавать персональные данные работников?

2. Нормативная база: Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 21.07.2014) "О персональных данных" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2015)

Статья 3. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе

(в ред. Федерального закона от 25.07.2011 N 261-ФЗ)


Мы рекомендуем почитать о сроке хранения персональных данных материал по этой ссылке.


В целях настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:

1) персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

2) оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

3) обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

4) автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

5) распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

6) предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

7) блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

8) уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

9) обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

10) информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

11) трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

04.09.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Юлия Месхия,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль