Как производится оплата проезда к месту отдыха и обратно, без подтверждающих проезд документов?

118

Вопрос

Подскажите пожалуйста:Работница обратилась в суд с заявлением о взыскании стоимости проезда к месту отдыха и обратно. Ситуация следующая: согласно нашего Коллективного договора работодатель оплачивает проезд к месту отдыха и обратно по территории РФ. Если работник проводил отпуск за границей, то оплачивается до пункта пропуска через Государственную границу Российской Федерации, в том числе международного аэропорта, в котором работники проходят пограничный контроль в пункте пропуска через Государственную границу Российской Федерации. Эта новелла появилась у нас в Коллективном договоре после вступления в силу с 01 января 2015 года изменений в 212 ФЗ.Работница предоставила только авиабилет из Москвы в Чимкент (Казахстан) и обратно. В оплате проезда ей отказано, так как документов, подтверждающих проезд до Москвы из места проживания и обратно нет, Москва - международный аэропорт, она там пересекла госграницу. Есть уже какая-то практика в 2015 году по этому вопросу? До этого года мы в таких случаях принимали справки транспортных компаний о стоимости проезда наземным транспортом до границы, в этом году это повлечет доначисления во внебюджетные фонды...

Ответ

Ответ на вопрос:

Оплатить проезд работницы следует по правилам, установленным внутренними правилами организации. Если такие правила не установлены, то целесообразно использовать правила установленные для государственных организаций.

Действующим законодательством для всех организаций, включая коммерческих, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, предусмотрена обязанность компенсировать работникам один раз в два года стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно (ч. 1 ст. 325 ТК РФ).

При этом размер, условия и порядок компенсации расходов работников на проезд коммерческими организациями определяется:

  • коллективными договорами;
  • локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций;
  • трудовыми договорами.

Это определено частью 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, в Вашей ситуации необходимо принять решение, основываясь на правилах установленными указанными выше документами. Если в них установлено, что в случае отсутствия у работника проездных документов, подтверждающих проезд работника к месту отдыха и обратно, в частности до аэропорта, откуда работница вылетела за границу, справки транспортных компаний о стоимости проезда наземным транспортом, то следует осуществить соответствующую компенсацию по таким правилам.

Что касается случая, если соответствующими документами в компании не урегулирован порядок действий в описанной ситуации, то вопрос представляется неоднозначным. Так, прямо действующее законодательство не регулирует решение этого вопроса для коммерческих организаций, в отличие от бюджетных. При этом, Верховный суд сделал вывод, что законодательством возложена обязанность компенсировать стоимость проезда работников, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностей на всех работодателей - как финансируемых из бюджета, так и не относящихся к бюджетной сфере, федеральный законодатель исходил из основных принципов правового регулирования трудовых отношений, включая равенство прав и обязанностей работодателей по обеспечению основополагающих прав работников в сфере труда, каковыми являются право на отдых и право на охрану здоровья. В правоприменительной практике часть восьмая статьи 325 ТК рФ рассматривается как допускающая установление размера, условий и порядка соответствующей компенсации для лиц, работающих у работодателя, не относящегося к бюджетной сфере, отличное от предусматриваемых для работников организаций, финансируемых из бюджета, что может приводить к различиям в объеме дополнительных гарантий, предоставление которых обусловлено необходимостью обеспечения реализации прав на отдых и на охрану здоровья при работе в неблагоприятных природно-климатических условиях.

Между тем такие различия должны быть оправданными, обоснованными и соразмерными конституционно значимым целям. Это означает, что при определении размера, условий и порядка предоставления компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно необходимо обеспечивать их соответствие предназначению данной компенсации как гарантирующей работнику возможность выехать за пределы районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей для отдыха и оздоровления. В противном случае не достигалась бы цель ее введения в качестве дополнительной гарантии, направленной на реализацию конституционных прав на отдых и на охрану здоровья.

Такие выводы сделаны в Определении Верховного Суда РФ от 05 октября 2012 г. № 53-КГ12-4. Данное определение в настоящее время не отменено. Каких-либо других решений противоречащих указанному выводу Верховным или Конституционным судом РФ не принималось.

Исходя из указанных выводов, в случае если у работодателя не установлены правила компенсации работника расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, в случае отсутствия у работника проездных документов подтверждающих расходы, целесообразно применить правила установленные для государственных организаций. То есть, при отсутствии проездных документов компенсация расходов следует производить при документальном подтверждении пребывания работника в месте использования отпуска (при наличии документов, подтверждающих такое пребывание) на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно в размере минимальной стоимости проезда:

  • при наличии железнодорожного сообщения - по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;
  • при наличии только воздушного сообщения - по тарифу на перевозку воздушным транспортом в салоне экономического класса;
  • при наличии только морского или речного сообщения - по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;
  • при наличии только автомобильного сообщения - по тарифу автобуса общего типа.

Это следует из пункта 7 Порядка, утверждённого Постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.

Следует отметить, что изложенные выше правила в рамках трудового законодательства не менялись в 2015 г. и продолжают действовать в общем порядке.

Что касается взносов перечисляемых с выплачиваемой работникам компенсации, то, как правило, такие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Однако, в случае отсутствия у работника проездных документов, с суммы компенсации будет необходимо удержать НДФЛ. В отношении НДФЛ аналогичные выводы подтверждены письмами Минфина России от 11 января 2013 г. № 03-03-06/1/2, от 13 августа 2012 г. № 03-04-06/6-236, от 2 февраля 2010 г. № 03-04-08/4-19 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 9 октября 2013 г. № БС-4-11/18086).

Если Вам необходима более подробная информация о порядке начисления взносов во внебюджетные фонды, то, если у Вашей организации есть доступ к другим нашим правовым Системам: Системе Главбух или Системе Юрист, Вы можете обратиться к экспертам данных Систем. К сожалению, данный вопрос не относится к тематике Системы Кадры, эксперты которой с удовольствием помогут ответить на кадровые и HR-вопросы. Благодарим за понимание.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Материал из БСС «Система Главбух»: Начислять ли НДФЛ и страховые взносы на компенсацию затрат сотрудников и их семей на проезд в отпуск и обратно из районов Крайнего Севера и приравненных местностей.

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, компенсация расходов на оплату сотрудникам проезда к месту использования отпуска и обратно, предусмотренная внутренними документами организации, не облагается:

  • НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
  • взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 7 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
  • взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (подп. 8 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Что касается компенсации расходов на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно членам семьи сотрудника, то она не облагается:

  • НДФЛ – в отношении только неработающих членов семьи (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 325 ТК РФ, письма Минфина России от 12 августа 2014 г. № 03-04-06/40048, от 8 августа 2013 г. № 03-04-06/31979);
  • страховыми взносами – в отношении любых членов семьи. Это связано с тем, что такие компенсации выплачиваются гражданам, не состоящим с организацией в трудовых отношениях (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ, письмо Минтруда России от 30 декабря 2014 г. № 17-3/В-641).

Размер, порядок и условия оплаты проезда к месту использования отпуска и обратно сотрудникам и членам их семей ограничены внутренними документами организации. То есть такие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами:

  • в размерах, установленных трудовыми или коллективными договорами, Положением об отпусках и т. п.;
  • в рамках той периодичности (но не реже чем один раз в два года), которая установлена трудовыми или коллективными договорами, Положением об отпусках и т. п.;
  • при наличии документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы. Состав подтверждающих документов законодательством не определен, поэтому в коллективном (трудовом) договоре организации необходимо установить перечень документов, которые должен представить сотрудник для получения компенсации. Если сотрудник не представил подтверждающие документы, с суммы компенсации будет необходимо удержать НДФЛ.

В отношении НДФЛ аналогичные выводы подтверждены письмами Минфина России от 11 января 2013 г. № 03-03-06/1/2, от 13 августа 2012 г. № 03-04-06/6-236, от 2 февраля 2010 г. № 03-04-08/4-19 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 9 октября 2013 г. № БС-4-11/18086).

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

25.08.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Игорь Иванников,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль