Какой порядок направления сотрудника в командировку?

85

Вопрос

подскажите, пожалуйста, может ли работник убыть в командировку с места проведения ежегодного отпуска.Например, организация находится в Мурманске. С 01.09.15 по 15.09.15 работник находится в ежегодном отпуске в Санкт-Петербурге. С 16.09.15 по 23.09.15 планируется командировка в Волгоград. Затем работник возвращается в Мурманск.Спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

Да, это возможно.

При этом в приказ о командировке рекомендуем внести отдельный пункт:

«1.Разрешить менеджеру по рекламе Гредневой И.М. убыть в командировку (г. Москва) из места проведения ежегодного отпуска (г. Сочи) сразу по окончании отпуска «_____»___________________.

2. Главному бухгалтеру Петрову И.И. компенсировать затраты И.М. Гредневой на приобретение билета от места отдыха (г. Сочи) до места командирования (г. Москва) и от места командирования (г. Москва) до места работы (г. Мурманск)»

Налоговой выгоды у работника в этом случае не будет. Расходы работодателя на оплату проезда и от места отпуска к месту командировки и от места командировки к месту работы – экономически обоснованные расходы.

На вопрос о том, облагаются ли НДФЛ суммы оплаты работодателем проезда работника к месту командировки из места использования отпуска, Минфин России в Письмах от 08.11.2013 N 03-03-06/1/47813, от 08.12.2010 N 03-03-06/1/762 указывает следующее. Если сотрудник направляется в командировку из места проведения отпуска, а по ее окончании возвращается в место нахождения организации-работодателя, то суммы возмещения стоимости его проезда от места использования отпуска до места командировки и от места командировки до места работы не облагаются НДФЛ на основании абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Правовая база:

Действующая редакция

ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813

Об учете для целей налогообложения расходов организации на проезд работников от места командировки до места отпуска и в обратном направлении

Вопрос
При направлении сотрудника в командировки могут возникать ситуации, когда:
1. Сотрудник едет в место отпуска из места командировки, при этом места отпуска и командировки не совпадают.
2. Сотрудник едет в место командировки из места отпуска, при этом места отпуска и командировки не совпадают.
ЗАО просит разъяснить.
1. По первой ситуации: Допустимо ли учитывать в расходах для целей налогообложения прибыли организаций на основании пп.12 п.1 ст.264 НК РФ затраты на возмещение сотруднику стоимости билетов от места командировки до места отпуска и от места отпуска до места работы? Если нет, то возможно ли компенсировать часть стоимости указанных выше билетов в размере стоимости билета из места командировки в место работы? Возникает ли в данных ситуациях у сотрудника доход, подлежащий налогообложению НДФЛ? При этом положение о возмещении данных затрат будет предусмотрено локальным актом организации.
2. По второй ситуации: Допустимо ли учитывать в расходах для целей налогообложения прибыли организаций на основании пп.12 п.1 ст.264 НК РФ затраты на возмещение сотруднику стоимости билета от места отпуска до места командировки? Если нет, то возможно ли компенсировать часть стоимости билета из места отпуска в место командировки в размере стоимости билета из места командировки в место работы? Возникает ли в данных ситуациях у сотрудника доход, подлежащий налогообложению НДФЛ? При этом положение о возмещении данных затрат будет предусмотрено локальным актом организации.

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики, рассмотрев письмо по вопросу учета для целей налогообложения расходов организации на проезд работников от места командировки до места отпуска и в обратном направлении, сообщает следующее.
Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) для целей налога на прибыль организаций расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы отнесены к командировочным расходам, которые учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
К командировочным расходам предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные пунктом 1 статьи 252 Кодекса. При отнесении затрат на оплату проезда в командировку к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, следует принимать во внимание, что данные затраты будут понесены организацией независимо от места нахождения работника, направляемого в командировку. Поэтому расходы на оплату проезда работника из места проведения отпуска к месту проведения командировки и с места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Кодекса.
В том случае, если работник остается в месте командировки для проведения отпуска, расходы по оплате проезда к постоянному месту работы не являются для целей налогообложения обоснованными, так как организация в данном случае оплачивает возвращение работника из места отпуска, а не из служебной командировки. Следовательно, в этих случаях расходы по оплате проезда к постоянному месту работы не признаются в целях налогообложения прибыли.
Одновременно необходимо учитывать, что дата отбытия работника из командировки должна совпадать с отметкой в командировочном удостоверении о дне выбытия из места командировки, а фактическое время пребывания работника в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и о дне выбытия из места командировки, унифицированная форма которого (форма № Т-10) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
По вопросу обложения налогом на доходы физических лиц доходов сотрудников организации в виде сумм оплаты проезда к месту командирования из места проведения отпуска и из командировки к месту проведения отпуска сообщаем, что для физических лиц согласно статье 41 Кодекса доход определяется как экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главой 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса.
Пунктом 3 статьи 217 Кодекса предусмотрено освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц всех видов установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в, частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).
В абзаце десятом данного пункта статьи 217 Кодекса указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, не подлежащий налогообложению, включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.
Таким образом, в случае, если сотрудник организации направляется в место командировки из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки возвращается в место нахождения организации-работодателя, суммы возмещения организацией стоимости проезда сотрудника от места проведения отпуска до места командировки и от места командировки до места работы не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц на основании вышеуказанной нормы абзаца десятого пункта 3 статьи 217 Кодекса.
Поскольку освобождения от налогообложения сумм оплаты проезда сотрудников к месту проведения отпуска Кодексом не предусмотрено, суммы оплаты проезда сотрудников от места командирования к месту проведения отпуска и от места проведения отпуска до места жительства, являясь экономической выгодой сотрудников, предусмотренной вышеуказанной статьей 41 Кодекса, по нашему мнению, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.
Настоящее письмо не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не является нормативным правовым актом. В соответствии с письмом Минфина России от 07.08.2007 № 03-02-07/2-138 направляемое мнение имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах и не препятствует руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

Заместитель
директора Департамента
Н.А.Комова

КСС «Система Кадры» 2015

2. Ответ: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Положение о командировках

Как оформить Положение о командировках

Общие правила направления сотрудников в служебные поездки и документального оформления командировок следует закрепить в локальном акте организации, например Положении о командировках. Документ составьте в произвольной форме и утвердите приказом (распоряжением) руководителя организации.

Как любой локальный нормативный акт, Положение начните с преамбулы (общей части, введения). В этом разделе укажите цель создания документа, а также нормативные акты, которые легли в его основу.

В основной части Положения пропишите общий порядок направления сотрудников в командировку, правила документального оформления, а также последовательность действий в ситуациях, прямо не регламентированных законодательством (например, при оплате командировочных расходов полностью или частично за счет средств принимающей стороны, при направлении сотрудника в командировку с последующим возмещением ему командировочных расходов, вопросы явки в организацию в день прибытия из командировки и т. п.).

Помимо этого, включите в Положение нормы расходов, упомянутых в статье 168 Трудового кодекса РФ. Речь идет о порядке и нормах компенсации расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых как с предварительным, так и без предварительного согласия работодателя. В отношении разных категорий сотрудников (например, рабочих и руководства) могут быть установлены разные пределы компенсационных выплат.

Документы для командировки

Какие документы нужно оформить для командировки сотрудника

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить соответствующий приказ (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Приказ можно составить по формам № Т-9 или № Т-9а либо по самостоятельно разработанной форме. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, например заместитель.

Следует учесть, что самостоятельно разработанную форму приказа могут использовать не только коммерческие организации, но и организации госсектора. Подробнее об этом см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.

Такие правила установлены разделом 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, частью 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Совет: оформлять для командированного сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение с 8 января 2015 года стало не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). А с 8 августа 2015 года стало не обязательно вести журналы учета командированных сотрудников (п. 3 постановления Правительства РФ от 29 июля 2015 г. № 771). Однако спешить отказываться от служебного задания и журналов учета командированных сотрудников мы бы не рекомендовали.

Служебное задание полезно не столько для проверяющих, сколько для самого бизнеса, чтобы через полгода не пришлось вспоминать, чем закончилась поездка и какие решения по ней были приняты. При необходимости унифицированную форму служебного задания, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, можно доработать, удалив из нее лишние графы и добавив необходимые, или вовсе переделать эту форму в отчет в произвольной форме, где сотрудник по-прежнему будет кратко фиксировать итоги служебной поездки. Для оформления служебного задания и командировочного удостоверения можно также руководствоваться ранее действовавшими правилами.

Кроме того, служебное задание традиционно является основанием для издания приказа на командировку. Если не составлять именно служебное задание, то в крупных компаниях его придется заменить на служебную записку или иные организационные документы, где руководитель будет согласовывать поездку и на основе его решения сотрудники кадровой службы или бухгалтерии будут издавать приказ.

Журнал учета сотрудников, выбывающих в командировки, поможет зафиксировать факт выбытия сотрудника в командировку. Такой журнал можно вести по унифицированной форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н. А журнал учета сотрудников, прибывших в командировку из другой организации, поможет зафиксировать факт прибытия сотрудника в командировку. Такой журнал можно вести по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н. При необходимости эти формы можно доработать, удалив из них лишние графы и добавив необходимые, либо переделать журналы в произвольной форме.

Пример направления сотрудника в командировку

Менеджер коммерческого отдела А.С. Кондратьев направлен в командировку с целью проведения переговоров по заключению договора поставки оборудования на основании служебного задания. Сотрудник службы персонала оформил приказ.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

12.08.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль