Как оформить использование личного авто в служебных целях?

189

Вопрос

подскажите пожалуйста может ли сотрудник использовать автомобиль в служебных целях организации, но эти цели никак не связаны с должностными обязанностями сотрудника - т.е. сотрудник например работает столяром, но например раз в неделю ездит в москву на своей машине за документами...? как это правильно оформить? можно оформлять командировками - тогда как обозначить цели? как это оформить без оформления совмещения по должности водителя?

Ответ

Ответ на вопрос:

В организации должен быть приказ о совмещении работником профессии (должности) водителя, а в трудовом договоре пункт о том, что он сам управляет автомобилем и доплата за это.

Далее отметим, что если работник управляет транспортом в рабочее время, то его использование осуществляется в общем порядке, в том числе необходим предрейсовый осмотр.

О предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотрах:

Законодательством установлены особенности регулирования труда работников транспорта. К работникам, труд которых непосредственно связан с управлением транспортными средствами, относятся, в частности, водители автомобилей.

К таким особенностям в частности относятся:

  • обязательные предварительные медосмотры при поступлении на работу (ч. 1 ст. 213 ТК РФ);
  • обязательные периодические медосмотры. Если водителю не исполнилось 21 года, то такие осмотры он проходит ежегодно (ч. 1 ст. 213 ТК РФ, п. 1 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ);
  • предрейсовые и послерейсовые медосмотры (п. 1 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ, ст. 213 Трудового Кодекса РФ).

В соответствии с ч. 2 ст.212, ч. 6 ст. 213 ТК РФ медицинские осмотры (обследования), в т. ч. обязательные предварительные осмотры, в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, осуществляются за счет средств работодателя.

Предрейсовые медосмотры обязаны проходить все сотрудники, выполняющие работу, связанную с движением и управлением транспортными средствами (п. 3 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

Послерейсовые медосмотры обязаны проходить только те водители, работа которых связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

Подробнее об организации предрейсового медосмотра см. в доп. материалах. Также Вам будет интересен материал: http://www.1kadry.ru/#/document/189/359753/bssPhr20/?step=8.

За нарушение порядка проведения обязательных предрейсовых и послерейсовых медосмотров водителей организация и ее должностные лица могут быть оштрафованы (ст. 11.32 КоАП РФ). Кроме того, административная ответственность предусмотрена за допуск к работе водителя, не прошедшего соответствующий обязательный медосмотр (ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Изменить данное условие можно только по соглашению сторон трудового договора.

Как правило, конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. Также, в размере компенсации работнику необходимо учитывать возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкого автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Следовательно, в трудовом договоре должно быть прописано, размер компенсации за использование имущества работника и порядок компенсации ГСМ.

Например, компенсация за использование автомобиля в служебных целях выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце; за время, когда работник находился в отпуске или был нетрудоспособен, компенсация не выплачивается.

На основании личного заявления работника, копии технического паспорта автомобиля и приказа директора об установлении размера и порядка выплаты компенсации бухгалтерия начисляет компенсацию и списывает ее в расходы. При этом работник должен предоставить работодателю как подтверждение: путевой лист, чеки.

Конкретные размеры компенсации за пользование личным транспортом работника в личных целях, действующим законодательством установлены только для федеральных государственных гражданских служащих (Постановление Правительства РФ от 02.07.2013 N 563). Коммерческие организации вправе самостоятельно определить конкретные размеры выплат, по соглашению с самими работником. Также, вполне допустимо в качестве образца использовать указанное выше Постановление Правительства РФ.

В настоящее время установлены нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Вы также можете ориентироваться на соответствующие нормы при определении конкретных размеров компенсации. Такие нормы установлены в Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

Что касается командировки, отметим следующее:

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 168 ТК РФ).

По общему правилу при направлении сотрудника в командировку оформлять служебную записку не нужно. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена. Служебную записку можно составить в произвольной форме.

Служебную записку необходимо оформить, только если:

  • сотрудник едет в командировку или обратно на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
  • по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в командировке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Как организовать предрейсовые и послерейсовые медосмотры сотрудников

Сотрудники, которые обязаны проходить медосмотр

Какие сотрудники обязаны проходить предрейсовые и послерейсовые медосмотры

Предрейсовые медосмотры обязаны проходить все сотрудники, выполняющие работу, связанную с движением и управлением транспортными средствами (п. 3 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). Например:

Послерейсовые медосмотры обязаны проходить только те водители, работа которых связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

Порядок проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров утвержден приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Проведение предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров осуществляется за счет средств работодателя. Организация проведения обязательных предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров также возлагается на работодателя.

Об этом говорится в пунктах 7 и 9 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Как проконтролировать режим труда и отдыха водителей пассажирских и большегрузных машин

Общие требования к учету рабочего времени каждого сотрудника установлены частью 4 статьи 91 Трудового кодекса РФ. В отношении режима труда отдельных категорий водителей работодатель обязан обеспечить дополнительный контроль с помощью специальных технических средств – тахографов (п. 8.1 Технического регламента, утвержденного постановлением Правительства РФ от 10 сентября 2009 г. № 720, приказ Минтранса России от 13 февраля 2013 г. № 36). Требования к тахографам, правила их использования определены приказом Минтранса России от 13 февраля 2013 г. № 36. Перечень машин, которые должны быть оснащены средствами контроля соблюдения водителями режимов движения, труда и отдыха, приведен в таблице. Порядок оснащения транспортных средств тахографами утвержден приказом Минтранса России от 21 августа 2013 г. № 273.

Оснащать автомобиль указанными средствами контроля обязаны все работодатели, которые осуществляют перевозки пассажиров и грузов. При этом не имеет значения, является работодатель собственником или использует арендованное авто. Это следует из пункта 1 статьи 20 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ, пункта 2 Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 21 августа 2013 г. № 273.

Все автомобили должны быть оснащены тахографами нового типа со средствами криптографической защиты информации (СКЗИ). Предельные сроки оснащения новыми приборами зависят от типа авто:

  • грузовики категорий № 2 и № 3, перевозящие опасные грузы, – до 1 апреля 2014 года;
  • автобусы категорий M2 и M3, перевозящие пассажиров, а также грузовики категории № 3 с полной массой свыше 15 тонн, предназначенные для междугородных перевозок, – до 1 июля 2014 года;
  • грузовики категории № 3, перевозящие неопасные грузы, – до 1 сентября 2014 года;
  • грузовики категории № 2, перевозящие неопасные грузы, – до 1 апреля 2015 года.

Если транспортные средства уже были оснащены тахографами старого образца, установленные тахографы придется заменить на новые до 1 января 2018 года.

Установить средства контроля можно в специальных мастерских, допущенных к выполнению таких работ. Сведения о них формирует ФБУ «Росавтотранс». На установленных приборах должна стоять пломба. Об этом говорится в пунктах 4, 6, 11 Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 21 августа 2013 г. № 273.

За управление транспортным средством или его выпуск на линию без тахографа виновные могут быть привлечены к административной ответственности (ч. 1 ст. 11.23 КоАП РФ).

Назначение предрейсовых медосмотров

Какое назначение у предрейсовых медосмотров сотрудников

Предрейсовые медицинские осмотры проводятся перед началом рабочего дня (смены, рейса) в целях выявления признаков воздействия вредных или опасных производственных факторов. А также состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения.

Об этом говорится в пункте 4 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Работодатель организует предрейсовые медосмотры сотрудников, чтобы:

  • выявить медицинские противопоказания или ограничения к водительской деятельности;
  • предотвратить допуск нетрудоспособного сотрудника к выполняемым обязанностям;
  • предупредить дорожно-транспортные происшествия.

Данные разъяснения содержатся в пункте 2 статьи 1, пункте 6 статьи 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ и абзаце 5 раздела «Введение» Методических рекомендаций, приведенных в письме Минздрава России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32.

Обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, за исключением водителей, управляющих транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб (п. 6 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н).

Назначение послерейсовых медосмотров

Какое назначение у послерейсовых медосмотров сотрудников

Послерейсовые медицинские осмотры водителей проводят по окончании рабочего дня (смены, рейса) в целях выявления признаков воздействия вредных или опасных производственных факторов рабочей среды и трудового процесса на состояние здоровья работников, острого профзаболевания или отравления, признаков алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения.

Обязательные послерейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, если такая работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов.

Такой порядок установлен в пунктах 5 и 6 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Нужно ли проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей, если организация не оказывает транспортных услуг, а эксплуатирует автомобили для управленческих нужд

Предрейсовые медосмотры проводить нужно, а послерейсовые нет.

Организации, осуществляющие деятельность, связанную с эксплуатацией транспорт

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль