Как оформить использование личного авто в служебных целях?

155

Вопрос

подскажите пожалуйста может ли сотрудник использовать автомобиль в служебных целях организации, но эти цели никак не связаны с должностными обязанностями сотрудника - т.е. сотрудник например работает столяром, но например раз в неделю ездит в москву на своей машине за документами...? как это правильно оформить? можно оформлять командировками - тогда как обозначить цели? как это оформить без оформления совмещения по должности водителя?

Ответ

Ответ на вопрос:

В организации должен быть приказ о совмещении работником профессии (должности) водителя, а в трудовом договоре пункт о том, что он сам управляет автомобилем и доплата за это.

Далее отметим, что если работник управляет транспортом в рабочее время, то его использование осуществляется в общем порядке, в том числе необходим предрейсовый осмотр.

О предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотрах:

Законодательством установлены особенности регулирования труда работников транспорта. К работникам, труд которых непосредственно связан с управлением транспортными средствами, относятся, в частности, водители автомобилей.

К таким особенностям в частности относятся:

  • обязательные предварительные медосмотры при поступлении на работу (ч. 1 ст. 213 ТК РФ);
  • обязательные периодические медосмотры. Если водителю не исполнилось 21 года, то такие осмотры он проходит ежегодно (ч. 1 ст. 213 ТК РФ, п. 1 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ);
  • предрейсовые и послерейсовые медосмотры (п. 1 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ, ст. 213 Трудового Кодекса РФ).

В соответствии с ч. 2 ст.212, ч. 6 ст. 213 ТК РФ медицинские осмотры (обследования), в т. ч. обязательные предварительные осмотры, в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, осуществляются за счет средств работодателя.

Предрейсовые медосмотры обязаны проходить все сотрудники, выполняющие работу, связанную с движением и управлением транспортными средствами (п. 3 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

Послерейсовые медосмотры обязаны проходить только те водители, работа которых связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

Подробнее об организации предрейсового медосмотра см. в доп. материалах. Также Вам будет интересен материал: http://www.1kadry.ru/#/document/189/359753/bssPhr20/?step=8.

За нарушение порядка проведения обязательных предрейсовых и послерейсовых медосмотров водителей организация и ее должностные лица могут быть оштрафованы (ст. 11.32 КоАП РФ). Кроме того, административная ответственность предусмотрена за допуск к работе водителя, не прошедшего соответствующий обязательный медосмотр (ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Изменить данное условие можно только по соглашению сторон трудового договора.

Как правило, конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. Также, в размере компенсации работнику необходимо учитывать возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкого автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Следовательно, в трудовом договоре должно быть прописано, размер компенсации за использование имущества работника и порядок компенсации ГСМ.

Например, компенсация за использование автомобиля в служебных целях выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце; за время, когда работник находился в отпуске или был нетрудоспособен, компенсация не выплачивается.

На основании личного заявления работника, копии технического паспорта автомобиля и приказа директора об установлении размера и порядка выплаты компенсации бухгалтерия начисляет компенсацию и списывает ее в расходы. При этом работник должен предоставить работодателю как подтверждение: путевой лист, чеки.

Конкретные размеры компенсации за пользование личным транспортом работника в личных целях, действующим законодательством установлены только для федеральных государственных гражданских служащих (Постановление Правительства РФ от 02.07.2013 N 563). Коммерческие организации вправе самостоятельно определить конкретные размеры выплат, по соглашению с самими работником. Также, вполне допустимо в качестве образца использовать указанное выше Постановление Правительства РФ.

В настоящее время установлены нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Вы также можете ориентироваться на соответствующие нормы при определении конкретных размеров компенсации. Такие нормы установлены в Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

Что касается командировки, отметим следующее:

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 168 ТК РФ).

По общему правилу при направлении сотрудника в командировку оформлять служебную записку не нужно. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена. Служебную записку можно составить в произвольной форме.

Служебную записку необходимо оформить, только если:

  • сотрудник едет в командировку или обратно на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
  • по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в командировке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Как организовать предрейсовые и послерейсовые медосмотры сотрудников

Сотрудники, которые обязаны проходить медосмотр

Какие сотрудники обязаны проходить предрейсовые и послерейсовые медосмотры

Предрейсовые медосмотры обязаны проходить все сотрудники, выполняющие работу, связанную с движением и управлением транспортными средствами (п. 3 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). Например:

Послерейсовые медосмотры обязаны проходить только те водители, работа которых связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

Порядок проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров утвержден приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Проведение предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров осуществляется за счет средств работодателя. Организация проведения обязательных предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров также возлагается на работодателя.

Об этом говорится в пунктах 7 и 9 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Как проконтролировать режим труда и отдыха водителей пассажирских и большегрузных машин

Общие требования к учету рабочего времени каждого сотрудника установлены частью 4 статьи 91 Трудового кодекса РФ. В отношении режима труда отдельных категорий водителей работодатель обязан обеспечить дополнительный контроль с помощью специальных технических средств – тахографов (п. 8.1 Технического регламента, утвержденного постановлением Правительства РФ от 10 сентября 2009 г. № 720, приказ Минтранса России от 13 февраля 2013 г. № 36). Требования к тахографам, правила их использования определены приказом Минтранса России от 13 февраля 2013 г. № 36. Перечень машин, которые должны быть оснащены средствами контроля соблюдения водителями режимов движения, труда и отдыха, приведен в таблице. Порядок оснащения транспортных средств тахографами утвержден приказом Минтранса России от 21 августа 2013 г. № 273.

Оснащать автомобиль указанными средствами контроля обязаны все работодатели, которые осуществляют перевозки пассажиров и грузов. При этом не имеет значения, является работодатель собственником или использует арендованное авто. Это следует из пункта 1 статьи 20 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ, пункта 2 Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 21 августа 2013 г. № 273.

Все автомобили должны быть оснащены тахографами нового типа со средствами криптографической защиты информации (СКЗИ). Предельные сроки оснащения новыми приборами зависят от типа авто:

  • грузовики категорий № 2 и № 3, перевозящие опасные грузы, – до 1 апреля 2014 года;
  • автобусы категорий M2 и M3, перевозящие пассажиров, а также грузовики категории № 3 с полной массой свыше 15 тонн, предназначенные для междугородных перевозок, – до 1 июля 2014 года;
  • грузовики категории № 3, перевозящие неопасные грузы, – до 1 сентября 2014 года;
  • грузовики категории № 2, перевозящие неопасные грузы, – до 1 апреля 2015 года.

Если транспортные средства уже были оснащены тахографами старого образца, установленные тахографы придется заменить на новые до 1 января 2018 года.

Установить средства контроля можно в специальных мастерских, допущенных к выполнению таких работ. Сведения о них формирует ФБУ «Росавтотранс». На установленных приборах должна стоять пломба. Об этом говорится в пунктах 4, 6, 11 Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 21 августа 2013 г. № 273.

За управление транспортным средством или его выпуск на линию без тахографа виновные могут быть привлечены к административной ответственности (ч. 1 ст. 11.23 КоАП РФ).

Назначение предрейсовых медосмотров

Какое назначение у предрейсовых медосмотров сотрудников

Предрейсовые медицинские осмотры проводятся перед началом рабочего дня (смены, рейса) в целях выявления признаков воздействия вредных или опасных производственных факторов. А также состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения.

Об этом говорится в пункте 4 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Работодатель организует предрейсовые медосмотры сотрудников, чтобы:

  • выявить медицинские противопоказания или ограничения к водительской деятельности;
  • предотвратить допуск нетрудоспособного сотрудника к выполняемым обязанностям;
  • предупредить дорожно-транспортные происшествия.

Данные разъяснения содержатся в пункте 2 статьи 1, пункте 6 статьи 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ и абзаце 5 раздела «Введение» Методических рекомендаций, приведенных в письме Минздрава России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32.

Обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, за исключением водителей, управляющих транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб (п. 6 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н).

Назначение послерейсовых медосмотров

Какое назначение у послерейсовых медосмотров сотрудников

Послерейсовые медицинские осмотры водителей проводят по окончании рабочего дня (смены, рейса) в целях выявления признаков воздействия вредных или опасных производственных факторов рабочей среды и трудового процесса на состояние здоровья работников, острого профзаболевания или отравления, признаков алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения.

Обязательные послерейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, если такая работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов.

Такой порядок установлен в пунктах 5 и 6 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Нужно ли проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей, если организация не оказывает транспортных услуг, а эксплуатирует автомобили для управленческих нужд

Предрейсовые медосмотры проводить нужно, а послерейсовые нет.

Организации, осуществляющие деятельность, связанную с эксплуатацией транспорт

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль