Какой порядок получения кадровиком бланков трудовой книжки?

1221

Вопрос

порядок получения трудовой книжки в бухгалтерии.Так ли это?1) Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.2) отчет о наличии бланков и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки - в конце месяца.Если стоимость трудовых книжек будет удерживаться из заработной платы, как правильно это оформить? Как подать бухгалтерии эти суммы, которые нужно удержать? Что писать в отчете о наличии бланков и суммах в графе получено за оформленные трудовые книжки? Ведь я эти сумы не получала.

Ответ

Ответ на вопрос:

Порядок поступления и выдачи трудовых книжек регламентируется частью второй ст. 66 ТК РФ, а также Правилами ведения и хранения трудовых книжек.


О выдаче трудовых книжек работников читайте подробнее по ссылке.


Работодатель обязан обеспечить надлежащий учет и хранение трудовых книжек и вкладышей в них. Для этих целей Инструкцией № 69 утверждены приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведет бухгалтерия организации. В книгу вносят сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков (с отражением серии и номера каждого бланка).

Бланки хранятся в организации в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).Для получения бланков трудовых книжек, как правило, оформляется заявка. Форма может быть такой:

Шаблон заявки на получение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Полное наименование организации Наименование должности

(Сокращенное наименование организации) работника бухгалтерии

Наименование структурного подразделения И.О. Фамилия

ЗАЯВКА

_________ № ____

на получение бланков трудовой

книжки и вкладыша в нее

Для ___________________________________________________________________

(указать основание для выдачи бланков)

_____________________________________________________________________________

прошу выдать под отчет в срок до _____________________

- бланков трудовой книжки _____________________

- бланков вкладыша в трудовую книжку _____________________

Наименование должности

лица, ответственного

за работу с трудовыми книжками Личная подпись Расшифровка подписи

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Бланки трудовой книжки в количестве _____________________

_____________________________________________________________________________

(серии и номера бланков трудовой книжки)

и бланки вкладыша в трудовую книжку _____________________

_____________________________________________________________________________

(серии и номера бланков вкладыша в трудовую книжку)

выдал: наименование должности

работника бухгалтерии Личная подпись Расшифровка подписи

получил: наименование должности

лица, ответственного

за работу с трудовыми книжками Личная подпись Расшифровка подписи

В дело № _______

Подпись Дата

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано по окончании каждого месяца представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные бланки с приложением приходного ордера кассы организации. Отчет составляется в произвольной форме.

Форма может быть такой:

Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»

(ООО «Перспектива»)

г. Санкт-Петербург

Отдел кадров

Главному бухгалтеру

Зайцевой К.М.

ОТЧЕТ

о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

№ 04 / 15 от 30.04.2015

Бланки трудовой книжки:
Получено Дата и № заявки Израсходовано* Испорчено Осталось
Кол-во ФИО Дата
5 25.02.2015 №02/15 1 Карпунин С.А. 09.04.2015 0 0
5 27.03.2015 №03/15 2 Загоровская Е.П. 20.04.2015 1** 2
Турников С.Б. 22.04.2015
Бланки вкладыша в трудовую книжку:
Получено Дата и № заявки Израсходовано* Испорчено Осталось
Кол-во ФИО Дата
5 25.02.2015 №02/15 2 Гаврилов И.В. 03.04.2015 0 0
Мухортова Т.Л. 27.04.2015
5 27.03.2015 №03/15 0 - - 0 5
* Стоимость бланков трудовой книжки и вкладыша удержана из заработной платы сотрудников за
месяц, следующий за датой выдачи бланка на основании заявлений работников.
** Испорченные бланки уничтожены (Акт № ___________ от _____._____.20____ г.)
Инспектор по кадрам В.А.Калинина

Организация вправе потребовать у сотрудника возмещения стоимости выданной ему трудовой книжки (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сделать это он может в удобной ему форме. Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации. Кроме того, он вправе попросить удержать данную сумму из начисленной ему зарплаты, причитающейся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью (ст. 1, п. 1 и 2 ст. 209 ГК РФ). Для этого он должен написать заявление на имя главного бухгалтера в произвольной форме:

«Главному бухгалтеру

ООО «Олим»

Маргелову А.И.

От менеджера Петрова А.,А.

Заявление

Прошу удержать из начисленной мне заработной платы за август 2015 года стоимость оформленной мне трудовой книжки в размере __________________ рублей ______________ копеек

____________________ / Ф.И.О., дата»

Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Плата за новый бланк трудовой книжки

Может ли организация взимать с сотрудника плату за новый бланк трудовой книжки (вкладыша в нее)

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Плата за бланктрудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк.

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:

  • произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовыекнижки сотрудников были повреждены;
  • бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.

Об этом сказано в пунктах 34 и 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и подтверждено письмом Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752 (в отношении трудовых книжек, которые были утрачены при пожарах в июле–августе 2010 года).

Вопрос из практики: можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки (вкладыша в нее) из зарплаты по заявлению сотрудника

Да, можно.

Организация вправе потребовать у сотрудника возмещения стоимости выданной ему трудовой книжки(п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сделать это он может в удобной ему форме. Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью (ст. 1, п. 1 и 2ст. 209 ГК РФ).

Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовойкнижки среди них нет.

Вопрос из практики: можно ли не брать деньги за покупку бланков трудовых книжек с сотрудников бюджетных учреждений

Законодательство не содержит ответа на этот вопрос.

По общему правилу организация вправе требовать у сотрудника возмещения стоимости выданной емутрудовой книжки (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Однако прямой обязанности брать деньги за выдачу бланков трудовых книжек с сотрудников законодательство не содержит.

В бюджетных учреждениях бесплатная выдача сотрудникам трудовых книжек, приобретенных за счет бюджетных средств, может привести к нарушению исполнения бюджетного процесса (ст. 2834Бюджетного кодекса РФ).

Это связано с тем, что учреждение (в рамках выполнения бюджетных полномочий) должно обеспечить достижение заданных результатов с использованием наименьшего объема средств (ст. 34 Бюджетного кодекса РФ).

Бесплатная выдача трудовых книжек, приобретенных за счет бюджетных средств сотрудникам, приведет к увеличению расходов учреждения (средства, оплаченные за трудовую книжку сотрудника, не будут возмещены в бюджет). То есть заданные результаты будут достигнуты с использованием большего (неминимального) объема средств, что является нарушением принципа результативности и эффективности использования бюджетных средств (ст. 2834 Бюджетного кодекса РФ).

Подобные нарушения, например, Росфиннадзор отражает в акте ревизии (проверки) и выносит предупреждение о ненадлежащем исполнении бюджетного процесса (ст. 282283абз. 6 п. 2 ст. 284.1Бюджетного кодекса РФ, п. 4 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 75н).

Следовательно, условие о взимании денег за выдачу бланков трудовых книжек с сотрудников работодатель организации может установить по своему усмотрению. Такое условие можно закрепить в локальном нормативном акте организации (например, в Правилах трудового распорядка).

Вопрос из практики: обязана ли организация иметь запас новых бланков трудовых книжек

Да, обязана.

Требование о наличии в организации необходимого количества бланков трудовой книжки и вкладышей в нее прямо предусмотрено пунктом 44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. При этом конкретный размер запаса бланков законодательство не устанавливает. Поэтому работодатель вправе определить его самостоятельно, с учетом штатной численности, текучести кадров и иной специфики деятельности организации, например наличия филиалов. Величину запаса и порядок его пополнения рекомендуется закрепить в локальным акте (ст. 8 ТК РФ).

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, долженпредставлять в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленныетрудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера.

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

06.08.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль