Как внести изменения в должностные инструкции при изменении организационной структуры?

185

Вопрос

1. В нашей организации изменена организационная структура. Необходимо внести изменения в некоторые должностные инструкции, а именно в пункт о подчиненности. в данном случае необходимо внести изменения или утверждать должностные инструкции в новой редакции.? Какова должна быть процедура? 2. Хотелось бы уточнить как привести в соответствие должностные инструкции? Многие инструкции утверждались еще 10 лет назад, некоторые уже не нужны., т.к в штатном расписании на сегодняшний день больше нет таких должностей, и пункт о подчинении во многих инструкциях не сооветствует данным на сегодняшний день. 3. В нашей организации должностные инструкции являются самостоятельным документом, и после подписания документа 1 экземпляр хранится в личном деле работника, а другой отдается на руки работнику. Отдельной папки с утвержденными должностными инструкциями, где бы на прикрепленном листе ознакомления расписывались сотрудники, у нас нет. Правильно ли это? Спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

Вопрос: В нашей организации изменена организационная структура. Необходимо внести изменения в некоторые должностные инструкции, а именно в пункт о подчиненности. Подскажите, пожалуйста, в данном случае необходимо внести изменения или утверждать должностные инструкции в новой редакции.?

Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что в организации существуют локальные нормативные документы, в которых отражаются структура организации и штатная численность (структура организации, штатное расписание). Данные документы подразумевают разделение всей численности сотрудников организации на отделы (структурные подразделения) с учетом выполняемой работы. Следовательно, на практике в каждом структурном подразделении существует руководитель, впоследствии которому и подчиняются все сотрудники данного подразделения (отдела). Подчиненность сотрудников руководителю целесообразней прописать в Положении об отделе, либо должностных инструкциях сотрудников.

В свою очередь, руководитель подразделения несет ответственность за своих подчиненных, имеет право давать указания по выполнению работ, имеет право проверять выполнение работ сотрудниками, ведет табель учета рабочего времени на каждого работника своего подразделения и т.д.

Таким образом, при переподчинении отделов нужно либо внести изменения в Положение об отделе, если оно оформлено в организации, либо оформить приказ в произвольной форме, например, следующего содержания: «в связи с изменением структуры управления, передать в подчинение рук-ля отдела 2 отдел 1. Внести соответствующие изменения в регламенты».

Также отметим, что должностная инструкция, являясь локальным нормативным актом организации, представляет собой многофункциональный документ. В ее содержании отражаются не только трудовая функция работника, круг его должностных обязанностей, пределы ответственности, квалификационные требования, но и взаимодействие данной должности с другими должностями и подразделениями, уровни полномочий и порядок замещения отсутствующего сотрудника, предъявляемые к занимаемой должности. Как правило, в инструкции особенно четко нужно прописывать должностные обязанности, подчиненность сотрудника.

Таким образом, также, вам необходимо в должностных инструкция своих сотрудников прописать перечень вопросов, по которым сотрудники будут подчиняться другому руководителю.

Законодательно порядок внесения изменений в должностную инструкцию не урегулирован. Поэтому организация вправе самостоятельно определить такой порядок и закрепить его в локальном документе. Вместе с тем, при внесении изменений необходимо учитывать следующее:

  • способ оформления должностной инструкции, в которую необходимо внести изменения (на практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ);
  • характер вносимых изменений в инструкцию (вносимые изменения могут затрагивать или не затрагивать обязательные условия трудового договора).

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, целесообразно вносить изменения путем подготовки:

  • должностной инструкции в новой редакции;
  • или изменения к должностной инструкции (документа, который содержит перечень поправок к действующей редакции должностной инструкции).

Должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях. После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника. Для этого помимо изменений в саму инструкцию (путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней) необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником.

Если сотрудник согласен на изменения, должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и в общем порядке ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Такой порядок внесения изменений в должностную инструкцию следует из письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Важно: в таком порядке нельзя менять трудовую функцию работника.

Вопрос: 2. Хотелось бы уточнить, как привести в соответствие должностные инструкции? Многие инструкции утверждались еще 10 лет назад, некоторые уже не нужны., т.к в штатном расписании на сегодняшний день больше нет таких должностей, и пункт о подчинении во многих инструкциях не соответствует данным на сегодняшний день.

Периодичность «пересмотра» утвержденных должностных инструкций законом не предусмотрена. Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений в должностные инструкции работодатель может установить самостоятельно. Пересмотр должностных инструкций осуществляется по мере необходимости, в отдельных случаях, например с изменением законодательства, изменением функций, переименованием организации и т.д. Должностные инструкции, их количество и содержание должны быть актуальны.

В процессе труда или из-за изменений организационно-технического характера может возникнуть потребность в изменении отдельных положений должностной инструкции. Если в результате внесения изменений трансформируются обязанности работника или технологический процесс, лучше подготовить должностную инструкцию в новой редакции. Если изменения несущественные, возможно оформление их в виде дополнения. Отметим, что вносимые изменения должны пройти такое же согласование, как и сама инструкция.

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении, об этом работника. И только после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.

Отметим, что, если изменение должностной инструкции связано с изменением обязательных условий трудового договора, необходимо заблаговременно уведомить об этом работника. И только после того, как он согласится на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6). Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в нее и в договор путем подготовки дополнительного соглашения.

Вопрос: 3.В нашей организации должностные инструкции являются самостоятельным документом, и после подписания документа 1 экземпляр хранится в личном деле работника, а другой отдается на руки работнику. Отдельной папки с утвержденными должностными инструкциями, где бы на прикрепленном листе ознакомления расписывались сотрудники, у нас нет. Правильно ли это?

Если должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ, в этом случае существует несколько вариантов ознакомления сотрудников с должностной инструкцией:

-Ведение специального журнала, где сотрудники будут расписываться об ознакомлении с должностной инструкцией;

- Приложение листа ознакомления к должностной инструкции, который прошнуровывается и пронумеровывается вместе с должностной инструкцией. В нем проставляется дата и подпись работника;

- Сотрудник расписывается на обоих экземплярах должностной инструкции. Дата и подпись работника проставляется на лицевой стороне последнего листа должностной инструкции.

Если должностная инструкция не именная, то при приеме работника на ту же должность с теми же функциональными обязанностями, согласно которой оформлена должностная инструкция, ознакомить сотрудника можно одним из вышеперечисленных способов. В этом случае рекомендуется делать копию должностной инструкции и выдавать ее под подпись работнику для хранения на рабочем месте. Расписка в получении экземпляра должностной инструкции в этом случае включается в состав реквизитов листа ознакомления работников с должностной инструкцией.

Подробности в материалах Системы Кадры:

  1. Ситуация:Можно ли вносить изменения в должностную инструкцию

Да, можно.

Необходимость внести изменения в должностную инструкцию чаще всего возникает при корректировке объема должностных обязанностей сотрудника. В свою очередь, такая корректировка может потребоваться, например, при изменении организационных и (или) технологических условий труда в организации.

Законодательно порядок внесения изменений в должностную инструкцию не урегулирован. Поэтому организация вправе самостоятельно определить такой порядок и закрепить его в локальном документе. Вместе с тем, при внесении изменений необходимо учитывать следующее:

  • способ оформления должностной инструкции, в которую необходимо внести изменения (на практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ);
  • характер вносимых изменений в инструкцию (вносимые изменения могут затрагивать или не затрагивать обязательные условия трудового договора).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить изменения путем подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору с сотрудником. Указанный порядок следует применять независимо от характера изменений, вносимых в должностную инструкцию. Подробнее о том, как составить и согласовать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, см. Как изменить трудовой договор.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, целесообразно вносить изменения путем подготовки:

  • должностной инструкции в новой редакции;
  • или изменения к должностной инструкции (документа, который содержит перечень поправок к действующей редакции должностной инструкции).

Должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях. После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника. Для этого помимо изменений в саму инструкцию (путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней) необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником.
Если сотрудник согласен на изменения, должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и в общем порядке ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Такой порядок внесения изменений в должностную инструкцию следует из письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Дополнительно следует учесть и тот факт, что если причиной внесения поправок в должностную инструкцию является изменение организационных или технологических условий труда в организации, то о предстоящих изменениях сотрудника необходимо уведомить заранее. А именно: не позднее чем за два месяца до введения в действие необходимых работодателю изменений. Об этом говорится в части 2 статьи 74 Трудового кодекса РФ. Указанный порядок следует соблюдать независимо от того, как оформлена должностная инструкция, в которую требуется внести изменения (как самостоятельный документ или приложение к трудовому договору).

Пример внесения изменений в должностную инструкцию, которая является самостоятельным документом. Необходимость внести изменения связана с изменением организационных условий труда

ЗАО «Альфа» находится в г. Москве. При этом оно имеет обособленное подразделение, расположенное в г. Иркутске. Должностной инструкцией главного бухгалтера предусмотрено, что главный бухгалтер головной организации А.С. Глебова два раза в год направляется в командировку в обособленное подразделение для проведения финансового анализа и подготовки к сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности.

9 октября 2007 года принято решение о закрытии обособленного подразделения организации. На следующий день Глебовой вручено уведомление о том, что в ее должностную инструкцию будут внесены изменения в связи с предстоящим закрытием обособленного подразделения. Глебова выразила свое предварительное согласие на изменения соответствующей записью на уведомлении.

20 декабря 2007 года обособленное подразделение организации было закрыто. Отдел кадров подготовил:

Руководитель организации издал приказ об утверждении изменений к должностной инструкции главного бухгалтера.

<...>

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

22.07.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль