Нужно ли восстанавливать документы для передачи их в архив?

32

Вопрос

При ликвидации организации нужно передать кадровые дела в архив. Но возникла ситуация, что многих документов нет, которые хранятся 75 лет. Нужно ли передачей в государственный архив, восстанавливать документы которых нет или можно отдать как есть?1. Все книги регистраций по кадровой деятельности (Пример: Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении и т.д)2. Личные дела на работников (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)3. Документы (представления, ходатайства, характеристики, о представления, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премийБудет ли это считаться нарушением и возлагается ли за это штраф?

Ответ

Ответ на вопрос:

По возможности отсутствующие документы, конечно, нужно восстановить – они могут потребоваться впоследствии кому-то из сотрудников, например, для подтверждения специального стажа.

Если не получится восстановить все отсутствующие документы, нужно сдать то, что есть. По факту отсутствия документов нужно составить акт.


Интересная информация о выдаче архивных справок размещена здесь.


Передаваемые в архив дела нужно систематизировать, пронумеровать и подшить. К документам, которые должны храниться постоянно или более 10 лет, составляется внутренняя опись. Передача дел в архив оформляется актом приема-передачи.

Такой порядок установлен в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов является нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность по ст. 13.20 КоАП РФпредупреждение или административный штраф в размере:

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Куда направлять документы по личному составу после ликвидации организации

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Документы передавайте в государственный или муниципальный архив (п. 8, 10 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).*

Передаваемые в архив дела нужно систематизировать, пронумеровать и подшить (раздел 3.6 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., разделы III и IV Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19). К документам, которые должны храниться постоянно или более 10 лет, составляется внутренняя опись (п. 3.6.17 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Передача дел в архив оформляется актом приема-передачи (п. 6.4.1.1 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 3.7.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).

Из ответа «Как хранить документы в кадровой службе»

2. Ответ: Какая ответственность предусмотрена за нарушения, допущенные при работе с архивными документами

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).

Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

  • от 100 до 300 руб. для граждан;
  • от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).
  • от 100 до 300 руб. для граждан;
  • от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).

Из ответа «Как хранить документы в кадровой службе»

05.06.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Юлия Месхия,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль