Нужно ли восстанавливать документы для передачи их в архив?

14

Вопрос

При ликвидации организации нужно передать кадровые дела в архив. Но возникла ситуация, что многих документов нет, которые хранятся 75 лет. Нужно ли передачей в государственный архив, восстанавливать документы которых нет или можно отдать как есть?1. Все книги регистраций по кадровой деятельности (Пример: Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении и т.д)2. Личные дела на работников (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)3. Документы (представления, ходатайства, характеристики, о представления, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премийБудет ли это считаться нарушением и возлагается ли за это штраф?

Ответ

Ответ на вопрос:

По возможности отсутствующие документы, конечно, нужно восстановить – они могут потребоваться впоследствии кому-то из сотрудников, например, для подтверждения специального стажа.

Если не получится восстановить все отсутствующие документы, нужно сдать то, что есть. По факту отсутствия документов нужно составить акт.


Интересная информация о выдаче архивных справок размещена здесь.


Передаваемые в архив дела нужно систематизировать, пронумеровать и подшить. К документам, которые должны храниться постоянно или более 10 лет, составляется внутренняя опись. Передача дел в архив оформляется актом приема-передачи.

Такой порядок установлен в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов является нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность по ст. 13.20 КоАП РФпредупреждение или административный штраф в размере:

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Куда направлять документы по личному составу после ликвидации организации

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Документы передавайте в государственный или муниципальный архив (п. 8, 10 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).*

Передаваемые в архив дела нужно систематизировать, пронумеровать и подшить (раздел 3.6 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., разделы III и IV Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19). К документам, которые должны храниться постоянно или более 10 лет, составляется внутренняя опись (п. 3.6.17 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Передача дел в архив оформляется актом приема-передачи (п. 6.4.1.1 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 3.7.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).

Из ответа «Как хранить документы в кадровой службе»

2. Ответ: Какая ответственность предусмотрена за нарушения, допущенные при работе с архивными документами

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).

Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

  • от 100 до 300 руб. для граждан;
  • от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).
  • от 100 до 300 руб. для граждан;
  • от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).

Из ответа «Как хранить документы в кадровой службе»

05.06.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Юлия Месхия,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль