Как предоставляются личные дела сотрудников при проверке?

85

Вопрос

уважаемые коллеги!В феврале того года к нам была принята и через две недели уволена сотрудница, на тот момент в кадрах был другой человек.Найти мы его не можем и где оно спросить не у кого.Сейчас у нас аудиторская проверка и требуют это личное дело.Как нам поступить и есть ли у нас законное основание не предоставлять это личное дело.

Ответ

Ответ на вопрос:

Необходимо отметить, что личное дело работника не является обязательным документом для большинства организаций, в отличие от документов, которые в него, обычно вкладываются (приказ на приём на работу, приказ об увольнении, трудовой договор и т.п.). Поэтому, работодателя можно привлечь к ответственности за отсутствие личного дела работника, только если вести личные дела на работников в Вашем случае обязательно (http://www.1kadry.ru/?utm_source=www.kdelo.ru&utm_medium=refer&utm_campaign=qa_innerlink&#/document/130/51104/dfasq1gmbp/). В остальных случаях организация может быть привлечена к ответственности за отсутствие иных обязательных документов на работника. Например, приказа на приём на работу, приказа об увольнении, трудового договора и т.п. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Следует отметить, что обязанность вести соответствующие документы является по закону обязанностью работодателя, как организации, а не конкретного работника такой организации. На такого работника могут быть возложены соответствующие полномочия, но он всё равно будет реализовывать полномочия работодателя. То есть, он будет осуществлять права и обязанности работодателя. При этом работодатель будет нести ответственность за действие таких работников самостоятельно. Однако, за нарушение внутренних правил организации, работник реализующий соответствующие действия может быть привлечён к дисциплинарной ответственности. Однако, привлечь к дисциплинарной ответственности уволенного работника нельзя. Бывший работник может быть привлечён к материальной ответственности, если его действиями был причинён прямой имущественный ущерб работодателю. Но взыскать такой ущерб работодатель может только через суд.

Такие правила следуют из статей 20, 21, 192, 238, 248 Трудового кодекса РФ.


Подробнее о плановой проверке инспекции труда мы написали в материале по ссылке.


Таким образом, к сожалению, не смотря на то, что нарушение в Вашем случае допущено по вине работника организации, ответственность перед законом будет нести работодатель.

Но!

Следует учесть сроки давности привлечения к ответственности. В 2014 году срок давности для привлечения к административной ответственности за нарушение трудового законодательства был всего 2 месяца с даты совершения проступка. Соответственно, данный срок истек и привлечь к административной ответственности работодателя по данному факту уже нельзя.

Если личного дела нет и оперативно восстановить его вы не можете, то предоставьте аудитора те документы на уволенного работника, которые у вас есть: трудовой договор, приказы и о приеме и увольнении. Можно предоставить дополнительные письменные пояснения по ситуации.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Какие документы должен оформить трудовой инспектор, если в ходе проверки будут выявлены нарушения.

Если в ходе проверки трудовой инспектор выявил нарушение трудового законодательства, то помимо акта он:
– составляет предписание с указанием сроков устранения выявленных нарушений (п. 1 ч. 1 ст. 17 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ);
оформляет протокол об административном правонарушении в рамках имеющихся полномочий (п. 2 ч. 1 ст. 17 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ, п. 1 ч. 1 ст. 28.1 КоАП РФ).

При этом за все нарушения трудового законодательства, выявленные в ходе проверки, инспектор может привлечь к административной ответственности только один раз (ч. 5 ст. 4.1 КоАП РФ). Аналогичную позицию занимают и суды (см., например, постановление Пермского краевого суда от 25 июня 2013 г. № 44а-492-2013).

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

03.06.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Игорь Иванников,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль