Какой нормативный акт обязывает ведение журналов на бумажном носителе?

139

Вопрос

Подскажите, я веду многие кадровые журналы (приказы кадровые (к), трудовые договоры, договоры ГПХ, приказы о приеме/перемещения/увольнения/отпуск, приказы на командировку, больничные листы и др.) в электронном виде и ежемесячно распечатываю листы в которых появились новые записи. Правильно ли я делаю и если нет, то подскажите на основании каких "официальных/правовых" документов я должна данные журналы вести на бумажном носителе. Обращаю Ваше внимание что в данных журналах роспись сотрудников нигде не проставляется (подпись сотрудника ставиться непосредственно в самом документе а не в журнале регистрации).Спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что трудовое законодательство не содержит обязанности для работодателя вести журналы учета, перечисленные вами в вопросе. За исключением, некоторых из них.

Следовательно, к обязательным журналам отдела кадров относятся:

1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (http://1kadry.ru/#/document/118/19663/bssphr6/?step=23), а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (http://1kadry.ru/#/document/118/16713/?step=25). Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).


Читайте подробнее о перечне локальных нормативных актов организации по этой ссылке.


2. Журнал учета проверок. Обязанность ведения этого журнала установлена ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля". В таком журнале контролирующие органы делают запись о проведенной проверке. Типовая форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141 (http://1kadry.ru/#/document/99/902156137/?step=19). Помните, что журнал должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя.

3. Журнал учета командированных сотрудников.

Учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Форма данного журнала предусмотрена приложением № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.

Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Форма данного журнала предусмотрена приложением № 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н http://1kadry.ru/#/document/99/902178104/?step=17.

Следовательно, выше мы перечислили все необходимые журналы, которые должны быть в любом отделе кадров, больше обязательных журналов законодательство не содержит.

Что касается документов по охране труда.


Читайте о Журнале учета командировок, чтобы не совершать ошибок.


Немаловажную роль в организации работы по охране труда отводится ведению учетно-отчетной документации по всем направлениям деятельности. Прежде всего, это журналы регистрации и программы проведения вводного инструктажа и первичного инструктажа на рабочем месте.

Факт проведения соответствующего вида инструктажа, проверки знаний и правил охраны труда и получения сотрудником допуска к самостоятельной работе зафиксируйте в журнале регистрации инструктажа.

Оформите данные журналы в форме, приведенной в Государственном стандарте СССР ГОСТ 12.0.004-90 "Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения", утвержденном Постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 http://1kadry.ru/#/document/97/18758/?step=15.

Таким образом, можно сказать, что журналы регистрации видов инструктажей также являются обязательными.

Итак, выше мы перечислили все документы, которые должны быть в любом отделе кадров, больше обязательных документов в области охраны труда и кадрового делопроизводства законодательство не содержит.

Также отметим, что все, вышеперечисленные журналы, должны вестись строго в бумажном варианте, так как они подразумевают письменное ознакомление сотрудников, в виде проставления в данных журналах своей подписи.

Не являются обязательными, но, как правило, ведутся в организациях:

Регистрационные журналы по регистрации приказов ведутся в организации в соответствии с ее локальными актами. Пример таких журналов:

Журнал регистрации приказов об увольнении

Журнал регистрации приказов на отпуск

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации листков нетрудоспособности


Эксперт делится важной информацией о Журнале регистрации отпусков в материале по ссылке.


Журнал учета трудовых договоров и доп. соглашений к ним также ведется в соответствии с локальным актом работодателя: http://1kadry.ru/#/document/118/16248/?step=28

Все указанные выше «необязательные» журналы ведутся согласно положением локальных нормативных актов, где можно предусмотреть электронное ведение журналов.

Подробности в материалах Системы:

1. Ситуация: Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации

Кадровая служба организации обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Формы этих книг утверждены постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Кроме того, в кадровой службе ведут журналы:

Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно.

Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Из ответа «Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу»

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

03.06.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль