Что делать если бывший работник утерял трудовую книжку?

73

Вопрос

Ко мне обратилась бывшая сотрудница нашей организации по вопросу утери трудовой книжки. В настоящее время она нигде не работает. Первым местом ее работы была наша организация в и работала она у нас с 1989 по 1991 года под фамилией Скачкова. Она принесла мне чистую трудовую книжку. В настоящее время она Санникова. Как мне поступить и оформить ей дубликат?Я думаю, что я ей оформлю дубликат следующим образом.1. Выпишу трудовую на Санникову(как она сейчас по паспорту), внесу данные об образовании (она мне принесла диплом), пишу дату выдачи трудовой книжки 23 апреля 2015 год, ответственного за выдачу пишу свою фамилию (в 89-91 годах я здесь не работала).2. В названии организации пишу название, как организация называлась раньше (Магнитогорский психоневрологический интернат), а печать ставлю с надписью сегодняшнего названия организации (добавились в названии слова Государственное стационарное учреждение и т.д. и только в конце Магнитогорский психоневрологический интернат. Или в названии организации сразу писать как мы называемся сейчас.3. Подпись ставлю свою (Специалист по кадрам и свою фамилию).4. Выдаю на руки справку о том, что мы являемся правоприемником прошлой организации.

Ответ

Ответ на вопрос:

Работница, утерявшая трудовую книжку, должна обратить к вам, с просьбой оформить ей дубликат трудовой книжки в письменном виде, т.е. она должна написать заявление с просьбой оформить дубликат.


Читайте подробнее о работнике без трудовой книжки по этой ссылке.


Вы в свою очередь, обязаны оформить сотруднице дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления.

Как мы поняли из вашего вопроса, единственным местом работы бывшей сотрудницы была ваша организация.

Если же у нее все-таки были и другие места работы, то для заполнения дубликата трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности.

Далее, оформите дубликат в следующем порядке:

1. Заполните титульный лист дубликата

Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки, при этом, лучше это сделать не на бланке, принесенном работницей, а на вашем бланке, купленном у законных распространителей.

На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат».

Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. При этом, вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.


Читайте о поддельной трудовой книжке, чтобы не совершать ошибок.


Следовательно, поскольку после перемены фамилии сотрудница оформила новый паспорт, то вносить сведения следует в соответствии с ним (т.е. на Санникову). Восстанавливать ранние записи о смене фамилии на обложке дубликата трудовой книжки не нужно.

Также, вам необходимо внести и данные об образовании, т.е. на основании представленного работницей диплома.

Дата выдачи дубликата будет текущая дата (т.е. 23 апреля 2015).

Ответственный за выдачу дубликата будете Вы, т.к. дубликат выдается текущей датой, а на текущий момент ответственной за трудовые являетесь Вы.

2. Заполните раздел «Сведения о работе»

В разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имела сотрудница до поступления в вашу организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должностей сотрудника.

Далее внесите общий и (или) непрерывный стаж по отдельным периодам работы.

Следовательно, в графе 3 укажите наименование организации. При этом, наименование вам необходимо внести старое, которое действовало на момент работы данной сотрудницы.

Далее, внесите запись о приеме и если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись. Затем, внесите сведения о прекращении трудового договора.

Далее, внесите сведения о реорганизации вашей организации (например, Закрытое акционерное общество «Альфа» (ЗАО «Альфа») 13.10.2011 реорганизовано путем присоединения в общество с ограниченной ответственностью «Торговая фирма "Гермес"» (ООО «ТФ "Гермес"»)).

Затем, подпись в трудовой должен поставить руководитель организации или лицо уполномоченное на это, а также, с записями должна ознакомиться и сама работница.

3. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой верните сотруднику. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносите только имеющиеся в этих документах сведения.

Что касается выдачи справки, то в данном случае справку выдавать не обязательно, т.к. запись о реорганизации вы отразите в самом дубликате.

Подробности в материалах Системы Кадры:

  1. Ответ:Как оформить дубликат трудовой книжки

Основания для оформления дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:

  • его трудовая книжка утеряна;
  • его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
  • в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В последнем случае сотруднику по его письменному заявлению выдают по последнему месту работы дубликат, в который переносят все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной. Такие правила установлены в пункте 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. На это указывают и суды (см., например, апелляционное определение Омского областного суда от 25 июня 2014 г. № 33-3837/14).

Оформление дубликата при утере трудовой книжки сотрудником

Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.


Читайте о утере трудовой книжки работником больше информации в статье по ссылке.


Оформляя дубликат трудовой книжки, внесите в него следующие сведения:

Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Заполнение титульного листа дубликата

Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. Вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.

Ситуация:Нужно ли вносить запись о первой фамилии сотрудницы в дубликат трудовой книжки

Нет, не нужно.

При заполнении трудовой книжки записи о фамилии, имени и отчестве сотрудника указывают на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, заграничного паспорта, водительских прав, военного билета и т. п.). Об этом говорится в пункте 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Эти правила распространяются и на выдачу дубликата. Поскольку после перемены фамилии сотрудница оформила новый паспорт, вносить сведения следует в соответствии с ним. Восстанавливать ранние записи о смене фамилии на обложке дубликата трудовой книжки не нужно.

Заполнение сведений о работе в дубликате

В разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должностей сотрудника.

После этого общий и (или) непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы. В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.

Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой верните сотруднику. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносите только имеющиеся в этих документах сведения.

Порядок и особенности заполнения дубликата трудовой книжки приведены в разделе III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и разделе 7 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

<...>

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

23.04.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль