На каких документах можно ставить факсимильную подпись руководителя организации?

451

Вопрос

На каких документах можно ставить факсимильную подпись руководителя организации?авансовые отчеты, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.

Ответ

Ответ на вопрос:

Определение понятия «подпись» содержится в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28. Пункт 50 данного документа определяет подпись как реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В данном определении речь идет именно о собственноручной росписи, а не об оттиске такой росписи.

Статья 160 ГК РФ при совершении сделок допускает использование факсимильного воспроизведения подписи с помощи средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Однако порядок использования факсимиле не установлен трудовым законодательством. Применение факсимиле допускается при взаимном соглашении сторон, но в сфере гражданско-правовых, а не трудовых отношений. Поэтому, с нашей точки зрения, факсимильную подпись на кадровых документах использовать нельзя.

Аналогичной точки зрения придерживается ФНС России в отношении бухгалтерских документов. Так, например, в своем письме от 07.04.2005 № 03-1-03/557/11 ФНС России отметила, что налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.

Согласно п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Невыполнение этого требования может явиться основанием для отказа в принятии НДС к вычету (абз. 3 п. 2 ст. 169 НК РФ).

При этом НК РФ не предусмотрено, каким способом должен быть подписан счет-фактура. На этом основании арбитражные суды делали вывод, что организация вправе подписывать счет-фактуру факсимильной подписью (например, Постановления ФАС Поволжского округа от 17.05.2011 N А55-17448/2010, от 03.08.2010 N А72-18254/2009, ФАС Московского округа от 16.02.2010 N КА-А41/338-10, ФАС Северо-Кавказского округа от 15.06.2011 N А53-15283/2010).

Однако Минфин России и ФНС России в своих разъяснениях указывали, что факсимильная подпись не предусмотрена НК РФ, следовательно, счета-фактуры, подписанные таким способом, считаются оформленным ненадлежащим образом (Письма Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 22.01.2009 N 03-07-11/17). Иногда с этим соглашались и суды (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 02.12.2010 N А33-20240/2009).

Позиция Президиума ВАС РФ по этому вопросу сформулирована в Постановлении от 27.09.2011 N 4134/11. Президиум ВАС РФ подтвердил, что подписание счета-фактуры факсимильной подписью не предусмотрено НК РФ. Следовательно, отступление от установленных НК РФ правил подписания счета-фактуры влечет отказ в вычете по НДС.

Официальная позиция изложена в Письме Минфина России от 15.03.2010 N 03-02-08/13: использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Чиновники и ранее говорили о том, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов (Письмо Минфина России от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404).

Обращаем Ваше внимание, в соответствии с правилами работы экспертной поддержки КСС "Система Кадры" мы осуществляем консультации только по вопросам, относящимся к кадровой тематике и трудовому праву. Подготовка ответов по вопросам подписания бухгалтерских документов не входит в нашу компетенцию, поэтому мы не можем предоставить ответ с должной экспертной оценкой. Для получения более подробного ответа по бухгалтерским вопросам, советуем Вам обратиться в БСС "Система Главбух", к которой у Вас есть оплаченный доступ. Спасибо за понимание и благодарим Вас за обращение.

Подробности в материалах Системы БСС:

1. Рекомендации: Можно ли принять к вычету НДС по счету-фактуре с факсимильной подписью

Нет, нельзя.

В пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ сказано, что счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации (либо уполномоченным лицом). Счета-фактуры, оформленные с нарушением указанного требования, не могут служить основанием для вычета НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). По мнению контролирующих ведомств, нормы законодательства подразумевают наличие на счетах-фактурах именно собственноручных подписей уполномоченных должностных лиц. Факсимиле же представляет собой воспроизведение собственноручных подписей техническими средствами. Счета-фактуры, оформленные с использованием факсимильных подписей, не равнозначны счетам-фактурам, которые подписаны руководителем и главным бухгалтером лично. Поэтому принимать НДС к вычету на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью, нельзя. Об этом сказано в письмах Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33, от 17 сентября 2009 г. № 03-07-09/48, от 22 января 2009 г. № 03-07-11/17, ФНС России от 17 мая 2005 г. № ММ-6-03/404, от 14 февраля 2005 г. № 03-1-03/210/11.

Правомерность такого подхода подтверждена Президиумом ВАС РФ в постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11.

Следует отметить, что до выхода этого постановления арбитражная практика по данному вопросу была неоднородной. Некоторые суды признавали, что применение налоговых вычетов по счетам-фактурам с факсимильными подписями правомерно (см., например, определения ВАС РФ от 19 октября 2010 г. № ВАС-11195/10, от 19 февраля 2010 г. № ВАС-755/10, от 20 ноября 2009 г. № ВАС-15357/09, от 17 июля 2009 г. № ВАС-8971/09, от 13 февраля 2009 г. № ВАС-16068/08, постановления ФАС Московского округа от 4 мая 2011 г. № КА-А40/3623-11, Северо-Кавказского округа от 12 октября 2009 г. № А32-12030/2007-19/302, Поволжского округа от 3 августа 2010 г. № А72-18254/2009, от 26 марта 2009 г. № А55-6067/2008, Северо-Западного округа от 8 февраля 2011 г. № А56-12834/2010). Однако есть примеры судебных решений, из которых следует, что использовать факсимиле для подписи финансовых документов недопустимо (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 2 декабря 2010 г. № А33-20240/2009, от 20 июля 2005 г. № А19-2073/05-5-Ф02-3384/05-С1, Северо-Западного округа от 15 октября 2009 г. № А56-3641/2009, Дальневосточного округа от 7 апреля 2008 г. № Ф03-А73/08-2/918, от 21 февраля 2007 г. № Ф03-А73/06-2/5431, Поволжского округа от 19 июля 2007 г. № А65-3666/2006, от 21 июня 2007 г. № А57-4833/06-33, Западно-Сибирского округа от 29 января 2007 г. № Ф04-8449/2006(29482-А46-33)).

После выхода постановления Президиума ВАС РФ от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 следует ожидать, что арбитражная практика по рассматриваемой проблеме станет однородной.

Из рекомендации «Кто может подписать счет-фактуру»

Ольга Цибизова,

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Можно ли использовать факсимиле при подписании трудовых договоров и дополнительных соглашений

Нет, нельзя.

Пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ, который предусматривает воспроизведение факсимильных подписей на договорах, в отношении трудовых договоров не применяется. Это объясняется тем, что трудовые отношения, в том числе порядок заключения трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним, регулируются исключительно трудовым законодательством (ст. 5 ТК РФ). Согласно положениям части 1 статьи 67 Трудового кодекса РФ трудовой договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах, на каждом из которых стороны договора (сотрудник и работодатель) собственноручно ставят свои подписи.

Из ответа «Как оформить прием сотрудника на работу»

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

15.05.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль