Какие документы необходимо оформлять организации при делении отпуска на части?

310

Вопрос

  1. Какие документы необходимо оформлять организации при делении отпуска на части?

  2. Какие документы должны быть оформлены в организации если работодатель не возражает, а работник желает (в течение года, после того как график отпусков уже утвержден) «выбирать» одну из частей отпуска (14 дней) по одному, два дня в течение года. 

Ответ

Рассмотрим ваши вопросы:

  1. Какие еще документы необходимо оформлять организации при делении отпуска на части?

Деление отпуска на части происходит по соглашению сторон. Следовательно, если это отражено в графике отпусков, заявлении работника и приказе работодателя, то больше никаких дополнительно документов оформлять не нужно.

  1. Какие документы должны быть оформлены в организации если работодатель не возражает, а работник желает (в течение года, после того как график отпусков уже утвержден) «выбирать» одну из частей отпуска (14 дней) по одному, два дня в течение года.

Если в графике отпусков отражены конкретные даты предоставления отпуска работнику, при этом, работник желает взять несколько дней отпуска не по графику, то утвержденную заранее в графике дату отпуска можно перенести по договоренности между сотрудником и работодателем.

Таким образом, в данном случае оформляйте каждый раз (т.е. на каждые 1 или 2 дня) перенос отпуска. При этом в графе 7 "фактическая дата" графика отпусков укажите фактические даты отпуска работника.

Порядок оформления переноса см. ниже по тексту.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Какова продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска

Общая продолжительность отпуска

Общая продолжительность ежегодного отпуска складывается из продолжительности основного и дополнительных отпусков. При расчете общей продолжительности отпуска основной и дополнительный отпуска суммируются.

В зависимости от категории сотрудника ежегодный отпуск предоставляется в календарных или рабочих днях.

В большинстве случаев отпуск предоставляют в календарных днях. При этом праздничные дни, предусмотренные статьей 112 Трудового кодекса РФ, в число календарных дней отпуска не включают.

Об этом говорится в статье 120 Трудового кодекса РФ.

Деление отпуска

Сотрудник может единовременно взять ежегодный отпуск общей продолжительности или отдыхать несколько раз в году. При этом решение о разделении отпуска на части должно быть обоюдным и подтверждено документами. Свои пожелания относительно разделения отпуска сотрудник может отразить в заявлении произвольной формы. Если работодатель предлагает разделить отпуск, то он может направить сотруднику соответствующее уведомление, предусмотрев в нем специальную строку, где работник напишет, согласен он или нет на такое разделение. Если вопрос о разделении отпуска возникает до составления графика отпусков, то достигнутые договоренности следует отразить в графике и указать все части отпуска, которые будут предоставлены работнику.

Следует учесть, что хотя бы одна из частей разделенного отпуска должна быть не менее 14 дней. Оставшиеся дни сотрудник может использовать как угодно. Если администрация организации не возражает, то он вправе использовать даже по несколько дней отпуска из оставшейся половины.

Такой порядок разделения ежегодного отпуска на части предусмотрен в статье 125 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: Можно ли в локальный акт организации включить условие о том, что одна из частей отпуска не может превышать 14 календарных дней

Нет, нельзя.

Разделение отпуска на части возможно лишь по соглашению между сотрудником и работодателем (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Работодатель, закрепляя положение, по которому одна из частей отпуска не может превышать 14 календарных дней, нарушает права сотрудников на использование отпуска в полном объеме (ч. 1 ст. 122 ТК РФ).

Поэтому включать в локальный акт условие, по сути, обязывающее сотрудников использовать отпуск частями, нельзя.

Ситуация: Можно ли предоставить отпуск с понедельника по пятницу, или в таком случае отпуск в обязательном порядке предоставляется на семь календарных дней: с понедельника по воскресенье Да, можно.

Предоставление отпуска сотруднику в период с понедельника по пятницу (на пять рабочих дней) не противоречит требованиям трудового законодательства, так как отпуска исчисляются в календарных днях, при этом дни отпуска могут приходиться как на рабочие дни (любое их количество от одного до пяти), так и на рабочие и выходные дни (ст. 120 ТК РФ). Оформлять отпуск на всю неделю при этом необязательно. При таком использовании отпуска сотрудник фактически увеличит совокупное количество дней отдыха в год за счет следующих за отпуском выходных.

Вместе с тем, если работодатель не согласен на предоставление отпуска с понедельника по пятницу, он вправе отказать сотруднику, и последний не вправе самостоятельно уйти в отпуск на то время, которое он сам для себя определил, поскольку разделение отпуска на части происходит по соглашению сторон (ст. 125 ТК РФ). Кроме того, предоставление отпуска регулируется графиком, который обязаны соблюдать и работодатель, и сотрудник (ст. 123 ТК РФ). Поэтому порядок предоставления отпусков на пять или на семь дней следует определить еще на этапе составления графика.

Также во избежание конфликтных и спорных ситуаций по данному поводу следует прописать порядок разделения отпусков в локальном акте (например, в Положении об отпусках), в том числе предусмотреть порядок и возможность деления отпусков (ст. 8 ТК РФ).

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ответ: Какие документы нужно оформить при предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска

Документальное оформление

Для оформления ежегодных отпусков утверждены типовые формы документов:

График отпусков

Очередность ухода сотрудников в отпуск пропишите в графике отпусков (форма № Т-7 или самостоятельно разработанная форма). Составьте его на один календарный год.

График отпусков оформляет сотрудник отдела кадров. Если в организации (учреждении) нет отдела кадров, то график может составить сотрудник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета.

График должен подписать руководитель кадровой службы и утвердить руководитель организации (учреждения). Согласно части 1 статьи 123 Трудового кодекса РФ составить и утвердить график отпусков на новый год нужно не позднее 17 декабря текущего года.

При составлении графика учтите специфику деятельности организации (учреждения) и пожелания сотрудников. Если в организации (учреждении) есть профсоюз, то при составлении графика нужно учесть и мнение профсоюза. Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ.

График отпусков обязателен как для организации (учреждения), так и для сотрудников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Уведомление об отпуске

О дате начала отпуска сотрудника нужно известить под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Формы и способы такого извещения организация определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения или уведомления сотрудников, ознакомительные листы и ведомости, проекты приказов (распоряжений) и т.п. Такие разъяснения приведены в пункте 4 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1.

Например, можно оформить уведомление в произвольной форме или заранее (за две недели до начала отпуска) составить приказ об отпуске по форме № Т-6 или самостоятельно разработанной форме и ознакомить с ним сотрудников. Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска в обоих случаях будут соблюдены.

Заявление на отпуск

Если сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск ему необязательно. Если сотрудник хочет уйти в отпуск вне графика или в графике не указана точная дата начала отпуска, он должен написать заявление (в произвольной форме). Также заявление необходимо, если отпуск берет новый сотрудник, который был принят на работу после утверждения графика.

Приказ на отпуск

При уходе сотрудника в отпуск нужно составить приказ о предоставлении отпуска сотруднику или нескольким сотрудникам по форме № Т-6 или форме № Т-6а, либо по самостоятельно разработанной форме. Приказ подписывает руководитель, сотрудника нужно ознакомить с приказом под подпись.

Записка-расчет

На основании приказа на отпуск бухгалтерия оформляет записку-расчет о предоставлении отпуска (по форме № Т-60 или самостоятельно разработанной форме) и начисляет сотруднику отпускные.

Перенос отпуска

Утвержденную заранее в графике дату отпуска можно перенести по договоренности между сотрудником и работодателем. Причем инициатором такого переноса могут выступать обе стороны.

В частности, сотрудник может потребовать перенести отпуск, а работодатель обязан будет исполнить такое требование в случаях, когда:

Кроме того, перенос отпуска на другое время допускается:

  • если во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник заболел;

  • если предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (в этом случае перенесенный отпуск должен быть использован сотрудником не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется);

  • в других случаях, предусмотренных законодательством или локальными нормативными актами организации (например, при отзыве сотрудника из основного отпуска, при досрочном предоставлении отпуска отдельным категориям сотрудников, указанным в части 4 статьи 122 Трудового кодекса РФ).

Это следует из положений статьи 124 Трудового кодекса РФ.

Если период отпуска меняется по инициативе сотрудника, то ему необходимо написать заявление с указанием причины переноса. Если инициатором переноса отпуска выступает работодатель, то ему необходимо направить сотруднику соответствующее уведомление с просьбой выразить свое согласие или отказ в переносе.

Если обе стороны на перенос отпуска согласны, то сотрудник службы персонала оформляет приказ о переносе отпуска в произвольной форме и вносит соответствующие изменения в график отпусков (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Утверждать график в новой редакции не требуется. Внести все необходимые корректировки (т. е. фактические даты отпуска) позволяет сама форма графика (графы 8 и 9 формы № Т-7).

В случае переноса ежегодного отпуска уже после издания приказа о его предоставлении и заполнения раздела VIII личной карточки сотрудника внесенную в карточку информацию следует уточнить. Порядок внесения исправлений в указанный раздел карточки законодательством не установлен, поэтому работодатель может внести изменения в произвольной форме.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль