Как правильно оформить безвозмездную выдачу сотрудникам трудовых книжек?

702

Вопрос

Как правильно оформить безвозмездную выдачу сотрудникам трудовых книжек? в каких документах необходимо отразить этот момент? что должно быть написано в документе?

Ответ

В соответствии со ст. 65 Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю, в частности, трудовую книжку. Исключение составляют случаи, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.


Более подробно о выдаче трудовой книжки вы можете узнать в статье.


Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила). В п. 47 Правил предусмотрено, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. При этом установлены случаи, в которых работодатель обязан выдать бланк трудовой книжки бесплатно, - это массовая утрата трудовых книжек в связи со стихийным бедствием или их порча по вине работодателя (п. п. 34 и 48 Правил).

Работодатель вправе бесплатно выдавать работникам бланки трудовых книжек и в иных случаях. В законодательстве на этот счет ограничений нет.

При этом следует учитывать, что в п. 16 ст. 270 Налогового кодекса РФ установлено следующее: при определении налоговой базы не учитываются расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходов, связанных с такой передачей, если иное не предусмотрено гл. 25 НК РФ.

Таким образом, расходы на приобретение бланков трудовых книжек, выдаваемых работникам безвозмездно, не учитываются в расходах для целей налогообложения, за исключением случаев, когда работодатель обязан выдать бланк трудовой книжки бесплатно. В этом случае расходы на приобретение бланков трудовых книжек учитываются в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, на дату их выдачи работникам.

Кроме того, в бюджетных учреждениях бесплатная выдача сотрудникам трудовых книжек, приобретенных за счет бюджетных средств, может привести к нарушению исполнения бюджетного законодательства (ст. 28, 34 Бюджетного кодекса РФ) (подробнее об этом см. в доп. материалах).

Если у работодателя (коммерческой организации) все же возникнет необходимость в выдаче трудовых книжек безвозмездно, считаем целесообразным издать соответствующий приказ в произвольной форме и знакомить с ним работников при приеме на работу.

Приказ может выглядеть следующим образом:

«Альфа»
ИНН 7708123459, КПП 770801009, ОКПО 98756423

полное наименование организации

ПРИКАЗ № 256
о безвозмездной выдаче трудовых книжек

г. Москва 10.01.2014

В связи с производственной необходимостью

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Выдавать трудовые книжки или вкладыши в них всем принимаемым на работу в ООО «Альфа» работникам при наличии такой необходимости согласно ст. 65 ТК РФ на безвозмездной основе.

2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор ______________ А.В. Львов

С приказом ознакомлены:

Руководитель отдела кадров ______________ Е.Э. Громова
10.01.2014

Инспектор по кадрам ______________ А.В. Дежнева
10.01.2014

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль