Как компенсировать стоимость дороги сотруднику?

205

Вопрос

Сотрудник улетел в командировку в Германию на три дня, потом не возвращаясь на рабочее место из места командирования улетел в Америку в отпуск на две недели. Билет обратно покупал сам. Читала, что в этом случае мы имеем право компенсировать ему стоимость дороги обратно, но как быть, если билет обратно из Америки на много превышает стоимость билета из Германии? 

Ответ

Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В соответствии с п. п. 6 и 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем. На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке - дату приезда в пункт назначения и дату выезда из него.

Командировка является рабочим временем (ст. ст. 91, 166 ТК РФ), в то время как отпуск - это время отдыха, когда работник свободен от работы (ст. ст. 106, 107 ТК РФ). Время отпуска не может быть включено в период командировки, указанный в командировочном удостоверении, так как данное время не относится к времени командировки.

С согласия работодателя работник вправе объединить командировку и свой отпуск, так как ограничений или запретов на это в трудовом законодательстве не предусмотрено. Следовательно, работник может выехать в командировку и по ее окончании, не возвращаться к месту работы, остаться на отдых в городе, куда был направлен, или направиться в другой город.

При этом следует учитывать следующее. При оформлении отпуска сразу по окончании командировки у организации могут возникнуть проблемы с вопросом оплаты стоимости обратного проезда и с налогообложением.

Минфин России убежден, что в этом случае сотрудник, которому работодатель компенсировал стоимость обратного билета, получил доход в натуральной форме, если он возвращается к месту работы по истечении достаточно продолжительного времени (как у вас, после отпуска) (письма от 31.12.2010 № 03-04-06/6-329 (http://1kadry.ru/#/document/99/902255599/?step=59) и от 10.06.2010 № 03-04-06/6-111 (http://1kadry.ru/#/document/99/902222454/?step=61)).

Кроме того, стоит отметить, что организация не может учесть в составе расходов для целей исчисления налога на прибыль стоимость билета из Америки в г. Москву, если работник вылетел в заграничную командировку в Германию, а по окончании заграничной командировки у работника начался отпуск, и из Германии он полетел в Америку.

Согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Датой признания расходов на командировки согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ является дата утверждения авансового отчета.

Согласно ст. 167 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение всех расходов, связанных со служебной командировкой.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ). В перечень расходов, которые работодатель обязан возместить работнику, входят расходы по проезду и дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточные.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в п. 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Согласно условиям вопроса работник организации находился в заграничной командировке.

В данном случае при командировке за границу командировочное удостоверение не требуется (п. 15 Положения).

При заграничных командировках отметки о пересечении государственной границы ставятся в заграничном паспорте, ксерокопии страниц которого работник прикладывает к авансовому отчету о командировочных расходах (см. Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47 (http://1kadry.ru/#/document/99/902104937/?step=67) (п. 2)).

В случае если работник по объективным причинам задержался в командировке, для учета расходов, связанных с такой задержкой, необходимы оправдательные документы.

К ним, например, относятся справки из аэропорта о причинах задержки вылета самолета из-за плохих метеорологических условий и т.д. (Письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-04/2/244, http://1kadry.ru/#/document/99/902116066/?step=69).

Возможна ситуация, когда в силу производственной необходимости работнику, проехавшему часть пути, меняется место командировки (например, город, куда он командирован). Тогда он вынужден вернуть прежний билет и приобрести новый. Как следует из Письма Минфина России от 02.05.2007 N 03-03-06/1/252 (http://1kadry.ru/#/document/99/902041547/?step=71), в данном случае стоимость старого и стоимость нового билетов можно включить в состав расходов на командировку при условии, что смена места командировки обусловлена производственной необходимостью.

Таким образом, на основании вышеизложенного можно говорить о том, что в рассматриваемой ситуации расходы в виде стоимости обратного билета из Америки в г. Москву не связаны с исполнением трудовых обязанностей и, соответственно, не произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Поэтому на основании п. 1 ст. 252 НК РФ стоимость обратного билета из Америки в г. Москву не может быть учтена в составе расходов для исчисления налога на прибыль. Аналогичные разъяснения даны в Письме Минфина России от 22.11.2010 N 03-04-06/6-272 (http://1kadry.ru/#/document/99/902246801/?step=73) относительно возмещения расходов работников организации, произведенных в поездках, не связанных с исполнением трудовых обязанностей.

На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что расходы на приобретение билета из Америки в г. Москву не учитываются при налогообложении прибыли, так как билет куплен на дату возвращения работника не из командировки, а из отпуска.

Эксперты Горячей линии КСС Система Кадры консультируют пользователей Системы по вопросам трудового права и кадрового делопроизводства. Вопросы налогообложения и бухгалтерского учета не входят в компетенцию наших экспертов.

Благодарим за понимание.

Подробности в материалах Системы:

  1. Журналы и книги: 1001 вопрос: Выплаты персоналу

№ 997. Может ли сотрудник уйти в отпуск сразу после командировки, не возвращаясь на работу?

Да, может. Никаких ограничений на этот счет в Трудовом кодексе РФ нет. Однако, если организация выплачивает зарплату наличными, перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно выплатить ему отпускные. Сотрудник должен получить их не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль