Какие документы может заверять отдел кадров? Как правильно оформить заверительную надпись?

6411

Вопрос

Добрый день, прошу Вас дать разъяснение по следующему вопросу: Какие документы может заверять отдел кадров? Как правильно оформить заверительную надпись? Есть ли какие-либо нормативно-правовые акты по данному вопросу? В нашей организации достаточно большая численность и полномочия руководителей различных служб определены в доверенностях. Учитывая это должен ли быть в доверенности на руководителя кадровой службы пункт о полномочиях на заверение определенных видов документов? Инспектор по кадрам заверят копии трудовых книжек - должны ли эти полномочия отражены в каком нибудь локальном акте?

Ответ

Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что для того чтобы копия документа имела юридическую силу, ее нужно заверить.

Как правило, копии документов вправе заверять исполнительный орган юридического лица – директор организации (письмо федеральной налоговой службы России от 02 августа.2005 за номером 01-2-04/1087), либо уполномоченное на то должностное лицо.

При этом, процедура передачи полномочий может быть прописана в Уставе организации. При наличии такого описания следует действовать четко в соответствии с Уставом.

Если устав организации не предусматривает возможности передачи полномочий, то необходимо оформить доверенность. В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия, т.е. в данном случае доверенность должна четко содержать перечень полномочий.

Порядок заверения копий документов определен в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Следовательно, чтобы заверить копию документа, заверьте каждый лист копии. Для этого на копии документа укажите:

  • заверительную надпись «Верно» («Копия верна»);

  • должность лица, заверившего копию;

  • его личную подпись;

  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

  • дату заверения;

  • печать организации (печать для заверения копий определите по своему усмотрению, например, можно использовать печать отдела кадров).

Если копия документа содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, используйте особый порядок заверения. Он заключается в следующем.

На первом листе копии документа сделайте запись: «Копия». Сшейте ниткой и пронумеруйте все листы копии. Концы нитки выведите на оборот последнего листа копии, опломбируйте и сделайте запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». Ниже записи руководитель организации или сотрудник, уполномоченный на заверение копий, указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату и печать так, чтобы часть оттиска заходила на пломбу.

Таким образом, ответим на ваши вопросы:

Какие документы может заверять отдел кадров?

В настоящее время продолжает действовать Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X (ред. от 08.12.2003) "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" , согласно данного документа работодатель свидетельствует копии :

- документов, исходящих от него ( от работодателя);

- документы иных организаций, если оригинал находится у работодателя, и получить копию от органа, от которого исходит документ , невозможно;

- документов, которые работник предоставляет в кадровую службу работодателя, если не предусмотрено предоставление оригиналов таких документов на хранение работодателю либо обязательное нотариальное удостоверение .

Заверять документы может либо директор организации, либо уполномоченное на то должностное лицо. Следовательно, работник отдела кадров может заверять те документы, на заверение которых его уполномочил директор организации. Как правило, на практике, работник отдела кадров заверяет только кадровые документы.

Есть ли какие-либо нормативно-правовые акты по данному вопросу?

Действующим законодательством предусмотрено, что единоличный исполнительный орган общества (руководитель) без доверенности действует от имени ООО и АО, в том числе и в трудовых правоотношениях (ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах"). При этом, в данных документах также говорится, что директор ООО или АО может делегировать свои полномочия (либо часть из них) другим работникам.

В части нормативного обоснования права работодателя удостоверять копии документов можно ссылаться на ст. 62 ТК РФ и Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X (ред. от 08.12.2003) "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан".

Учитывая это должен ли быть в доверенности на руководителя кадровой службы пункт о полномочиях на заверение определенных видов документов?

Да, должен. При этом, доверенность должна содержать не только пункт, а конкретный перечень документов которые руководитель кадровой службы имеет право подписывать.

Инспектор по кадрам заверят копии трудовых книжек - должны ли эти полномочия отражены в каком нибудь локальном акте?

Заверение копий документов лицом, не уполномоченным на это является нарушением, а документы заверенные данным лицом не имеют юридической силы. Следовательно, право на заверение копий документов инспектором по кадрам должно быть делегировано в общем порядке, т.е. через доверенность.

Подробности в материалах Системы:

  1. Правовая база :

ПРЕЗИДИУМ ВЕРХОВНОГО СОВЕТА СССР

УКАЗ

от 4 августа 1983 г. N 9779-X

О ПОРЯДКЕ ВЫДАЧИ И СВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯМИ,

УЧРЕЖДЕНИЯМИ И ОРГАНИЗАЦИЯМИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ,

КАСАЮЩИХСЯ ПРАВ ГРАЖДАН

(в ред. Федерального закона от 08.12.2003 N 169-ФЗ)

Президиум Верховного Совета СССР постановляет:

1. Установить, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

2. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

3. Абзац не применяется на территории Российской Федерации. - Федеральный закон от 08.12.2003 N 169-ФЗ.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

4. Заявления о выдаче копий документов и свидетельствовании верности копий документов рассматриваются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан" (Ведомости Верховного Совета СССР, 1968 г., N 17, ст. 144; 1980 г., N 11, ст. 192).

5. Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в порядке, установленном настоящим Указом.

6. Признать утратившим силу Постановление ЦИК и СНК СССР от 3 июня 1937 года "Об упорядочении засвидетельствования копии с документа, касающегося личных прав и интересов гражданина" (СЗ СССР, 1937 г., N 37, ст. 149).

Председатель Президиума Верховного Совета СССР

Ю.АНДРОПОВ

Секретарь Президиума Верховного Совета СССР

Т.МЕНТЕШАШВИЛИ

  1. Ответ: Как оформить справку или копию документа по запросу сотрудника

Копия документа

Помимо справки, сотрудник может запросить копию документа, связанного с его трудовой деятельностью. Копия документа должна воспроизводить всю информацию подлинника и его внешние признаки. Копию можно сделать с помощью технического средства (ксерокса).

Чтобы копия имела юридическую силу, ее нужно заверить (ст. 62 ТК РФ). Для этого на копии документа укажите:

  • заверительную надпись «Верно» («Копия верна»);

  • должность лица, заверившего копию;

  • его личную подпись;

  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

  • дату заверения;

  • печать организации (печать для заверения копий определите по своему усмотрению, например, можно использовать печать отдела кадров).

Такой порядок установлен в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Совет редактора: если копия документа содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, используйте особый порядок заверения. Он заключается в следующем.

На первом листе копии документа сделайте запись: «Копия». Сшейте ниткой и пронумеруйте все листы копии. Концы нитки выведите на оборот последнего листа копии, опломбируйте и сделайте запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». Ниже записи руководитель организации или сотрудник, уполномоченный на заверение копий, указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату и печать так, чтобы часть оттиска заходила на пломбу.

Ситуация: Как заверить копию трудовой книжки сотрудника

Чтобы заверить копию трудовой книжки, заверьте каждый лист копии. Для этого проставьте на каждом листе заверительную надпись «Верно» («Копия верна»), а также иные обязательные реквизиты. Такой порядок следует из пункта 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Все листы копии скрепите.

Если копия трудовой книжки содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, заверьте ее в особом порядке.

Если дополнительно требуется подтвердить факт работы сотрудника в организации, то на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей внесите текущую дату и запись: «Работает по настоящее время». Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Ответ: Как оформить временное исполнение обязанностей генерального директора другим сотрудником

Доверенность на осуществление полномочий гендиректора

Если устав организации не предусматривает возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить доверенность. Она призвана регулировать внешние отношения организации (в частности, отношения с контрагентами). В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия.

Доверенность от имени организации должен подписать ее руководитель (или иное лицо, уполномоченное на это учредительными документами) с приложением печати этой организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Ее можно выдать на срок не более трех лет. Если срок в доверенности не указан, она будет действовать лишь в течение одного года с момента ее выдачи. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ.

Доверитель может в любое время отменить доверенность. А сотрудник, которому она выдана, вправе в любое время от нее отказаться. Случаи, когда действие доверенности прекращается, приведены в статье 188Гражданского кодекса РФ.

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Нормативно-правовая база: Трудовой Кодекс РФ;

Статья 20. Стороны трудовых отношений

Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: физическим лицом, являющимся работодателем; органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами.

  1. Нормативно-правовая база: Гражданский кодекс РФ

Статья 185. Доверенность

1. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу.

 

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль