Если в организации не предусмотрено ведение личных дел, как хранить копии документов работников?

393

Вопрос

Подскажите, пожалуйста, запуталась совсем. В нашей организации не предусмотрено ведение личных дел, ведутся только личные карточки с копиями документов на работника, теперь передаю в архив карточки формы Т-2, как правильно эту процедуру оформить??? Куда девать копии паспортов, дипломов и т.д., как правильно сделать опись и сформировать дело??

Ответ

Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что карточка ф. Т-2 не предполагает хранение в ней копий документов.

При этом, копии документов работников, как правило, хранятся в личных делах. Следовательно, если в вашей организации не предусмотрено ведение личных дел, то и хранить копии документов работников в данном случае не рекомендуется. Так как не упорядоченное хранение личных документов работников может привести к нарушению законодательства (например, разглашение персональных данных и т.д.)

Согласно п. 658 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 личная карточка работника должна храниться 75 лет.


Эксперт делится важной информацией о том, Где хранится трудовая книжка в материале по ссылке.


Следовательно, перед сдачей на архивное хранение дела с личными карточками нужно оформить окончательно, а именно:

  • составить внутреннюю опись (образец см. ниже);

  • составить лист-заверитель;

  • подшить (переплести) дело;

  • пронумеровать листы дела;

  • оформить обложку дела.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Рекомендации к оформлению дел также приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Форма листа-заверителя утверждена двумя документами:

  • решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – приложение 9;

  • приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19 – приложение 3.

Организация может использовать любой из них.

Более подробно" Как систематизировать документы кадровой службы и оформлять дела" см. ниже по тексту.

Что касается копий документов, то в связи с тем, что личные дела в вашей организации не ведутся, то копии указанных документов лучше уничтожить.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как систематизировать документы кадровой службы и оформлять дела

Этапы формирования дел

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

Порядок формирования дел описан в пункте 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Рекомендации к формированию дел также приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этих документах, необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Период формирования дел

Период формирования дел – календарный год. Однако есть дела, которые нужно вести на протяжении нескольких лет. Это, например, дела, в которых содержатся документы по вопросам, не решенным в пределах года, а также личные дела сотрудников (одно личное дело ведется в течение всех лет работы сотрудника).

Оформление папки для будущего дела

В конце календарного года нужно завести столько папок на отчетный год, сколько дел числится в структурном подразделении по номенклатуре дел. На обложки папок из номенклатуры перенесите заголовки дел и индексы, а на корешках проставьте только индексы. После этого в папки можно помещать документы будущих дел. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа. Об этом говорится в пункте 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Подшивка документа в дело

При распределении документов по папкам (делам) нужно руководствоваться следующими правилами:

  • подшивайте в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. Если в течение года появятся какие-либо неустановленные документы, сформируйте их в отдельные дела. Для этого в номенклатуре предусмотрите резервные номера;

  • подшивайте документы в дела только после их исполнения. Неисполненный документ может понадобиться для работы, а изъять его из подшивки будет сложно;

  • подшивайте документы в дела в день их исполнения, иначе документы могут затеряться;

  • подшивайте документы в дела только в одном экземпляре. Исключение могут составить экземпляры со служебными пометками, визами и т. п.;

  • в деле должно быть не более 250 листов. Если в деле очень много документов, делите его на тома (части).

Такие правила формирования дел установлены пунктом 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Ситуация: Как оформить дело перед сдачей его в архив

Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно, а именно:

  • составить внутреннюю опись;

  • составить лист-заверитель;

  • подшить (переплести) дело;

  • пронумеровать листы дела;

  • оформить обложку дела.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Рекомендации к оформлению дел также приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Форма листа-заверителя утверждена двумя документами:

Организация может использовать любой из них.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ответ: Как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации

Архив организации

Чтобы обеспечить сохранность документов, организация может создать собственный архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В этом случае все структурные подразделения организации будут передавать документы, образующиеся в процессе их деятельности, на хранение в архив. В частности, кадровая служба сможет передать в архив организации документы по личному составу, в отношении которых законодательством установлены предельные сроки хранения.

Порядок подготовки документов для передачи в архив

Порядок подготовки документов для их передачи в архив приведен в Основных правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. При этом коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Указанные организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в Положении об архиве (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

В любом случае (независимо от установленного в организации порядка) определите сотрудника, ответственного за подготовку документов (в т. ч. кадровых) к их передаче на архивное хранение. Соответствующие обязанности могут быть возложены на сотрудника, например, приказом руководителя. Это следует из положений абзаца 1 пункта 6.3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).

Проведение экспертизы ценности документов

По общему правилу передаче документов (в т. ч. кадровых) на хранение в архив организации предшествует экспертиза ценности документов. Ее проводят ежегодно, чаще всего в начале календарного года (п. 2.3.1 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Чтобы провести экспертизу ценности документов, создайте экспертную комиссию (п. 2.2.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Для этого издайте приказ в произвольной форме. В состав комиссии должно входить не менее трех человек. В обязательном порядке включите в него руководителя архива организации или сотрудника, ответственного за архив. Председателем комиссии назначьте одного из руководящих сотрудников организации (например, руководителя отдела кадров). Такой порядок формирования экспертной комиссии приведен в пункте 2.2.3 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

По ходу проведения экспертизы комиссия отбирает:

  • дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Такие дела подлежат передаче в архив организации;

  • дела с временными сроками хранения. Такие дела остаются на хранении в соответствующих структурных подразделениях;

  • дела, сроки хранения которых истекли. Такие дела подлежат уничтожению.

Об этом говорится в пункте 2.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Дела для передачи в архив организации отбираются путем их полистного просмотра и подлежат полному оформлению (п. 2.3.3, 3.6.3 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Передача дел в архив организации

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Дела передавайте по графику, установленному архивом. Он должен быть согласован с руководителями структурных подразделений и утвержден руководителем организации.

Сдаточные описи дел для их передачи в архив составляет структурное подразделение (кадровая служба) в трех экземплярах по форме, приведенной в приложении 12 к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (п. 3.7.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Сотрудник архива принимает каждое дело в присутствии сотрудника кадровой службы. При этом в описи дел ставится отметка о наличии дела.

Об этом говорится в пункте 3.7.25 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Формы: Внутренняя опись личного дела сотрудника. Оформляется перед сдачей дел в архив

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № 23


п\п

Индекс
документа

Дата
документа

Заголовок
документа

Номера
листов дела

Примечание

1

05-15

12.02.02

Копия диплома

1-2

2

05-05

12.02.02

Анкета

3-15

3

05-02

12.02.02

Копия приказа о
приеме на
работу

16

Приказ от 12.02.02
№ 12-к

4

05-01

12.02.02

Трудовой договор

17-21

Трудовой договор
от 12.02.02 № 12-ТД

...

Итого:

48 (сорок восемь)

документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи

2 (два)

(цифрами и прописью)

Ответственный за кадровый учет: В.Н. Зайцева

(подпись)

«

12

»

февраля

20

02

г.

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль