Как правильно оформить справку о стаже работы бывшего сотрудника для пенсионного фонда?

46992

Вопрос

Как правильно оформить справку о стаже работы бывшего сотрудника для пенсионного фонда (если он увольнялся и принимался несколько раз)? Справка нужна, в том числе и по работе во вредных условиях труда.

Ответ

По подтверждению стажа за работу в обычных условиях труда:

Порядок подтверждения страхового стажа для получения пенсии гражданину зависит от того, когда осуществлялась работа, по которой требуется подтвердить стаж: до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в Пенсионном фонде РФ (т. е. до 1997 года) или после.

Книга о кадровом делопроизводстве 2017

В книге вы найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу; реквизиты документов.

Также узнаете, как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников; узнаете все об архиве кадровых документов: от формирования дел до уничтожения документов.

Рассмотрим экспертизу ценности документов, расскажем, что делать со старыми документами и как быстро наладить кадровый учет, или 20 нормативных актов, которые обязан знать каждый кадровик.

Скачать книгу

Периоды трудовой деятельности сотрудника до 1997 года могут быть подтверждены документами, выданными работодателем (ч. 1 ст. 13 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ). Основным подтверждающим стаж документом по общему правилу является трудовая книжка. Но при ее отсутствии, наличии в ней исправлений или неточных сведений гражданин может обратиться к бывшему работодателю с просьбой выдать ему иные документы, подтверждающие стаж работы в организации до 1997 года. К таким документам, в частности, относятся:

  • копия трудового договора, действующего на день возникновения трудовых отношений;
  • справка с места работы;
  • выписки из приказов по личному составу;
  • копии лицевого счета и расчетных ведомостей, подтверждающих выплату зарплаты;
  • копии авторского, лицензионного договора и т. п.

Об этом говорится в пунктах 6–10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555.

Справка с места работы выдается в свободной форме, где в хронологическом порядке указываются все периоды работы сотрудника в конкретной организации.

Справка может выглядеть следующим образом:

«Альфа»
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423

полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

СПРАВКА № 125

г. Москва

30.09.2013

Настоящая справка выдана Ивановой Елене Васильевне в том, что она работала:

1. в административном отделе в должности секретаря с 12.03.2010 (приказ от 12.03.2010 № 4-к) по 01.12.2010 (приказ от 01.12.2010 № 145-к);

2. в административном отделе в должности секретаря с 13.05.2012 (приказ от 13.05.2012 № 6-к) по 01.12.2012 (приказ от 01.12.2012 № 156-к);

Справка дана для представления в Пенсионный фонд РФ.

Руководитель отдела кадров

Е.Э. Громова

Главный бухгалтер

А.С. Глебова

М.П.

Периоды работы после регистрации сотрудника в системе обязательного пенсионного страхования, то есть после 1997 года, подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета, имеющихся в Пенсионном фонде РФ (п. 34 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555).

Согласно п. 36 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н (зарегистрировано в Минюсте России 16.02.2010 N 16440) (http://1kadry.ru/#/document/99/902200365/?step=5), в случае подачи заявления о назначении пенсии застрахованное лицо обращается к страхователю с заявлением о представлении на него в территориальный орган фонда индивидуальных сведений. Страхователь в течение 10 дней со дня обращения застрахованного лица представляет в территориальный орган фонда индивидуальные сведения об этом лице.

Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п (зарегистрировано в Минюсте России 23.10.2006 N 8392) (http://1kadry.ru/#/document/99/901991690/?step=8) утверждены формы документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования (далее - Формы) и Инструкция по их заполнению (далее - Инструкция).

Наименования форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования перечислены в п. 1 Постановления Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п.

Постановлением Правления ПФР от 23.06.2010 N 152п внесены изменения в Постановление Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п, согласно которым п. 1 Постановления Правления ПФР от 23.06.2010 N 192п дополнен абзацем "Сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии (СПВ-1)", Формы дополнены формой СПВ-1 "Сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии".

Согласно п. 3 Постановления Правления ПФР от 23.06.2010 N 152п Инструкция также дополнена новым разделом "Правила заполнения формы СПВ-1 "Сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии".

Документ представляется в территориальный орган ПФР страхователем (работодателем) по заявлению застрахованного лица, у которого возникли условия для установления трудовой пенсии.

Документ содержит сведения о застрахованном лице, в том числе о страховом стаже.

Сведения о стаже работы заполняются в следующем порядке: даты должны находиться в пределах периода со дня, следующего за днем окончания отчетного периода, предшествующего отчетному периоду, на который приходится предполагаемая дата установления трудовой пенсии, по предполагаемую дату установления трудовой пенсии.

Документ содержит сведения на предполагаемую дату установления трудовой пенсии.

Заполненный документ заверяется подписью руководителя и печатью организации (п. 66 Инструкции).

Перечень реквизитов и правила их заполнения определены в п. 67 Инструкции.

Таким образом, сведения о стаже работника в форме СПВ-1, предоставляемой в Пенсионный фонд, заполняются работодателем по его последнему месту работы в хронологическом порядке.

По подтверждению стажа за работу во вредных условиях труда:

В ряде случаев граждане имеют право на досрочный выход на пенсию. Такая возможность предоставляется людям, у которых есть периоды работы:

  • в особых территориальных условиях (Крайний Север);
  • в особых условиях труда (Список №1 или Список №2);
  • в других условиях, необходимых для досрочного назначения пенсии (например, педагоги).

Перечень лиц, имеющих право на досрочное назначение пенсии, а также условия ее назначения приведены в статьях 27–28 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ.

При обращении в органы Пенсионного фонда необходимо представить вместе с заявлением о досрочном назначении трудовой пенсии по старости трудовую книжку (или ее копию, заверенную по месту работы), а также документ, подтверждающий стаж на соответствующих видах работ. Как правило, таким документом является справка (образец устанавливается Пенсионным фондом РФ), уточняющая особый характер работ, дающих право на досрочное назначение пенсии. Данная справка выдается той организацией (или ее правопреемником), где лицо осуществляло свою деятельность на соответствующих видах работ.

ДЕПАРТАМЕНТ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

ГОРОДА МОСКВЫ

Государственное бюджетное учреждение

здравоохранения города Москвы

ГОРОДСКАЯ БОЛЬНИЦА № 789

789456, г. Москва,

Ул. Бридичача, д. 2, стр. 1,

тел/факс (899)789-63-79, (469)775-13-45

E-mail: gb@bk.ru

ОКПО 07852310 ОГРН 7896339064285

ИНН/КПП 4523069192/521001001

__________________ №___________________

С П Р А В К А

Дана Мушиной Валентине Васильевне 25.08.1970 года рождения в том, что она действительно работает в Городской больнице № 789 Департамента здравоохранения г. Москвы в должности, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости лицам, осуществляющим лечебную деятельность по охране здоровья населения, в соответствии с пп 20 п 1 ст 27 Федерального закона «О трудовых пенсиях в РФ» в редакции Федерального закона от 27.12.2009г. № 378-ФЗ:

с 13.02.2008г. по 05.03.2008г.

- акушерка отделения патологии (приказ № 784-к от 08.02.2008г.)

с 06.03.2008г. по наст. время.

- акушерка родового отделения (приказ №466 а-к от 29.02.2008г.)

С 13.02.2008г. по настоящее время работает на полную ставку.

Направлялась на курсы усовершенствования с полным отрывом от основной работы:

с 16.03.2009г. по 30.04.2009г. (приказ № 789 к-о от 12.03.2009г.)

Других отвлечении от основной работы не имеет.

В соответствии со ст. 25 Закона 173-ФЗ от 17.12.2001 г. «О трудовых пенсиях» городская больница несет ответственность за достоверность сведений, содержащихся в льготной справке, выданной для назначения и выплаты досрочной пенсии по старости за работу по охране здоровья населения.

Основание выдачи справки: трудовая книжка, штатные расписания, личная карточка формы Т-2, приказы по личному составу, лицевые счета, тарификационные списки, поименные списки работников, имеющих право на пенсию за выслугу лет в связи с лечебной и иной работой по охране здоровья населения.

Главный врач В.Т. Минов

Главный бухгалтер Е.У.Миля

Заместитель главного врача

по кадрам Д.Б.Дикова

Сведения о стаже работника в данной справке также заполняются работодателем в хронологическом порядке, как указано в представленном выше примере.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как оформить выход сотрудника на пенсию

Сведения для назначения пенсии

При достижении сотрудником пенсионного возраста организация должна сдать о нем индивидуальные сведения персонифицированного учета в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ. К документам, которые необходимо представить, относят:

  • сведения о начисленных и уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже сотрудника (форма СПВ-1);
  • опись сведений, передаваемых в Пенсионный фонд РФ (форма АДВ-6-2).

Такую отчетность в Пенсионный фонд РФ нужно подавать в том числе и на сотрудников, которые работают в организации по гражданско-правовым договорам, если на выплачиваемые им вознаграждения были начислены взносы на обязательное пенсионное страхование. Это следует из пункта 66 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Представить указанные сведения в отделение Пенсионного фонда РФ организация должна в течение 10 дней со дня получения от сотрудника заявления о достижении пенсионного возраста и о представлении на него индивидуальных сведений (п. 36 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н). Типовая форма заявления в законодательстве не предусмотрена, поэтому сотрудник может составить его в произвольной форме. После получения заявления организация издает приказ об оформлении документов в связи с выходом сотрудника на пенсию.

Такие выводы позволяют сделать абзац 2 пункта 4 статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, пункты 66 и 71 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Кроме того, в ряде случаев у работодателя возникает обязанность оформить справку о среднемесячном заработке сотрудника, которую он лично представляет в Пенсионный фонд РФ при оформлении пенсии. Перечень документов, которые представляет сотрудник, утвержден постановлением Минтруда России и ПФР от 27 февраля 2002 г. № 16/19па. К заявлению гражданина в Пенсионный фонд РФ о назначении трудовой пенсии по старости должны быть приложены, в частности, сведения о его среднемесячном заработке за 2000–2001 годы или за любые 60 месяцев подряд в течение трудовой деятельности до 1 января 2002 года (п. 2 приложения к постановлению Минтруда России и ПФР от 27 февраля 2002 г. № 16/19па).

Необходимость представить такие сведения возникает, если выполняются два условия:

  • сотрудник работал в организации в указанные периоды;
  • среднемесячный заработок приходится на период до регистрации сотрудника в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования.

Если работодатель был ликвидирован или прекратил деятельность по другим причинам, справку о среднемесячном заработке должен выдать его правопреемник.

Об этом сказано в пункте 26 приложения к постановлению Минтруда России и ПФР от 27 февраля 2002 г. № 16/19па.

Справку о среднемесячном заработке выдайте по письменному заявлению сотрудника не позднее трех дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ). Форма справки о среднемесячном заработке законодательством не установлена, поэтому составьте ее в произвольной форме.

Непосредственно расчет пенсии сотрудника проводят специалисты Пенсионного фонда РФ. К компетенции работодателя данный вопрос не относится. Прикинуть размер и порядок расчета будущей пенсии в зависимости от стажа с учетом социально значимых периодов (службы в армии, отпуска по уходу за ребенком и т. д.) сотрудники также могут самостоятельно на официальном сайте Минтруда России с помощью пенсионного калькулятора. За более подробными пояснениями по расчету сотруднику следует обращаться в территориальное отделение ПФР.

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Ситуация: Какие документы работодатель должен представить бывшему сотруднику, чтобы тот смог подтвердитьстаж работы в организации до1997года для получения пенсии

Порядок подтверждения страхового стажа для получения пенсии гражданину зависит от того, когда осуществлялась работа, по которой требуется подтвердить стаж: до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в Пенсионном фонде РФ (т. е. до 1997 года) или после.

Периоды трудовой деятельности сотрудника до 1997 года могут быть подтверждены документами, выданными работодателем (ч. 1 ст. 13 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ). Основным подтверждающим стаж документом по общему правилу является трудовая книжка. Но при ее отсутствии, наличии в ней исправлений или неточных сведений гражданин может обратиться к бывшему работодателю с просьбой выдать ему иные документы, подтверждающие стаж работы в организации до 1997 года. К таким документам, в частности, относятся:

  • копия трудового договора, действующего на день возникновения трудовых отношений;

  • справка с места работы;

  • выписки из приказов по личному составу;

  • копии лицевого счета и расчетных ведомостей, подтверждающих выплату зарплаты;

  • копии авторского, лицензионного договора и т. п.

Об этом говорится в пунктах 6–10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555.

Подробнее о правилах оформления справок, копий и выписок из документов, а также сроках их представления см. Как оформить справку (копию документа) по запросу сотрудника.

Периоды работы после регистрации сотрудника в системе обязательного пенсионного страхования, то есть после 1997 года, подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета, имеющихся в Пенсионном фонде РФ (п. 34 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555).

Из ответа «Как оформить справку или копию документа по запросу сотрудника»

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

3. Ответ: Как оформить выход сотрудника на льготную пенсию.

Условия для выхода на льготную пенсию

Сотрудник может обратиться к работодателю для досрочного оформления трудовой пенсии по старости (льготной пенсии) (п. 36 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н).

В общем порядке возможность выйти на льготную пенсию появляется у гражданина при одновременном выполнении следующих условий:

  • достижение определенного возраста;

  • наличие установленного страхового стажа;

  • наличие необходимого стажа на соответствующих видах работ.

Это следует из статей 27–28.1 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ.

Трудовая пенсия может быть назначена досрочно:

Например, женщинам, родившим пять и более детей и воспитавшим их до достижения ими возраста восьми лет (ст. 28 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ).

Оформление льготной пенсии сотрудника

Для назначения льготной пенсии сотруднику организация должна подать в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ пакет документов. Сделать это нужно в течение 10 дней после получения от сотрудника заявления о достижении им пенсионного возраста, дающего право на льготную пенсию. Об этом говорится в пункте 36 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н.

Подробнее о том, как должно быть оформлено заявление сотрудника о достижении им пенсионного возраста, а также о возможных действиях сотрудника после оформления пенсии (в т. ч. льготной), см. Как оформить выход сотрудника на пенсию.

Расчет страхового стажа

При заполнении представляемых форм организации необходимо рассчитать страховой стаж сотрудника и стаж, дающий право на назначение льготной пенсии. В правилах подсчета данных показателей для досрочного оформления пенсии есть особенности.

Как правило, в стаж работы, дающей право на льготное назначение пенсии, засчитываются периоды работы, когда:

  • работа выполнялась постоянно, в течение полного рабочего дня;

  • за работу уплачивались страховые взносы.

Об этом говорится в пункте 4 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 11 июля 2002 г. № 516.

Время работы засчитывают в стаж в календарном порядке. В стаж, дающий право на льготную пенсию, включают периоды:

  • временной нетрудоспособности;

  • ежегодных основного и дополнительных отпусков.

Такой порядок установлен в абзаце 2 пункта 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 11 июля 2002 г. № 516.

Кроме того, в стаж, дающий право на досрочную пенсию по старости, включают работу, которую невозможно было выполнять постоянно по объективным причинам (например, при выполнении работ вахтовым методом). Варианты подсчета льготного стажа в таких случаях приведены в таблице (п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 11 июля 2002 г. № 516).

Не включают в периоды работы, дающей право на досрочное назначение пенсии, время отстранения сотрудника по причинам:

  • появления на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

  • наличия противопоказаний для выполнения работы, на основании медицинского заключения (кроме беременных женщин);

  • требования госорганов или должностных лиц (например, сотрудников следственных органов);

  • непрохождения в установленном порядке обучения и проверки знаний в области охраны труда;

  • отсутствия обязательного медицинского осмотра;

  • простоя (как по вине работодателя, так и по вине сотрудника), а также в других случаях, предусмотренных законодательством (например, отпуска по уходу за ребенком ч. 5 ст. 256 ТК РФ).

Об этом говорится в пункте 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 11 июля 2002 г. № 516.

Если сотрудник в процессе трудовой деятельности работал на разных видах работ, дающих право на досрочную пенсию, то законодательством предусмотрены условия для суммирования льготного стажа, то есть присоединения периодов одной льготной работы к другой (ст. 28.1 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ, п. 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 11 июля 2002 г. № 516). Перечень работ, периоды работ по которым могут суммироваться, а также порядок такого суммирования содержится в таблице.

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль