Каким образом обязать работников сообщать в отдел кадров изменившиеся личные данные ?

8976

Вопрос

Подскажите, пожалуйста, каким образом обязать работников сообщать в отдел кадров изменившиеся личные данные (замена паспорта, регистрация/ расторжение брака, изменение прописки). Известно, что законодательство не обязывает работника это делать, однако: - военкомат требует сведения о семейном положении; - бухгалтерия выдает неверные справки формы 2НДФЛ и т.д.; - письма с требованием явиться в отдел кадров и забрать трудовую книжку не дойдут до адресата. Желательно иметь образец локального акта, который можно составит по этому поводу.

Ответ

Обязанность работника сообщать работодателю информацию об изменении своих персональных данных возможно установить в таком локальном нормативном акте, как Положение о персональных данных работников. Вполне возможно внести данный пункт и непосредственно в трудовой договор работника в раздел о его обязанностях : «Работник обязан в срок, не превышающий 14 дней с даты наступления любого из перечисленных ниже событий, сообщить работодателю об изменении его персональных данных и предоставить копии документов, их подтверждающих:

- изменение семейного положения или состава семьи;

- изменение места регистрации работника;

- изменение паспортных данных ...»

В силу ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Согласно ст. 5 ТК РФ трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения регулируются также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

В связи с этим требования локальных нормативных актов работодателя обязательны для исполнения работниками (за исключением локальных нормативных актов, ухудшающих положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами).

С таким локальным нормативным актом работники должны быть ознакомлены под роспись.

В Положении о персональных данных работников возможно предусмотреть следующую формулировку: «… Своевременно, в разумный срок, не превышающий ___ рабочих дней, работник обязан лично либо через своего законного представителя сообщать работнику, ответственному за сбор информации, об изменении своих персональных данных , а также представить соответствующие документы».

Образец Положения о работе с персональными данными работников приведен ниже по тексту.

Подробнее в материалах Системы:

1. Правовая база:

<…>

Статья 5. Трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права

Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами осуществляется:

трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда), состоящим из настоящего Кодекса, иных федеральных законов и законов субъектов Российской Федерации, содержащих нормы трудового права;

иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права:

указами Президента Российской Федерации;

постановлениями Правительства Российской Федерации и нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти;

нормативными правовыми актами органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения регулируются также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

Нормы трудового права, содержащиеся в иных федеральных законах, должны соответствовать настоящему Кодексу.

В случае противоречий между настоящим Кодексом и иным федеральным законом, содержащим нормы трудового права, применяется настоящий Кодекс.

Если вновь принятый федеральный закон, содержащий нормы трудового права, противоречит настоящему Кодексу, то этот федеральный закон применяется при условии внесения соответствующих изменений в настоящий Кодекс.

Указы Президента Российской Федерации, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить настоящему Кодексу и иным федеральным законам.

Постановления Правительства Российской Федерации, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить настоящему Кодексу, иным федеральным законам и указам Президента Российской Федерации.

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить настоящему Кодексу, иным федеральным законам, указам Президента Российской Федерации и постановлениям Правительства Российской Федерации.

Законы субъектов Российской Федерации, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить настоящему Кодексу и иным федеральным законам. Нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации не должны противоречить настоящему Кодексу, иным федеральным законам, указам Президента Российской Федерации, постановлениям Правительства Российской Федерации и нормативным правовым актам федеральных органов исполнительной власти.

Органы местного самоуправления имеют право принимать нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

<…>

Статья 8. Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права

Работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее - локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).

Коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников.

Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного статьей 372 настоящего Кодекса порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения.

<…>

2. Формы: Положение о работе с персональными данными работников

«Альфа»


ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423

полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

УТВЕРЖДАЮ


Директор


_________ А.В. Львов


30.01.2014

г. Москва

30.01.2014

ПОЛОЖЕНИЕ


о работе с персональными данными работников

1. Общие положения

1.1. Положение о работе с персональными данными работников «Альфы» разработано в

соответствии с Трудовым кодексом РФ, Законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ и нормативно-

правовыми актами, действующими на территории РФ.

1.2. Настоящее Положение определяет порядок работы (сбора, обработки, использования,

хранения и т. д.) с персональными данными работников и гарантии конфиденциальности

сведений о работнике, предоставленных работником работодателю.

1.3. Настоящее Положение вступает в силу с 1 февраля 2014 года.

2. Получение и обработка персональных данных работников

2.1. Персональные данные работника работодатель получает непосредственно от работника.

Работодатель вправе получать персональные данные работника от третьих лиц только при

наличии письменного согласия работника или в иных случаях, прямо предусмотренных в

законодательстве.

2.2. При поступлении на работу работник заполняет анкету, в которой указывает следующие

сведения о себе:

– пол;

– дату рождения;

– семейное положение;

– отношение к воинской обязанности;

– местожительство и домашний телефон;

– образование, специальность;

– предыдущее(ие) место(а) работы;

– иные сведения, с которыми работник считает нужным ознакомить работодателя. В анкету

вклеивается фотография работника.

2.3. Работодатель не вправе требовать от работника представления информации о политических

и религиозных убеждениях и о его частной жизни.

2.4. Работник представляет работодателю достоверные сведения о себе. Работодатель проверяет


достоверность сведений, сверяя данные, представленные работником, с имеющимися у

работника документами.

2.5. При изменении персональных данных работник письменно уведомляет работодателя о таких изменениях в разумный срок, не превышающий 14 дней.

2.6. По мере необходимости работодатель истребует у работника дополнительные сведения.

Работник представляет требуемые сведения и в случае необходимости предъявляет документы,

подтверждающие достоверность этих сведений.

2.7. Анкета работника хранится в его личном деле. В личном деле также хранится вся

информация, относящаяся к персональным данным работника. Ведение личных дел возложено

на отдел бухгалтерии, ответственный за ведение личных дел – бухгалтер организации.

3. Хранение персональных данных работников

3.1. Анкета работника хранится в его личном деле. В личном деле также хранится вся

информация, которая относится к персональным данным работника. Ведение личных дел

возложено на отдел бухгалтерии, ответственный за комплектование личных дел – бухгалтер

организации.

3.2. Личные дела и личные карточки хранятся в бумажном виде в папках, прошитые и

пронумерованные по страницам. Личные дела и личные карточки находятся в отделе

бухгалтерии в специально отведенном шкафу, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа. В конце рабочего дня все личные дела и личные карточки сдаются в отдел бухгалтерии.

3.3. Персональные данные работников могут также храниться в электронном виде в локальной

компьютерной сети. Доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные

работников, обеспечивается двухступенчатой системой паролей: на уровне локальной

компьютерной сети и на уровне баз данных. Пароли устанавливаются заместителем

руководителя организации и сообщаются индивидуально работникам, имеющим доступ к

персональным данным работников.

3.4. Изменение паролей заместителем руководителя организации происходит не реже одного

раза в два месяца.

3.5. В целях повышения безопасности по обработке, передаче и хранению персональных

данных работников в информационных системах проводится их обезличивание. Для

обезличивания персональных данных применяется метод введения идентификаторов, то

есть замена части сведений персональных данных идентификаторами с созданием таблиц

соответствия идентификаторов исходным данным.

3.6. Доступ к персональным данным работника имеют руководитель организации, его

заместитель, главный бухгалтер, а также непосредственный руководитель работника.

Специалисты отдела бухгалтерии – к тем данным, которые необходимы для выполнения

конкретных функций. Доступ специалистов других отделов к персональным данным

осуществляется на основании письменного разрешения руководителя организации или его

заместителя.

3.7. Копировать и делать выписки из персональных данных работника разрешается

исключительно в служебных целях с письменного разрешения руководителя организации, его

заместителя и главного бухгалтера.

4. Использование персональных данных работников

4.1. Персональные данные работника используются для целей, связанных с выполнением

работником трудовых функций.

4.2. Работодатель использует персональные данные, в частности, для решения вопросов

продвижения работника по службе, очередности предоставления ежегодного отпуска,

установления размера зарплаты. На основании персональных данных работника решается вопрос о допуске его к информации, составляющей служебную или коммерческую тайну.

4.3. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права

основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их

автоматизированной обработки или электронного поступления. Работодатель также не вправе

принимать решения, затрагивающие интересы работника, основываясь на данных, допускающих двоякое толкование. В случае если на основании персональных данных работника невозможно достоверно установить какой-либо факт, работодатель предлагает работнику представить письменные разъяснения.

5. Передача персональных данных работников

5.1. Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена

государственным органам в порядке, установленном федеральным законом.

5.2. Работодатель не вправе предоставлять персональные данные работника третьей стороне без

письменного согласия работника за исключением случаев, когда это необходимо в целях

предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных

федеральным законом.

5.3. В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом или

настоящим Положением на получение информации, относящейся к персональным данным

работника, работодатель обязан отказать лицу в выдаче информации. Лицу, обратившемуся с

запросом, выдается уведомление об отказе в выдаче информации, копия уведомления

подшивается в личное дело работника.

5.4. Персональные данные работника могут быть переданы представителям работников в

порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, в том объеме, в каком это необходимо для

выполнения указанными представителями их функций.

5.5. Работодатель обеспечивает ведение журнала учета выданных персональных данных

работников, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем

запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении

персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.

6. Гарантии конфиденциальности персональных данных работников

6.1. Информация, относящаяся к персональным данным работника, является служебной тайной и охраняется законом.

6.2. Работник вправе требовать полную информацию о своих персональных данных, об их

обработке, использовании и хранении.

6.3. В случае разглашения персональных данных работника без его согласия он вправе требовать от работодателя разъяснений.

Бухгалтер

В.Н. Зайцева

30.01.2014

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль