Как быть в случае, если прежде в организации не велась книга учета движения трудовых?

7662

Вопрос

Доброе утро, Подскажите, как быть в случае, если прежде в организации не велась книга учета движения трудовых книжек. Не вызывает сложности восстановить всю информацию, за исключением одного сотрудника, который уволился из организации, но получить номер и его подпись за ранее выданную трудовую книжку представляется проблематичным. Возможно ли найти выход из ситуации позволяющий избежать наложения ответственности в случае проверки?

Ответ

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).


Мы рекомендуем почитать об учете трудовых книжек материал по этой ссылке.


Каждая организация обязана вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу. При увольнении сотрудник ставит подпись, которая свидетельствует о получении им трудовой книжки.

Все листы в книге должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.


Читайте о правилах заполнения кадровых документов, чтобы не совершать ошибок.


Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

За отсутствие книги учета трудовых книжек или неправильное оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию и ее должностных лиц.

Размер штрафа составляет:

  • для должностных лиц (например, руководителя организации) от 1000 до 5000 руб.;

  • для организации от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Руководитель (должностное лицо) организации, который ранее уже привлекался к ответственности по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Если работодатель не вел ранее книгу учета трудовых книжек и у него есть возможность восстановить все записи и получить соответствующие подписи работников, представляется, что лучше исправить нарушение как можно скорее. При этом, факт отсутствия книги учета было бы целесообразным зафиксировать в соответствующей докладной записке:

Генеральному директору

ООО "Ромашка"

С.Н. Антонову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

25.03.2014 № 25

Об отсутствии книги учета движения

трудовых книжек и вкладышей в них

Приступив к выполнению обязанностей инспектора по кадрам, я выявила отсутствие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Это является нарушением законодательства о труде, а именно ч. 2 ст. 66 ТК РФ и п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Во избежание неблагоприятных последствий указанного нарушения в виде привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ предлагаю провести комплексную проверку кадровой документации.

В связи с тем, что на основании приказа от 24.03.2014 N 46-к я являюсь ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, с 26.03.2014 приступаю к ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Инспектор по кадрам Филатова Н.В. Филатова

Данная записка может потребоваться при проверке и обнаружении факта фиксации в книге данных об одном из сотрудников и получения его подписи. Факт отсутствия в книге таких данных также нужно зафиксировать в соответствующем акте:

ООО «Ромашка»
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423

полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

АКТ №4
об отсутствии в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них записи о ведущем инженере Прохорове Г.Н.

г. Москва 27.03.2014

Настоящий акт подтверждает то, что в связи с тем, что до 26.03.2014 года Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в ООО «Ромашка» не велась, данные о ведущем инженере Прохорове Г.Н. были утрачены. Восстановить данные и получить подпись Прохорова Г.Н. в настоящее время не представляется возможным в связи с переездом последнего в другую местность.

Настоящий акт составил:

Инспектор по кадрам

Филатова

Н.В. Филатова

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Содержание акта подтверждаем личными подписями:

Главный бухгалтер

Глебова

А.С. Глебова

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Руководитель отдела кадров

Громова

Е.Э. Громова

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Все эти документы могут быть учтены при проверке, и при таких обстоятельствах проверяющим органом может быть принято решение о непривлечении работодателя к ответственности в связи с тем, что нарушение трудового законодательства было полностью устранено.

Примечание :

В правоприменительной практике есть случаи, когда Журнал учета и движения трудовых книжек невозможно восстановить с даты начала работы организации. В этом случае целесообразно составить Акт об отсутствии журнала ( его уничтожения в результате каких-то действий или событий). Далее заводится новый журнал учета движения трудовых книжек, в которые вносятся данные только о тех трудовых книжках, которые фактически находятся на хранении работодателя на момент восстановления Журнала.

Обратите внимание, что согласно ст. 4.5. КоАП РФ давность для привлечения работодателя к ответственности за отсутствие журнала учета движения трудовых книжек 2 месяца, которые исчисляются с даты восстановления ( оформления) такого журнала.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как учитывать и хранить трудовые книжки

Плата за новый бланк трудовой книжки

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк.

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:

  • произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;

  • бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.

Об этом сказано в пунктах 34 и 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и подтверждено письмом Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752 (в отношении трудовых книжек, которые были утрачены при пожарах в июле–августе 2010 года).

Испорченный бланк трудовой книжки

Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформите актом о списании бланков строгой отчетности. Типовая форма такого акта для коммерческих организаций не предусмотрена, поэтому они могут составить акт в произвольной форме или по форме № 0504816, которую применяют бюджетные организации (Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н, п. 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Бланк от сотрудника

Не оформляйте трудовые книжки на бланках, которые принесли сами сотрудники. Бланки организация должна закупать только у их законных распространителей.

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Пример оформления книг учета трудовых книжек

Е.В. Иванова впервые устраивается на работу, поэтому организация оформила ей трудовую книжку.

Ответственным за кадровый учет назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.

Зайцева оформила трудовую книжку и сделала записи в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в них и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Ответственность за отсутствие учета

За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию и ее должностных лиц.

Размер штрафа составляет:

  • для должностных лиц (например, руководителя организации) от 1000 до 5000 руб.;

  • для организации от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Руководитель (должностное лицо) организации, который ранее уже привлекался к ответственности по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).


Вам будет полезно узнать о заполнении книги учета движения трудовых книжек в материале по ссылке.


Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера. Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме.

Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Возврат трудовой книжки при увольнении

Получая трудовую книжку при увольнении, сотрудник должен расписаться в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Подробнее о том, как поступить с трудовыми книжками, не полученными в день увольнения, см. Как поступить с трудовой книжкой, не полученной сотрудником в день увольнения.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

*Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

25.03.2014г.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Козлова Татьяна,

эксперт самой кадровой справочной системы «Система Кадры»

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль