Какие документы в отделе кадров может проверить пенсионный фонд?

610

Вопрос

Какие документы в отделе кадров может проверить пенсионный фонд?

Ответ

Территориальные органы ПФР имеют право:

- требовать в соответствии с законодательством РФ о страховых взносах от организаций документы по формам, установленным государственными органами, служащие основаниями для исчисления и уплаты (перечисления) страховых взносов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (перечисления) страховых взносов (п. 1 ч. 1 ст. 29 Закона N 212-ФЗ);

- проводить проверки в порядке, установленном Законом N 212-ФЗ (п. 2 ч. 1 ст. 29 Закона N 212-ФЗ).

Законодательство РФ предусматривает, что территориальные органы ПФР могут проводить камеральные и выездные проверки организаций. Причем заметим, что порядок проведения этих проверок регламентируется различными нормами законодательства РФ о страховых взносах, а именно: камеральные проверки регламентируются ст. 34 Закона N 212-ФЗ, а выездные - ст. 35 Закона N 212-ФЗ.

При этом истребование документов регулируется лишь одной статьей, а именно ст. 37 Закона N 212-ФЗ.

В целях установления единообразной правоприменительной практики и оказания методической помощи территориальным органам Пенсионного фонда РФ по проведению выездных проверок плательщиков страховых взносов в рамках действия Закона N 212-ФЗ Распоряжением Правления ПФР от 03.02.2011 N 34р утверждены Методические рекомендации по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов. Пунктом 7.4 Рекомендаций установлен комплект документов, подлежащих истребованию у плательщика страховых взносов для проведения выездной проверки. Помимо этого, возможный перечень документов, истребуемых при проведении выездной проверки, приведен в Приложении N 1 к Рекомендациям. Среди перечисленных документов имеются, в частности, коллективные договоры, трудовые договоры, договоры гражданско-правового характера, соглашения, заключенные с физическими лицами, контракты и другие документы, связанные с установлением порядка и размера выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц.

Кроме того, следует отметить, что перечень документов не является закрытым.

Подробности в материалах Системы:

1. Правовая база: РАСПОРЯЖЕНИЕ ПФР от 03.02.2011 № 34р

Об утверждении Методических рекомендаций по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов

ПРАВЛЕНИЕ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 3 февраля 2011 года N 34р

Об утверждении Методических рекомендаций по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов


В целях установления единообразной правоприменительной практики и оказания методической помощи территориальным органам Пенсионного фонда Российской Федерации по проведению выездных проверок плательщиков страховых взносов в рамках действия Федерального закона от 24 июля 2009 года N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования":

1. Утвердить прилагаемые Методические рекомендации по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов.

2. Признать распоряжение Правления ПФР от 11 мая 2010 года N 127р "Об утверждении Временных методических рекомендаций по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов" утратившим силу.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Председателя Правления ПФР Мануйлову Т.Н. и заместителя Председателя Правления ПФР Колесника А.П.
Председатель

Правления ПФР
А.Дроздов


Приложение
УТВЕРЖДЕНЫ
распоряжением Правления ПФР
от 3 февраля 2011 года N 34р

Методические рекомендации по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов

VII. Порядок проведения выездной проверки

7.4. Комплект документов, подлежащих истребованию у плательщика страховых взносов для проведения выездной проверки

7.4.1. Учредительные документы:
- устав и (или) учредительный договор, положение.

7.4.2. Приказы об учетной политике.

7.4.3. Разрешительные документы:
- лицензии, действующие в проверяемом периоде, и пр.

7.4.4. Расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, обязательное медицинское страхование за проверяемый период.

7.4.5. Бухгалтерская отчетность плательщика страховых взносов за проверяемый период, в том числе годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения.

7.4.6. Синтетические регистры бухгалтерского (налогового) учета за проверяемый период:
- главная книга, мемориалы-ордера, книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций, журналы-ордера, ведомости (оборотно-сальдовые), кассовая книга и пр.

7.4.7. Аналитические регистры бухгалтерского учета (карточки субконто и пр.) по счетам:
- 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда";
- 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению";
- 50 "Касса";
- 51 "Расчетные счета";
- 55 "Специальные счета в банках";
- 71 "Расчеты с подотчетными лицами";
- 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям";
- 76 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами";
- 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)".
Если в проверяемом периоде плательщиком страховых взносов осуществлялись выплаты, произведенные в натуральной форме, то в ходе выездной проверки необходимо проанализировать следующие счета бухгалтерского учета:
- 41 "Товары";
- 10 "Материалы";
- 43 "Готовая продукция";
- 45 "Товары отгруженные".
Если в проверяемом периоде плательщиком страховых взносов производилась безвозмездная передача материальных ценностей, то в ходе выездной проверки необходимо проанализировать регистры бухгалтерского учета по счету 91 "Прочие доходы и расходы".

7.4.8. Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат (иных вознаграждений) и страховых взносов (рекомендуемая форма приложена к письму Пенсионного фонда Российской Федерации от 26.01.2010 N АД-30-24/691 и Фонда социального страхования Российской Федерации от 14.01.2010 N 02-03-08-56П).

7.4.9. Организационно-распорядительные документы, договоры и дополнительные соглашения к договорам:
- приказы (в том числе об учетной политике, действующей в проверяемые периоды);
- коллективные договоры;
- трудовые договоры;
- договоры гражданско-правового характера;
- соглашения, заключенные с физическими лицами;
- контракты и другие документы, связанные с установлением порядка и размера выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц.

7.4.10. Банковские и кассовые документы (выписки банка, платежные поручения (требования), прочие документы).

7.4.11. Первичные документы бухгалтерского учета, подтверждающие факты осуществления плательщиком хозяйственной деятельности (в том числе учетные, расчетные и платежные документы) в отношении всех выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц. К указанным документам могут относиться: ведомости по начисленным доходам в пользу физических лиц, расходные кассовые ордера, ведомости на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений, а также платежные банковские документы по зачислению денежных средств на банковские карточки и счета физических лиц.
В случаях оплаты труда в натуральной форме анализируются документы, подтверждающие факты данных расчетов: приказы, договоры, соглашения, накладные, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ (оказанных услуг).
В ходе проведения выездной проверки при выставлении требования о представлении документов, подлежащих проверке, следует руководствоваться следующими нормативными документами:
- Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве" (далее - Постановление Госкомстата России N 71а);
- Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" (далее - Постановление Госкомстата России N 55);
- Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление Госкомстата России N 1).
Возможный перечень документов, истребуемых при проведении выездной проверки, приведен в приложении N 1 данных Методических рекомендаций.
Кроме того, в ходе выездной проверки могут быть дополнительно запрошены копии форм документов индивидуального (персонифицированного учета) в системе ОПС, в том числе содержащие сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица за проверяемый период.


Приложение N 1

Перечень документов, подлежащих проверке

1. Учредительные документы (устав, учредительный договор, положение)

2. Приказы об учетной политике

3. Лицензии

4. Расчет РСВ-1 ПФР

5. Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат (иных вознаграждений) и страховых взносов

6. Информация о страховых свидетельствах государственного пенсионного страхования, имеющихся у работников организации

7. Список внештатных работников, список работников, работающих по договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг

8. Договоры между предприятием и страховой медицинской организацией (СМО) на обязательное медицинское страхование граждан, работающих на предприятии, с приложением списка граждан, застрахованных на ОМС

9. Регистры бухгалтерского учета:

главная книга;
журналы-ордера;
мемориалы-ордера;
оборотно-сальдовые ведомости;
аналитические карточки (карточки субконто и др.);
своды по заработной плате;
разработочные таблицы - машинограммы

10. Формы первичной учетной документации, в том числе унифицированные
- по учету кадров:

Т-1-Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;
Т-2-Личная карточка работника;
Т-3-Штатное расписание;
Т-5-Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;
Т-5а-Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;
Т-6-Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
Т-6а-Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;
Т-8-Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора (контракта) с работником (увольнении);
Т-8а-Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора (контракта) с работниками (увольнении);
Т-11-Приказ (распоряжение) о поощрении работника;
- по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
Т-12-Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
Т-13-Табель учета рабочего времени;
Т-49-Расчетно-платежная ведомость;
Т-51-Расчетная ведомость;
Т-53-Платежная ведомость;
Т-54-Лицевой счет;
прочие документы.

11. Документы, используемые при проверке кассовых операций (приказ о назначении кассира, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, кассовая книга, отчет кассира (второй лист кассовой книги), приходные и расходные кассовые ордера; при наличии ККТ проверяются:
договор с центром технического обслуживания, журнал кассира-операциониста, справки-отчеты кассира-операциониста, X-отчеты, Z-отчеты.

12. Банковские документы, в том числе платежные (выписки банка, платежные поручения (требования) и пр.)

13. Расчетные документы (счета и пр.)

14. Трудовые договоры

15. Трудовые книжки работников

16. Договоры гражданско-правового характера

17. Акты приема-сдачи выполненных работ (оказанных услуг)

18. Документы по подотчетным суммам (авансовые отчеты и прилагаемые к ним документы; командировочные удостоверения, билеты, счета отелей, чеки ККТ, квитанции и пр.)

19. Унифицированная форма государственного статистического наблюдения N П-4 "Сведения о численности, заработной плате и движении работников", представляемая плательщиками страховых взносов, юридическими лицами - коммерческими и некоммерческими организациями (кроме субъектов малого предпринимательства) всех видов экономической деятельности и форм собственности в органы Росстата.

20. Документы, подтверждающие дополнительные показатели (факторы) занятости во вредных условиях труда

21. Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц (рекомендуемая форма 1-НДФЛ)

22. При необходимости иные документы



Электронный текст документа
сверен по:
Учет. Налоги. Право с приложением
"Официальные документы",
N 20, 24.05.2011; N 21, 31.05.2011

*Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

24.03.2014г.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Горшнева Светлана,

эксперт самой кадровой справочной системы «Система Кадры»

 

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль