Какими нормативными документами прописана необходимость визирования табеля и графиков рабочего времени руководителем кадровой службы?

2126

Вопрос

Здравствуйте! Какими нормативными документами прописана необходимость визирования табеля и графиков рабочего времени руководителем кадровой службы? Достаточно ли подписи непосредственного руководителя отдела и директора?

Ответ

Ответ на Ваш вопрос зависит и от того , какую унифицированную форму табеля Вы используете.

Если вы используете табель учете рабочего времени Т-12 или Т-13 то указанные унифицированные формы составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Т.е. непосредственно в указаниях по применению данных унифицированных форм предусмотрено его визирование работником кадровой службы. ( Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1

"Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").

Однако в соответствии с п. 2. постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 данные формы применяются всеми организациями, кроме бюджетных. (http://1kadry.ru/#/document/99/901885307/XA00M6G2N3/?step=32 ) . Если такая форма табеля применяется коммерческой организацией, то с 01.01.2013 года применение унифицированной формы является не обязательным, организация на базе данной формы может разработать свою форму и исключить отдельные реквизиты или дополнить ее реквизитами.

В бюджетных учреждениях должен применяться Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (код формы 0504421). Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (далее - Табель (ф. 0504421)) применяется для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы.

Табель (ф. 0504421) ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.) обособленных подразделений (филиалов).

Это предусмотрено указаниями по применению данной унифицированной формы (Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению"). http://1kadry.ru/#/document/99/902252847/bssphr9566/?step=29

Соответственно , если вы ведете табель по форме 0504421, то нормативно визы работника кадровой службы не требуется.

Установленный в организации порядок согласования документов может быть закреплен в Инструкции по делопроизводству организации.

Оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Законодательство не предусматривает того, какие должностные лица внутри организации визируют тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Каждая организация устанавливает порядок визирования самостоятельно, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству

Также определить возможность визирования табеля руководителю кадровой службы можно изданием приказа руководителя организации или в Положении о структурном подразделении, также данное условие можно включить в должностную инструкцию.

Зачастую табель учета рабочего времени составляют руководители подразделений (отделов) организации, подписывают его и к назначенному времени приносят сотруднику отдела кадров заполненный табель, на основании которого кадровик учитывает предоставленные данные.

То есть подписывает табель руководитель структурного подразделения и ответственный за ведение табеля. Если в организации установлено, что руководитель отдела кадров должен визировать табель учета рабочего времени, то соответственно он визируется.

Что касается графика отпусков, то он подписывается руководителем кадровой службы и потом передается на подпись руководителю организации.

 

Подробности в материалах Системы:

1.Ситуация: Как визировать кадровые документы

Согласование документов оформляется визой и является подтверждением, что содержание визируемого документа соответствует действительности и не противоречит законодательству.

Виза включает в себя должность сотрудника, визирующего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Порядок проставления визы на документах прописан в ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденном постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

При наличии замечаний к документу их следует изложить на отдельном листе, который прикладывают к документу.

Конкретное место проставления визы зависит от вида документа. На подлиннике документа, который остается в организации, визу проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа (на многостраничном документе это оборот последнего листа). На копии документа, подлинник которого отправляют в другую организацию, визу проставляют на лицевой стороне, в левой нижней части. В многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа (например, договоры, протоколы). Кроме того, возможно проставление виз документа на отдельном листе согласования.

В зависимости от вида документа в визу ознакомления можно включить различные дополнения. Например, в должностной инструкции добавьте фразу: «Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте». В случае спорной ситуации в суде не нужно будет доказывать, что сотрудник получал свой экземпляр.

В приказах по унифицированной форме отсутствует такая графа, как «Виза», однако в соответствии с постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 в унифицированные формы можно вносить дополнительные реквизиты. Расположите визы согласования в нижней части оборотной стороны документа.

Законодательство не предусматривает того, какие должностные лица внутри организации визируют тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Каждая организация устанавливает порядок визирования самостоятельно, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству.

На практике документы, как правило, визируют следующие должностные лица:

  • руководитель подразделения, подготовившего документ;

  • исполнитель, подготовивший документ;

  • руководители заинтересованных подразделений;

  • руководитель финансовой или бухгалтерской службы (если в документе затрагиваются финансовые вопросы);

  • заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;

  • руководитель организации, если документ подписывает его заместитель;

  • руководитель юридической службы или юрист.

Этот список можно корректировать в соответствии со структурой и потребностями организации. Руководитель своим приказом (в произвольной форме) назначает лиц, ответственных за визирование тех или иных документов.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования

и кадровых ресурсов Минздрава России

2.Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе

Порядок работы с документами

Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота, как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Виды кадровых документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел.

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

Организационные документы

К организационным документам, в частности, относятся:

Распорядительные документы

К распорядительным документам относятся:

  • приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами (приказ о приеме, увольнении, переводе и т. п.);

  • документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (личные карточки, личные дела).

Подготовка документов

При подготовке организационных и распорядительных документов можно использовать унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В то же время с 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение этих форм не является обязательным. То есть организации при составлении документов вправе продолжать использовать как унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно.

Особый подход к оформлению документов действует в отношении организаций государственного сектора. Они обязаны продолжать использовать в работе унифицированные формы кадровых документов, которые утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н и актами других федеральных органов исполнительной власти. Если указанными документами те или иные формы для фиксирования кадровых процедур не утверждены, то организации госсектора также вправе разработать их самостоятельно.

В приказе, Положении о документообороте или ином локальном акте руководитель организации определяет (утверждает) состав первичных учетных документов, их формы, а также перечень лиц, имеющих право подписи таких документов.

Возможна ситуация, когда организация продолжает использовать унифицированные бланки, а по тем операциям, которые они не охватывают (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.), разрабатывает и утверждает собственные формы.

Также необходимо иметь в виду, что ряд форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов и установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, остаются обязательными к применению (например, кассовые документы и т. п.).

Независимо от того, использует организация собственные формы или унифицированные, в первичном документе должны содержаться все его обязательные реквизиты:

  • наименование документа;

  • дата составления;

  • наименование работодателя;

  • основное содержание операции либо события (принят на работу, уволен и т. п.);

  • величина натурального или денежного измерения операции либо события с указанием единиц измерения;

  • наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за правильность ее оформления либо ответственного за правильность оформления свершившегося события;

  • подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Информационно-справочные документы

Все информационно-справочные документы можно разделить на три крупных блока.

Первый блок – входящая информационно-справочная документация:

  • указания вышестоящих организаций;

  • отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;

  • письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;

  • заявки, жалобы, предложения граждан.

Второй – исходящая информационно-справочная документация:

  • ответы на входящие запросы;

  • инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).

Третий – внутренняя информационно-справочная документация:

  • внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);

  • другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).

Учет информационно-справочных документов

Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).

Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

  • прием;

  • сортировка;

  • рассмотрение руководством;

  • направление исполнителям.

Обработка входящих документов

Сначала проверьте правильность доставки и целостность упаковки (если это почтовое отправление). Затем вскройте конверты и проверьте комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, сообщите об этом отправителю. На входящих документах проставьте дату поступления и порядковый учетный номер. Затем документы отсортируйте по исполнителям. Документы, адресованные руководителю организации или самой организации, нужно передать секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, адресованные структурным подразделениям, забирают и регистрируют секретари подразделений.

Документы с пометкой «лично» не вскрываются и сразу передаются адресату.

Такой порядок обработки поступающих документов предусмотрен в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Обработка исходящих документов

При поступлении запросов в кадровую службу (например, для документального подтверждения информации о сотруднике) работа над ними строится по следующей схеме:

  • исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;

  • проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем на согласование заинтересованным лицам;

  • исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в окончательном виде;

  • заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает его;

  • ответ передается для отправки.

Такая же схема (исключая первую процедуру) действует и при подготовке инициативных документов – запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. п.

Перед отправкой документа нужно:

  • проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка);

  • проверить наличие необходимого числа копий;

  • уточнить форму отправки (почта, электронная почта, курьер и т. п.).

Некомплектные и неправильно оформленные документы верните исполнителю на доработку.

Такой порядок обработки исходящих документов предусмотрен в пункте 3.1.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Работу с внутренними документами постройте по той же схеме, что и работу с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершение процедуры документ не отправляйте из организации, а передайте на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пунктах 3.1.1 и 3.1.3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования

и кадровых ресурсов Минздрава России

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль