Обязательные положения для организации

1934

Вопрос

Какие положения обязательно должны быть в организации?

Ответ

Трудовое законодательство не содержит определения локальных нормативных актов (далее - локальные акты). Однако, исходя из смысла ст. ст. 5, 8 ТК РФ, под ними понимаются внутренние нормативные документы организации.

Локальные акты утверждаются работодателями в пределах их компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ч. 1 ст. 8 ТК РФ). Нормы локального нормативного акта не могут ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.

Состав локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, прямо определен статьями Трудового кодекса РФ. К ним относятся:

  • штатное расписание организации (ст. 15, ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТК РФ);

  • документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (например, Положение о персональных данных, Положение о защите персональных данных, Инструкция о порядке работы с персональными данными и т. п.) (п. 8 ст. 86 ТК РФ);

  • график отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);

  • положение о системах оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования (ч. 2 ст. 135 ТК РФ).

Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное правотворчество, имеет право принимать (ч. 1 ст. 22 ТК РФ) и другие локальные нормативные акты, необходимые для регулирования трудовых отношений, например:

  • положения о структурных подразделениях организации;

  • должностные инструкции на сотрудников;

  • положение о персонале;

  • положение о подборе персонала;

  • положение об адаптации работников;

  • положение об аттестации работников;

  • положение о работе с молодыми специалистами;

  • положение о корпоративной культуре и др.

Порядок разработки локальных актов законодательно не установлен, поэтому работодатели определяют его самостоятельно.

Таким образом, выше мы перечислили все документы, которые должны быть в любом отделе кадров. Однако есть и такие, которые разрабатываются и утверждаются только в конкретной организации в зависимости от специфики деятельности. Так, дополнительно к локальным нормативным актам могут быть разработаны Положения о коммерческой тайне, служебном расследовании, проведении аттестации, о прохождении испытательного срока и пр. Кроме этого, в зависимости от условий работы могут появиться график сменности, перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, договоры о коллективной или индивидуальной материальной ответственности и пр.

В заключение отметим, что небрежное отношение к организации кадрового документооборота чревато негативными последствиями для организации, т.е. привлечение к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе

Порядок работы с документами

Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота, как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Виды кадровых документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел.

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

Организационные документы

К организационным документам, в частности, относятся:

Распорядительные документы

К распорядительным документам относятся:

  • приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;

  • документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (личные карточки, личные дела).

Подготовка организационных и распорядительных документов

При подготовке организационных и распорядительных документов используйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. При этом допускается оформление документов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают все кадровые операции (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.). Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Информационно-справочные документы

Все информационно-справочные документы можно разделить на три крупных блока.

Первый блок – входящая информационно-справочная документация:

  • указания вышестоящих организаций;

  • отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;

  • письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;

  • заявки, жалобы, предложения граждан.

Второй – исходящая информационно-справочная документация:

  • ответы на входящие запросы;

  • инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).

Третий – внутренняя информационно-справочная документация:

  • внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);

  • другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).

Учет информационно-справочных документов

Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).

Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

  • прием;

  • сортировка;

  • рассмотрение руководством;

  • направление исполнителям.

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале
    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×
      Простите, что прерываем вас

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.


      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль