какие документы необходимо приложить к личному делу муниципального служащего ?

471

Вопрос

Здравствуйте! Согласно 25-фз "О муниципальной службе ..... в случае получения личного дела муниципального служащего из другого органа местного самоуправления (в том числе из другого муниципального образования) его ведение продолжается кадровой службой по новому месту замещения должности муниципальным служащим с присвоением личному делу муниципального служащего нового регистрационного номера в установленном порядке. Подскажите, пожалуйста, какие документы необходимо приложить к личному делу муниципального служащего (дополнить личное дело), бывшего муниципального служащего?

 

 

Ответ

Порядок ведения личного дела муниципального служащего определён статьёй 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации". В соответствии с этой нормой к личному делу муниципального служащего приобщаются документы, связанные с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы.

Кроме того, подпунктом 9 пункта первой статьи 11 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ установлено, что муниципальный служащий имеет право на приобщение к личному делу его письменных объяснений.

Учитывая данные факты, можно определить, что при переводе муниципального служащего в другое учреждение, к его личному делу может быть приобщено заявление сотрудника о переводе, приказ о переводе, а также иные кадровые документы, которые были оформлены при соответствующем переводе сотрудника.

В дополнение необходимо отметить, что ведение личного дела муниципального служащего осуществляется в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего (пункт 4 статьи 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ). Соответствующий порядок изложен в приложении (Ответ: Как оформить личное дело гражданского служащего).

Подробности в материалах Системы:

Ответ: Как оформить личное дело гражданского служащего.

Ведение личного дела

Личное дело гражданского служащего должна вести кадровая служба государственного органа. В личное дело вносятся персональные данные гражданского служащего и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, увольнением и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа. Об этом сказано в пункте 10 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Персональные данные кадровая служба должна получать лично у гражданского служащего. В случае необходимости получения данных у третьей стороны следует заранее известить гражданского служащего о целях, предполагаемых источниках и способах получения информации, а также получить его письменное согласие. Об этом сказано в пункте 2 части 1 статьи 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ.

Персональные данные, внесенные в личные дела и документы учета гражданских служащих, являются персонифицированными. В случаях, установленных федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами, относятся к сведениям, составляющим государственную тайну. В иных случаях – к сведениям конфиденциального характера. Об этом сказано в пункте 5 статьи 14 Закона от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ.

Внимание: государственные органы (операторы), которые занимаются обработкой персональных данных, должны соблюдать меры, направленные на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

В частности, для выполнения таких обязанностей следует назначить ответственных за организацию обработки персональных данных из числа служащих данного органа и разработать для них специальную должностную инструкцию.

Полный список мер приведен в перечне, утвержденном постановлением Правительства РФ от 21 марта 2012 г. № 211.

Состав личного дела

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на гражданскую службу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о назначении на должность гражданской службы. В процессе прохождения службы личное дело пополняется другими документами.

В итоге в личное дело гражданского служащего могут входить следующие документы:

1. Письменное заявление о поступлении на гражданскую службу (замещении должности гражданской службы).
2. Собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета с приложением фотографии. Форма анкеты утверждена распоряжением Правительства РФ от 26 мая 2005 г. № 667-р.
3. Документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса).

4. Копия паспорта и копии свидетельств о госрегистрации актов гражданского состояния.
5. Копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы.
6. Копии документов об образовании, дополнительном профессиональном образовании, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются).
7. Копии решений о награждении государственными наградами, почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются).
8. Копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы.
9. Экземпляр служебного контракта, а также экземпляры дополнительных соглашений об изменении или дополнении служебного контракта.
10. Копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им этой должности.
11. Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу).
12. Копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности, о прекращении служебного контракта или его приостановлении.
13. Аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период.
14. Экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы.
15. Копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина гражданской службы (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга).
16. Копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва.
17. Копии решений о поощрении, а также о наложении на гражданского служащего дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.
18. Копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении от замещаемой должности.
19. Документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную тайну (если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений).
20. Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего.
21. Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования.
22. Копия свидетельства о постановке физического лица на учет в налоговом органе по местожительству на территории России (ИНН).
23. Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования.
24. Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению.
25. Справки о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами. Указанные справки составляются кадровой службой.

Кроме того, в личное дело вносятся письменные объяснения гражданского служащего (если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела), а также иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами.

Такой порядок установлен пунктами 16, 17 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Представитель нанимателя не вправе приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные. В частности:

  • о его политических, религиозных и иных убеждениях;

  • частной жизни;

  • членстве в общественных объединениях (в т. ч. в профессиональных союзах).

Об этом сказано в пункте 3 части 1 статьи 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ.

Документы личного дела брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. Кроме того, учетные данные гражданских служащих кадровая служба должна хранить на электронных носителях и обеспечить их защиту от несанкционированного доступа и копирования. Об этом сказано в пункте 18 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Хранение и передачи личных дел

При переводе гражданского служащего на должность в другой государственный орган его личное дело передайте по новому месту прохождения гражданской службы (п. 21 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609).

При назначении гражданского служащего на государственную должность его личное дело передайте в государственный орган по месту замещения государственной должности (п. 22 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609).

Личные дела служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением служащих, назначенных на государственные должности), кадровая служба должна хранить в течение 10 лет со дня их увольнения. По истечении данного срока личные дела передайте в архив.

Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой, вновь поступит на гражданскую службу, его личное дело передайте в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, храните в соответствии с требованиями, установленными Законом от 21 июля 1993 г. № 5485-1.

Об этом сказано в пункте 23 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Ответственность за нарушения в работе с личными делами

За нарушение установленного порядка ведения и хранения личных дел, а также за разглашение конфиденциальных сведений, сведений, составляющих государственную тайну (содержащихся в личных делах), гражданские служащие могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности.

Такие сведения относятся к информации с ограниченным доступом. Поэтому суд по представлению прокурора может оштрафовать должностное лицо, виновное в их разглашении. Размер штрафа – от 4000 до 5000 руб.

Это следует из части 5 статьи 20 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, статьи 13.14, части 1 статьи 23.1, части 1 статьи 28.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Гражданского служащего, разгласившего сведения, являющиеся персональными данными (служебной или конфиденциальной информацией), могут привлечь к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения (п. 5 ч. 1 ст. 57, подп. «в» п. 3 ч. 1 ст. 37 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).

За разглашение сведений, содержащих государственную тайну, гражданский служащий может быть привлечен к уголовной ответственности (ст. 283 УК РФ).

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

13.03.2014г.

С уважением, Иванников Игорь,

эксперт кадровой справочной системы «Система Кадры»,

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль