Можем ли мы вести график отпусков в электронном формате?

1019

Вопрос

В нашей организации отпуск сотрудникам предоставляется по заявлению, подписанному собственноручно. 98% наших сотрудников имеет доступ в интернет, поэтому у меня есть желание: 1. Отказаться от бумажных заявлений на отпуск и перейти на электронное уведомление. 2. Отказаться от ведения графика отпусков, так как на сегодня формы первичной документации (включая Т-7) работодатель может вести в своем формате. В случае невозможности отказаться совсем от графика отпусков, можем ли мы вести график отпусков в своем формате? 

Ответ

Согласно ст. 122 ТК РФ, отпуск за второй и последующие годы предоставляется не по заявлению работника, а в соответствии с графиком отпусков, который обязателен и для работника, и для работодателя. График отпусков составляется на год, и утверждается за две недели до начала года. То есть, график отпусков является обязательным документом, и обойтись без него нельзя.

Если по согласованию между работником и работодателем отпуск переносится на другое время, работник должен подать письменное заявление (или письменно выразить свое согласие на предложении о переносе отпуска). В график отпусков при этом нужно внести соответствующие отметки о фактической дате предоставления отпуска и его продолжительности.

Возможность подачи заявлений в электронном виде предусмотрена только для дистанционных работников, и такие заявления должны быть заверены электронной цифровой подписью. Вместе с тем, электронный документ, подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если иное не установлено федеральными законами (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Следовательно, сотрудник вправе подать заявление по электронной почте в случае, если оно будет удостоверено его электронной подписью.


Читайте о Приказе на утверждение графика отпусков больше информации в статье по ссылке.


Вы можете сами установить форму графика отпусков, использовать унифицированные формы необязательно. В своем локальном акте работодатель может определить состав первичных учетных документов, их формы, а также перечень лиц, имеющих право подписи таких документов. При этом в самостоятельно разработанной форме должны содержаться следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;

• дата составления;

• наименование работодателя;

• основное содержание операции либо события (принят на работу, уволен и т. п.);

• величина натурального или денежного измерения операции либо события с указанием единиц измерения;

• наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за правильность ее оформления либо ответственного за правильность оформления свершившегося события;

• подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 28.12.2013) "О бухгалтерском учете" организация в своей учетной политике вправе предусмотреть ведение документов в электронной форме , но это возможно только при наличии электронной цифровой подписи у лиц, ответственных за разработку и утверждение данного документа. Издание графика отпусков в виде электронного документа не освобождает работодателя от обязанности согласно ст. 22 Трудового Кодекса ознакомить с графиком всех работников под роспись.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Когда у сотрудника возникает право на отпуск?

Отвечает Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Согласно части 2 статьи 122 Трудового кодекса РФ право на первый ежегодный отпуск (на новом месте работы) возникает у сотрудника через шесть месяцев непрерывной работы в организации.

Первый ежегодный отпуск можно предоставить и до того, как сотрудник отработает положенный стаж – шесть месяцев (ст. 122, ч. 2 ст. 177 ТК РФ). Это право организации, а не ее обязанность. Однако некоторым сотрудникам (по их просьбе) организация обязана предоставить отпуск авансом:

Отпуск за второй и последующие годы работы сотрудник может взять в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков *(ч. 4 ст. 122 ТК РФ).

Из ответа «Когда сотруднику нужно предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск»

2. Ответ: Как составить график отпусков

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Очередность ухода сотрудников в отпуск пропишите в графике отпусков (форма № Т-7 или самостоятельно разработанная форма). Составьте его на один календарный год.*

График отпусков оформляет сотрудник отдела кадров. Если в организации (учреждении) нет отдела кадров, то график может составить сотрудник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета.

График должен подписать руководитель кадровой службы и утвердить руководитель организации (учреждения). Согласно части 1 статьи 123 Трудового кодекса РФ составить и утвердить график отпусков на новый год нужно не позднее 17 декабря текущего года.

При составлении графика учтите специфику деятельности организации (учреждения) и пожелания сотрудников. Если в организации (учреждении) есть профсоюз, то при составлении графика нужно учесть и мнение профсоюза. Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ.


Важную информацию о Шаблонах графика отпусков вы найдете в материале здесь.


График отпусков обязателен как для организации (учреждения), так и для сотрудников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Из ответа «Какие документы нужно оформить при предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска»

3. Ответ: Как подготовить организационные и распорядительные документы по кадрам

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

При подготовке организационных и распорядительных документов можно использовать унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В то же время с 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение этих форм не является обязательным. То есть организации при составлении документов вправе продолжать использовать как унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно.

Особый подход к оформлению документов действует в отношении организаций государственного сектора. Они обязаны продолжать использовать в работе унифицированные формы кадровых документов, которые утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н и актами других федеральных органов исполнительной власти. Если указанными документами те или иные формы для фиксирования кадровых процедур не утверждены, то организации госсектора также вправе разработать их самостоятельно.

В приказе, Положении о документообороте или ином локальном акте руководитель организации определяет (утверждает) состав первичных учетных документов, их формы, а также перечень лиц, имеющих право подписи таких документов.

Возможна ситуация, когда организация продолжает использовать унифицированные бланки, а по тем операциям, которые они не охватывают (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.), разрабатывает и утверждает собственные формы.

Также необходимо иметь в виду, что ряд форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов и установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, остаются обязательными к применению (например, кассовые документы и т. п.).

Независимо от того, использует организация собственные формы или унифицированные, в первичном документе должны содержаться все его обязательные реквизиты:

  • наименование документа;

  • дата составления;

  • наименование работодателя;

  • основное содержание операции либо события (принят на работу, уволен и т. п.);

  • величина натурального или денежного измерения операции либо события с указанием единиц измерения;

  • наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за правильность ее оформления либо ответственного за правильность оформления свершившегося события;

  • подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Из ответа «Как организовать документооборот в кадровой службе»

4. Ответ: Обязательно ли сотруднику писать заявление на отпуск

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Если сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск ему необязательно. Если сотрудник хочет уйти в отпуск вне графика или в графике не указана точная дата начала отпуска, он должен написать заявление (в произвольной форме). Также заявление необходимо, если отпуск берет новый сотрудник, который был принят на работу после утверждения графика.

Из ответа «Какие документы нужно оформить при предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска»

5. Ответ: Какие особенности имеет обмен документами с дистанционными сотрудниками

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Если дистанционному сотруднику необходимо обратиться к работодателю с заявлением, предоставить объяснения либо передать другую информацию, то он может это сделать в электронной форме, заверив свое обращение электронной подписью.

Также дистанционному сотруднику могут понадобиться копии документов, связанных с работой. Тогда работодателю следует направить такие копии по почте заказным письмом с уведомлением, если в заявлении прямо не указано, что документы могут быть предоставлены в электронном виде. В любом случае направить копии нужно не позднее трех рабочих дней со дня получения запроса от сотрудника.

Дистанционный сотрудник вправе получать все страховые выплаты на общих основаниях: больничное пособие, пособие по беременности и родам и т. п. Для их получения сотрудник направляет работодателю соответствующие оригиналы документов: листки нетрудоспособности, справки и проч. по почте заказным письмом с уведомлением.

Такие правила установлены частями 6–8 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.

Из ответа «Как оформить прием на работу дистанционного сотрудника»

6. Ответ: Может ли сотрудник подать заявление об увольнении в виде электронного сообщения через корпоративную почту

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Да, может, но только при наличии электронной подписи.

Законодательство предусматривает единственное требование к оформлению уведомления об увольнении – оно должно быть письменным, то есть не устным (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Кроме того, по общему правилу любое заявление должно непосредственно указывать на заявителя, то есть содержать его подпись.


Мы рассказывали ранее о Составлении графика отпусков в материале по ссылке.


Электронный документ (сообщение), подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если иное не установлено федеральными законами (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Исходя из указанного, можно сделать вывод, что сотрудник вправе подать заявление об увольнении по электронной почте в случае, если оно будет удостоверено электронной подписью сотрудника. Порядок и правила применения такой подписи закреплены в Законе от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

При отсутствии электронной подписи заявление об увольнении, направленное с личного адреса корпоративной почты, не будет иметь юридической силы и не будет являться основанием для прекращения трудового договора.

Из ответа «Как оформить увольнение по собственному желанию»

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль