Как составить должностную инструкцию на инспектора и ведущего специалиста отдела кадров?

2901

Вопрос

Должностная инструкция на ведущего специалиста отдела кадров и инспектора отдела кадров? Спасибо

Ответ

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее составлять.

Как правило, должностная инструкция разрабатывается на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках (например, Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37).

Вместе с тем, если должность, по которой работодателю нужно оформить инструкцию, в квалификационных справочниках отсутствует. Тогда работодатель может использовать квалификационные характеристики схожих (смежных) должностей или составить такие характеристики, основываясь на тех правах и обязанностях, которыми планирует наделить сотрудника, принимаемого на эту должность. Никаких ограничений на этот счет законодательство не содержит.

Таким образом, в связи с тем, что должности "ведущего специалиста отдела кадров" и "инспектора отдела кадров" в квалификационных справочниках отсутствуют. При этом Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 содержит квалификационные требования к должности "Инспектор по кадрам", то приведенные ниже должностные инструкции являются примерными. Следовательно, на их основе Вы можете разработать свои должностные инструкции, с учетом фактических обстоятельств деятельности Вашей организации.

Также отметим, что должностные обязанности категории «ведущий» устанавливают на основе характеристик соответствующих должностей специалистов. Помимо этого на них возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности организации или ее структурных подразделений либо обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей, создаваемыми в отделах (бюро). Требования к необходимому стажу работы категории «ведущий» повышаются на 2–3 года по сравнению с предусмотренными для специалистов I квалификационной категории.

Такие правила установлены пунктом 7 раздела «Общие положения» Квалификационного справочника, утвержденного постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить должностную инструкцию

Составление должностной инструкции

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации:

Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности.

Совет редактора: именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять. На практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Разделы должностной инструкции

Независимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

Раздел «Общие положения»

В разделе «Общие положения» укажите:

  • название должности в строгом соответствии со штатным расписанием;
  • требования, предъявляемые к квалификации сотрудника;
  • непосредственную подчиненность (например, бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру);
  • порядок назначения и освобождения от должности;
  • наличие и состав подчиненных;
  • порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);
  • перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.

Раздел «Должностные обязанности»

В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. При составлении раздела можете использовать профессиональные стандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 298, и Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. В них приведен примерный перечень обязанностей различных должностей.

Раздел «Права»

В разделе «Права» пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей.

Раздел «Ответственность»

В разделе «Ответственность» принято конкретизировать виды возложенной ответственности в соответствии с законодательством в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Если должностная инструкция составлена как самостоятельный документ, утвердите ее приказом руководителя организации и знакомьте с ней сотрудников, принимаемых на соответствующую должность, под подпись (ч. 3 ст. 68, ст. 57 ТК РФ).

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования
и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ситуация: В каких случаях вводится должностное наименование «главный», «ведущий», «старший»

Категории «ведущий», «старший» являются производными от соответствующих базовых должностей, содержащихся в Квалификационном справочнике, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.

Применение должностного наименования «старший» возможно, если сотрудник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителями. Данная должность может быть установлена в виде исключения и при отсутствии исполнителей в непосредственном подчинении сотрудника, если на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы. При этом для должностей специалистов, по которым предусматриваются квалификационные категории (например, инженер I категории), должностное наименование «старший» не применяется.

Должностные обязанности категории «ведущий» устанавливают на основе характеристик соответствующих должностей специалистов. Помимо этого на них возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности организации или ее структурных подразделений либо обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей, создаваемыми в отделах (бюро). Требования к необходимому стажу работы категории «ведущий» повышаются на 2–3 года по сравнению с предусмотренными для специалистов I квалификационной категории.

Такие правила установлены пунктом 7 раздела «Общие положения» Квалификационного справочника, утвержденного постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.

Категория «главный» в отдельных случаях прямо предусмотрена Квалификационным справочником, утвержденным постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37, в наименовании должности и связана с повышенными квалификационными требованиями к занятию таких должностей (главный инженер, главный бухгалтер, главный энергетик и т. п.). Помимо этого категория «главный» может быть установлена локальным актом организации в зависимости от требования к образованию и квалификации сотрудника, например, «главный специалист по...» (ст. 8 ТК РФ).

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования
и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Формы: Должностная инструкция инспектора по кадрам

Закрытое акционерное общество «Альфа»

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
А.В. Львов
13.02.2012

Должностная инструкция № 224
инспектора по кадрам

г. Москва 13.02.2012

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность
инспектора по кадрам.

1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимается
генеральным директором по представлению непосредственного руководителя.

1.3. На должность инспектора по кадрам назначается лицо, имеющее среднее
профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Инспектор по кадрам в своей деятельности руководствуется:

  • действующими нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
  • уставом организации, локальными нормативными актами организации;
  • настоящей должностной инструкцией.

1.5. Инспектор по кадрам должен знать:

  • законодательные и нормативно-правовые акты, методические материалы по ведению
    документации по учету и движению персонала;
  • трудовое законодательство;
  • структуру и штат организации;
  • порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников
    организации;
  • порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих,
    общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
  • порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
  • порядок ведения банка данных о персонале организации;
  • основы делопроизводства;
  • средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
  • Правила трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

1.6. Инспектор по кадрам подчиняется непосредственному руководителю.

1.7. На время отсутствия инспектора по кадрам (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности
исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Инспектор по кадрам обязан:

2.1. Вести учет личного состава организации, ее подразделений в соответствии с
унифицированными формами первичной учетной документации.

2.2. Оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым
законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую
установленную документацию по кадрам.

2.3. Формировать и вести личные дела работников, вносить в них изменения, связанные с
трудовой деятельностью.

2.4. Подготавливать необходимые материалы для квалификационных, аттестационных,
конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.

2.5. Заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки, производить подсчет трудового
стажа, выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

2.6. Производить записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.

2.7. Вносить информацию о количественном, качественном составе работников и их
движении в банк данных о персонале организации, следить за его своевременным
обновлением и пополнением.

2.8. Вести учет предоставления отпусков работникам, осуществлять контроль за
составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

2.9. Оформлять карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для
назначения пенсий работникам организации и их семьям, установления льгот и компенсаций.

2.10. Изучать причины текучести кадров, участвовать в разработке мероприятий по ее
снижению.

2.11. Подготавливать документы по истечении установленных сроков текущего хранения к
сдаче на хранение в архив.

2.12. Осуществлять контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях
организации и соблюдением работниками Правил трудового распорядка.

2.13. Составлять установленную отчетность.

3. ПРАВА

Инспектор по кадрам вправе:

3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными
настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о
недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить
предложения по их устранению.

3.4. Требовать от руководстваоказания содействия в исполнении своих должностных
обязанностей и прав.

3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и
документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Инспектор по кадрам несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей,
предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных
действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах,
определенных действующим административным, уголовным и гражданским
законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим
трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере
необходимости, но не реже одного раза в пять лет.

5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся
под расписку все работники организации, на которых распространяется действие этой
инструкции.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора
от 16 января 2012 г. № 67.

СОГЛАСОВАНО

Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова
13.02.2012

С настоящей инструкцией ознакомлен.
Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.

Инспектор по кадрам П.А. Беспалов
14.02.2012

  1. Формы: Должностная инструкция ведущего специалиста по кадрам

Закрытое акционерное общество «Альфа»

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
А.В. Львов
13.02.2012

Должностная инструкция № 224
ведущего специалиста по кадрам

г. Москва 13.02.2012

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность ведущего специалиста по кадрам.

1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимается
генеральным директором по представлению непосредственного руководителя.

1.3. На должность ведущего специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее высшее
профессиональное образование и стаж работы не менее двух лет в области трудового права.

1.4. Ведущий специалист по кадрам в своей деятельности руководствуется:

  • действующими нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
  • уставом организации, локальными нормативными актами организации;
  • настоящей должностной инструкцией.

1.5. Ведущий специалист по кадрам должен знать:

  • законодательные и нормативно-правовые акты, методические материалы по
    управлению персоналом;
  • трудовое законодательство;
  • структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы
    развития;
  • порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах;
  • источники обеспечения предприятия кадрами;
  • методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
  • положения о проведении аттестаций и квалификационных испытаний;
  • порядок избрания (назначения) на должность;
  • порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их
    движением;
  • порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;
  • порядок составления отчетности по кадрам;
  • основы психологии и социологии труда;
  • основы экономики, организации труда и управления;
  • средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
  • Правила трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

1.6. Ведущий специалист по кадрам подчиняется непосредственному руководителю.

1.7. На время отсутствия ведущего специалиста по кадрам (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Ведущий специалист по кадрам обязан:

2.1. Выполнять работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий,
специальностей и квалификации.

2.2. Принимать участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.

2.3. Проводить изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной
структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по
учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением
работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью
определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по
замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.

2.4. Участвовать в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения
потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями,
контактов с предприятиями аналогичного профиля.

2.5. Информировать работников предприятия об имеющихся вакансиях.

2.6. Принимать участие в разработке перспективных и текущих планов по труду.

2.7. Осуществлять контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и
молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и
специальностью, проведением их стажировок, принимать участие в работе по адаптации
вновь принятых работников к производственной деятельности.

2.8. Участвовать в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой
карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности
обучения.

2.9. Принимать участие в организации работы, методическом и информационном
обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их
решений.

2.10. Анализировать состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками
предприятия Правил трудового распорядка, движение кадров, участвовать в разработке
мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.

2.11. Контролировать своевременное оформление приема, перевода и увольнения
работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности,
соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для
установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной
документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о
персонале предприятия.

2.12. Составлять установленную отчетность.

2.13. Контролировать и координировать выполнение обязанностей подчиненных ему работников.

3. ПРАВА

Ведущий специалист по кадрам вправе:

3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными
настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о
недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить
предложения по их устранению.

3.4. Требовать от руководстваоказания содействия в исполнении своих должностных
обязанностей и прав.

3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и
документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Ведущий специалист по кадрам несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей,
предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных
действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах,
определенных действующим административным, уголовным и гражданским
законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим
трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере
необходимости, но не реже одного раза в пять лет.

5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся
под расписку все работники организации, на которых распространяется действие этой
инструкции.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора
от 16 января 2012 г. № 67.

СОГЛАСОВАНО

Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова
13.02.2012

С настоящей инструкцией ознакомлен.
Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.

Ведущий специалист по кадрам П.А. Беспалов
14.02.2012

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль