Какие стандарты при ведении личных дел сотрудников?

2337

Вопрос

Организация коммерческая (ИП), была проверяющая и требовала с меня, как с кадровика: 1) в карточках Т-2 наличие копий мед. книжки(т.е. итоги медосмотра) 2) должностная инструкция должна быть только одна на всех, а у меня на каждого работника отдельно 3) при увольнении в личное дело работника требует прикреплять заявление+приказ о приеме и увольнении. Хотелось бы знать, есть ли такие стандарты? Или кадровику можно комплектовать документы, как ему удобно работать?

Ответ

Рассмотрим Ваши вопросы:

1) в карточках Т-2 наличие копий мед. книжки(т.е. итоги медосмотра)

Законодательство не содержит определенных требований к заполнению личной карточки формы Т-2.

При этом, сама форма личной карточки ф. Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 не предусматривает графы или разделы в которые необходимо вносить итоги медицинского осмотра.


Вы узнаете больше о несоответствии профстандартам, если перейдете в материал.


Таким образом, можно сделать вывод, что законодательство не содержит обязанности вносить данные по медицинским осмотрам в личную карточку работника. Следовательно, не внесение данных сведений нарушением не является.

При этом, отметим, что если проверяющий орган настаивает на внесении данных сведений, то Вы можете отразить мед. осмотр в разделе 10 "Дополнительные сведения".

2) должностная инструкция должна быть только одна на всех, а у меня на каждого работника отдельно

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять.

Как правило, должностная инструкция составляется по каждой штатной должности. При этом, именные инструкции составлять не рекомендуется, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров.

Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.

Таким образом, можно сделать вывод, что Вы вправе самостоятельно определить, как оформлять должностные инструкции на работников в зависимости от организационной структуры организации и внутреннего порядка. Следовательно, оштрафовать Вас за оформление должностных инструкций на каждого работника отдельно нельзя, т.к. это не является нарушением.

3) при увольнении в личное дело работника требует прикреплять заявление+приказ о приеме и увольнении.

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской служб. Однако, это удобная форма систематизации персональных данных.

Порядок формирования личных дел сотрудников законодательством не урегулирован. Однако, он утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции.

Как правило, в личное дело включаются документы непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника.

Таким образом, можно сказать, что Вы вправе самостоятельно определить порядок ведения личных дел работников, а также перечень документов включаемых в личное дело.

Однако, по нашему мнению, в связи с тем, что заявления работника и копии приказов о приеме и увольнении относятся непосредственно к трудовой деятельности работника, то целесообразнее будет их прикреплять еще и в личное дело.

Примечание: действующее трудовое законодательство вообще не называет заявление работника о приеме на работу в числе обязательных документов. Такого заявления может и не быть . При наличии подписанного трудового договора и приказа о приеме , изданного на его основании, трудовые отношения считаются корректно оформленными.

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль