Необходимо ли при приеме на работу с сотрудника брать письменное согласие на обработку персональных данных ?

1489

Вопрос

 Вопрос по поводу организации обработки персональных данных в соответствии с Законом № 152-ФЗ от 27.07.2006г. В соответствии с частью 4 статьи 9 Закона № 152-ФЗ от 27.07.2006г. "О персональных данных" обработка персональных данных осуществляется только с письменного согласия сотрудников. Но статьей 6 вышеуказанного Закона прописаны случаи обработки персональных данных без согласия сотрудников, если обработка персональных данных необходима в целях исполнения заключенного с сотрудником договора либо достижения целей, предусмотренных законом для осуществления и выполнения возложенных законодательством России на операторов функций. полномочий и обязанностей , - она может осуществляться без согласия сотрудника- субъекта персональных данных. Просим Вас пояснить необходимо ли при приеме на работу с сотрудника брать письменное согласие на обработку персональных данных ?

Ответ

 

Вопрос об обязательности получения письменного согласия работника на обработку его персональных данных является двояким. С одной стороны, как Вы верно указали в вопросе, согласие на обработку персональных данных не требуется в случае, если обработка персональных данных необходима в целях исполнения заключенного с сотрудником договора либо для достижения целей, предусмотренных законом для осуществления и выполнения возложенных законодательством России на оператора функций, полномочий и обязанностей. Данная норма установлена статьёй 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных". Таким образом, получение информации о работнику при заключении с ним трудового договора, а также последующая обработка персональных данных, в виде отправления информации данных работника в налоговую, ФСС и пенсионный фонд, не требует в соответствии с указанными правилами согласия работника.

Однако с другой стороны, могут возникнуть ситуации, когда необходимо будет подвергнуть персональные данные работника обработке. Либо, может возникнуть какая-нибудь спорная ситуация. Учитывая, что в соответствии с пунктом 3 статьи 9 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" обязанность предоставить доказательство получения согласия работника на обработку его персональных данных возлагается на работодателя, наличия надлежаще оформленного согласия работника, может позволить минимизировать возможные риски.

Учитывая данные обстоятельства, рекомендуем Вам получать от принимаемых на работу сотрудников согласие об обработке их персональных данных установленной формы.

Что касается ситуации с оформлением перечисления заработной платы работника на банковский счёт работника, то в данном случае получения согласия работника на обработку его персональных данных в подобной ситуации обязательно.

В соответствии с частью третьей статьи 136 Трудового кодекса РФ, заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором. Таким образом, заработная плата может, как перечисляться на счёт работника, так и выплачиваться ему наличными деньгами. То есть, требования о перечислении зарплаты работнику на счёт не является обязательным и допускается только по соглашению сторон.

Следовательно, получение персональной информации работника для перечисления ему денежных средств на счёт в банке, не относится к случаю, когда обработка персональной информации допускается без согласия работника. Обращаю Ваше внимание, что в некоторых случаях допустима обработка информации без согласия работника (см. в приложении Ситуация: Нужно ли уведомлять и получать согласие сотрудников на передачу их персональных данных в банк для оформления зарплатных карт).

Подробности в материалах Системы:

 

  1. Ситуация: Как получить согласие сотрудника на обработку его персональных данных.

По ходу деятельности у работодателя возникает необходимость в обработке персональных данных сотрудников. Обработка таких данных осуществляется только с письменного согласия сотрудников. При этом согласие должно включать в себя следующую информацию:

  • фамилию, имя, отчество, адрес сотрудника, реквизиты паспорта (иного документа, удостоверяющего его личность), в том числе сведения о дате выдачи документа и выдавшем его органе;

  • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя (оператора), получающего согласие сотрудника;

  • цель обработки персональных данных;

  • перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;

  • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя, если обработка будет поручена такому лицу;

  • перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;

  • срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;

  • подпись сотрудника.

Такие требования установлены в части 4 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

При недееспособности сотрудника письменное согласие на обработку его персональных данных дает его законный представитель (родитель, опекун) (ч. 6 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Сотрудник может в любое время отозвать согласие на обработку своих персональных данных, направив работодателю отзыв в произвольной форме. В такой ситуации организация вправе продолжить обработку персональных данных без согласия сотрудника с учетом ограничений, указанных в пунктах 2–11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, например, для осуществления правосудия или защиты жизни (здоровья) самого сотрудника. Об этом говорится в части 2 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

Следует отметить, что при возникновении спора обязанность представить доказательства того, что согласие сотрудника на обработку его персональных данных получено, возлагается на работодателя (ч. 3 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

С согласия сотрудника организация вправе также поручить обработку персональных данных другому лицу (ч. 3 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). В этом случае ответственность перед сотрудником за действия указанного лица по-прежнему будет нести работодатель, а лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению работодателя, будет отвечать непосредственно перед работодателем (ч. 5 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Необходимо отметить, что согласие на обработку персональных данных работодателю необходимо получать не только от сотрудников, то есть лиц, с которыми он состоит в трудовых отношениях, но и от соискателей. Об этом сказано в пункте 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

Используется в ответе «Как организовать обработку персональных данных сотрудников»

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ситуация: Как получить согласие сотрудника на обработку его персональных данных.

По ходу деятельности у работодателя возникает необходимость в обработке персональных данных сотрудников. Обработка таких данных осуществляется только с письменного согласия сотрудников. При этом согласие должно включать в себя следующую информацию:

  • фамилию, имя, отчество, адрес сотрудника, реквизиты паспорта (иного документа, удостоверяющего его личность), в том числе сведения о дате выдачи документа и выдавшем его органе;

  • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя (оператора), получающего согласие сотрудника;

  • цель обработки персональных данных;

  • перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;

  • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя, если обработка будет поручена такому лицу;

  • перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;

  • срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;

  • подпись сотрудника.

Такие требования установлены в части 4 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

При недееспособности сотрудника письменное согласие на обработку его персональных данных дает его законный представитель (родитель, опекун) (ч. 6 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Сотрудник может в любое время отозвать согласие на обработку своих персональных данных, направив работодателю отзыв в произвольной форме. В такой ситуации организация вправе продолжить обработку персональных данных без согласия сотрудника с учетом ограничений, указанных в пунктах 2–11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, например, для осуществления правосудия или защиты жизни (здоровья) самого сотрудника. Об этом говорится в части 2 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

Следует отметить, что при возникновении спора обязанность представить доказательства того, что согласие сотрудника на обработку его персональных данных получено, возлагается на работодателя (ч. 3 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

С согласия сотрудника организация вправе также поручить обработку персональных данных другому лицу (ч. 3 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). В этом случае ответственность перед сотрудником за действия указанного лица по-прежнему будет нести работодатель, а лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению работодателя, будет отвечать непосредственно перед работодателем (ч. 5 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Необходимо отметить, что согласие на обработку персональных данных работодателю необходимо получать не только от сотрудников, то есть лиц, с которыми он состоит в трудовых отношениях, но и от соискателей. Об этом сказано в пункте 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

Используется в ответе «Как организовать обработку персональных данных сотрудников»

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ситуация: Нужно ли уведомлять и получать согласие сотрудников на передачу их персональных данных в банк для оформления зарплатных карт.

Да, нужно, при этом в отдельных случаях работодатель сможет передать такие данные и без согласия сотрудника.

Оформить письменное согласие сотрудника на обработку персональных данных можно при приеме на работу. При этом в дальнейшем сотрудник сможет отозвать свое согласие. Однако даже при отозванном согласии работодатель вправе продолжить обработку персональных данных сотрудников, если такая обработка требуется в рамках договоров, заключенных с ними (ч. 2 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). С учетом указанного возможны следующие варианты.

Если в локальных документах организации предусмотрена выплата зарплаты именно на банковские карты и сотрудник при приеме на работу ознакомлен с этими документами, то при смене банка и оформлении новых карт работодатель вправе осуществлять обработку данных и без согласия сотрудника. Объясняется это тем, что обработка таких данных предусмотрена в рамках заключенного трудового договора, за выполнение обязанностей по которому сотруднику должна быть выплачена заработная плата на банковскую карту в соответствии с положениями локального документа о порядке выплаты. То есть работодатель будет действовать в интересах самого сотрудника в рамках заключенного с ним договора.

Если же в локальном документе предусмотрены варианты расчетов с сотрудниками (или вообще данный момент не прописан), то сотрудники вправе самостоятельно решить, получать им зарплату через кассу или на банковскую карту. И если работодатель решит всем сотрудникам перечислять зарплату на карточки в новом банке, то у каждого сотрудника следует запросить согласие на обработку персональных данных и их передачу третьей стороне (банку). В такой ситуации сотрудники вправе не давать согласие, а работодатель при отсутствии такого согласия не сможет продолжить обработку данных и передать банку информацию о тех сотрудниках, которые ответили отказом.

Используется в ответе «Как организовать обработку персональных данных сотрудников»

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

 

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль