Какие документы регламентируют создание положения о кадровом резерве в организации?

1401

Вопрос

Какие документы регламентируют создание положения о кадровом резерве в организации? Является ли наличие кадрового резерва обязательным?

Ответ

Формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование являются одним из важнейших направлений кадровой работы на государственной и муниципальной службе, а формирование кадрового резерва на конкурсной основе и его эффективное использование - это одно из приоритетных направлений формирования кадрового состава государственной и муниципальной службы. Наличие кадрового резерва является обязательным только для замещения должностей государственной службы (ст. 17 Федерального закона от 27.05.2003 N 58-ФЗ (ред. от 02.07.2013) "О системе государственной службы Российской Федерации").

Тем не менее, в настоящее время создание кадрового резерва как метода нематериальной мотивации сотрудников набирает обороты. Наличие в кадровом резерве специалистов, проходящих профессиональную переподготовку, дополнительное обучение по прямым и смежным специальностям, позволяет организации существенно снизить затраты на подбор и адаптацию новых сотрудников.

Содержание положения о кадровом резерве полностью зависит от специфики конкретной организации и ее кадровой политики. Каких-то специальных документов, регламентирующих создание положения о кадровом резерве в организации, действующим законодательством РФ не предусмотрено.

Подробности в материалах Системы:

 

  1. Правовая база: ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 27.05.2003 № 58-ФЗ

О системе государственной службы Российской Федерации (с изменениями на 2 июля 2013 года)

 

 

Статья 17. Кадровый резерв для замещения должностей государственной службы

Для замещения должностей государственной службы создаются федеральный кадровый резерв, кадровый резерв в федеральном государственном органе, кадровый резерв субъекта Российской Федерации и кадровый резерв в государственном органе субъекта Российской Федерации.

˂…˃

2. Журналы и книги:

Какие документы регламентируют создание положения о кадровом резерве в организации?№11, Ноябрь 2013

Эффективность персонала/Составляем документ

Заложите основу для надежного и профессионального кадрового резерва. Грамотно составьте Положение об этом резерве. Что прописать?

Когда из компании ушел руководитель отдела сбыта, а затем специалист по МСФО, замену им нашли только через четыре месяца. По сути, это было время простоя. Гендиректор сказал HR-директору: «Давайте создадим скамейку запасных из своих наиболее способных сотрудников, чтобы потом назначать их на освобождающиеся должности. Пусть руководители подразделений скажут, кого из их подчиненных включить». Но это не помогло: многие из этих запасных, заняв высокие должности, не справлялись.

HR-директор объяснил руководителю, в чем причины. Во-первых, как известно, руководители подразделений не всегда рекомендуют действительно самых способных. Ведь их могут забрать из подразделения и руководителю это не нужно. Во-вторых, даже если предположить, что начальники отделов пытаются выдвинуть лучших, нельзя полагаться только на их рекомендации. HR-директор убедил гендиректора, что надо решать проблему основательно – формировать полноценный кадровый резерв. Отбирать в него кандидатов не только по рекомендациям, но и по результатам оценки профессиональных и личностных качеств. Материалы для оценки надо предварительно разработать. И вообще прописать, как будет проходить отбор в кадровый резерв. Гендиректор поддержал идею, и HR-директор начал писать «Положение о кадровом резерве».

Документ этот основополагающий. Стремясь все тщательно в нем прописать, некоторые компании вносят в него положения, которые касаются не только самих резервистов, но и их руководителей, а также тех, кого «запасные игроки» заменят. Например, в одном банке в Положении о кадровом резерве прописали, что руководитель сотрудника, включенного в резерв, обязан пройти тренинг по делегированию полномочий и затем подключать резервиста к управлению подразделением. А в промышленном холдинге в положении есть пункт, который гласит: «Если руководитель любого уровня выходит на пенсию сразу, как только достиг соответствующего возраста, ему выплачивается премия в размере пяти окладов. Если позже, премия не выплачивается». Такое правило призвано стимулировать людей пенсионного возраста освобождать места для резервистов.

Включать в резерв принудительно или добровольно? Можно ли выдвинуть себя? Пропишите принципы

Иначе говоря, сформулируйте основные правила формирования резерва и узаконьте их, прописав в положении. Это нужно сделать, чтобы всем было ясно, кого могут включать в резерв и как: выбирают достойного кандидата по результатам работы и решением руководства записывают в резерв либо проводится конкурс, в котором может участвовать каждый. Это означает по сути, что разрешается выдвигать себя в претенденты на место в резерве.

И еще один момент, который может показаться странным: «Вправе ли сотрудник отказаться от вхождения в пул будущих руководителей?» Есть категории сотрудников, у которых практически отсутствует желание продвигаться по карьерной лестнице. Например, IT-специалисты, профессионалы в области рынка ценных бумаг и МСФО. Часто они делают ставку на то, чтобы стать настоящим специалистом своего дела, которого высоко ценят и чей труд щедро оплачивают.

Пример

HR-директор «Объединенной судостроительной компании», формулируя правила работы по созданию «скамейки запасных», выявил шесть главных принципов и включил их в Положение о кадровом резерве. Формулировки выглядели так:

1. Принцип объективности.
Всесторонне и объективно оцениваются результаты профессиональной деятельности, знаний, навыков, компетенций и личностных качеств кандидатов для зачисления в кадровый резерв. Критерии для оценки разрабатывает специальная комиссия.

2. Принцип равных возможностей.
Любой работник компании может подать заявку на включение в кадровый резерв и участвовать в отборочном конкурсе.

3. Принцип добровольности.
Войти в кадровый резерв сотрудник может только добровольно. Принуждение не допускается.

4. Принцип гласности.
Информация о формировании резерва и работе с ним не скрывается, доступна всем сотрудникам.

5. Принцип мобильности.
Сотрудник, успешно прошедший программу подготовки кадров, может быть выдвинут и назначен на должность, подходящую по уровню развития профессиональных и личностных компетенций, в любое время и в любом подразделении компании.

6. Принцип личной ответственности.
Работники, включенные в кадровый резерв, несут ответственность за саморазвитие и обучение. Руководитель, выдвинувший работника в кадровый резерв, отвечает за успехи подчиненного.

Обозначьте, кто отвечает за работу с резервом. Укажите конкретно состав комиссии и то, чем она занимается

Исполнительным органом резерва не может быть какое-то одно должностное лицо/служба. Нужен коллегиальный орган, в который войдут топ-менеджеры, сотрудники – эксперты в своей сфере, а также HR-директор и менеджеры HR-службы. Словом, специальная комиссия из нескольких авторитетных в компании людей. Чтобы она реально функционировала, четко и конкретно пропишите, что именно она должна делать. Обрисуйте и круг задач, которые будет решать HR-служба.

Пример

Описывая функционал комиссии по формированию кадрового резерва и организации ее работы, HR-директор решил предельно точно обрисовать, что она обязана делать. Получился такой перечень:
– разрабатывает профили должностей, на которые готовятся резервисты;
– определяет критерии оценки кандидатов, привлекая руководителей и сотрудников-экспертов;
– проводит отбор самих кандидатов и формирует список лиц, включенных в кадровый резерв;
– составляет план и программу обучения (самообучения) резервистов;
– координирует работы по профессиональной подготовке и стажировке резервистов;
– оценивает и отбирает кандидатов, которых можно назначать на более высокую должность.

Комиссия заседает не реже одного раза в квартал. Ее решения оформляются протоколом. Решения считаются правомочными, если на заседании присутствуют не менее 2/3 ее состава. При равенстве голосов решающим является голос председателя.

Далее следовал пункт о задачах HR-службы: «Служба по персоналу осуществляет общий контроль за работой комиссии, координирует всю деятельность по формированию кадрового резерва».

Чтобы в компании не говорили, что отбор субъективный, четко пропишите требования и этапы отбора

Иными словами, сделайте процесс формирования кадрового резерва по возможности прозрачным и определенным. Пусть все знают, кто именно может претендовать на включение в состав резерва и как туда попасть. Как правило, компании проводят конкурсный отбор. Укажите, как именно он проводится и кто в нем может участвовать. Например, какой стаж работы в компании должен быть у претендента, каким опытом, а также личностными и профессиональными качествами он должен обладать. Определите и то, как и кто может выдвинуть сотрудника в число претендентов на включение в кадровый резерв.

Пример

«…4.1. Участвовать в конкурсном отборе могут сотрудники компании, работа и поведение которых отвечает следующим требованиям: стаж работы в компании – не менее двух лет; высокие производственные показатели в работе; лояльность компании и добросовестное отношение к выполнению служебных обязанностей; соблюдение трудовой дисциплины; систематическое повышение профессионального уровня; развитое чувство ответственности; организаторские способности.

4.2. Стать участником конкурсного отбора можно одним из трех способов:
– путем самовыдвижения, заполнив заявку на корпоративном внутреннем сайте;
– кандидата в резерв выдвигает непосредственный руководитель, подав в комиссию рекомендацию;
– кандидата в резерв выдвигает HR-служба по итогам ежегодной оценки профессиональных и личностных компетенций. Заполняется рекомендация и подается в комиссию.

Этапы отбора в кадровый резерв можно прописать, просто перечислив их либо разместив в таблице (таблица 1).

Таблица 1. Как проводится отбор в кадровый резерв: этапы, виды работ и ответственные

Этап

Что необходимо сделать

Кто ответственный

Создание конкурсной комиссии

1. Анализируется потребность в создании новых и замещении уже имеющихся должностей, которые станут вакантными
2. Издается приказ о создании комиссии по отбору претендентов на руководящие должности, ее полномочиях, сроках и порядке деятельности

HR-служба

Разработка профилей должностей (или проверка уже сущест-вующих), на которые готовится резерв

1. Приказ генерального директора о создании рабочей группы по разработке профилей должностей. В нее включаются руководители подразделений и специалисты HR-службы
2. Формулирование требований к участникам конкурса: уровень образования, квалификация, возраст, стаж, опыт, специальность

Линейные руководители, топ-менеджеры, курирующие направления, где предполагается замещение должностей резервистами

Подготовка инструкции о порядке выдвижения в резерв

1. Определяется порядок представления в комиссию документов
2. Объявляется дата, когда состоится конкурс, место и время работы комиссии 3. Принимаются заявления и другие документы в соответствии с выработанными требованиями

Комиссия по формированию кадрового резерва и организации его работы

Отбор кандидатов в кадровый резерв

1. Анализ заявок на включение сотрудников в кадровый резерв – сверяются данные анкеты с требованиями, указанными в профилях должности /
2. Собеседования с подходящими кандидатами
3. Формирование списка тех, кто допущен к оценке
4. Разработка материалов и организация оценки
5. Формирование списка кадрового резерва по результатам оценки

Комиссия по формированию кадрового резерва и организации его работы

Утверждение состава кадрового резерва

1. Оформляется протокол комиссии, составляется список резерва
2. Издается приказ за подписью гендиректора, утверждающего список резервистов и определяющего порядок, сроки и условия их стажировки

Комиссия по формированию кадрового резерва, генеральный директор

Обратная связь участникам конкурсного отбора

1. Результаты отбора доводятся до его участников
2. Проводятся беседы с теми, кто успешно прошел отбор, предоставляется информация о том, что и как должны делать новые резервисты в дальнейшем 3. Организуются интервью с теми, кто не прошел отбор

HR-служба

Комиссия должна знать, как оценивать кандидатов в резерв. Определите инструменты и критерии

Вообще, оценку придется проводить как минимум дважды. Один раз – в начале конкурса, когда из списка претендентов отбираются сами резервисты. Второй раз – после того, как зачисленные в резерв прошли обучение. Какие инструменты оценки Вы будете использовать в каждом случае, Вы решите сами, исходя из того, что именно Вам нужно измерить, учитывая специфику вашего бизнеса. В Положении пропишите все те методы оценки, которые Вы в принципе можете использовать: анкетирование; тестирование; интервьюирование; экспертную оценку; деловые игры; ассессмент-центр; кейсы; составление рейтинга качеств сотрудника; метод эталона; метод «360 градусов»; метод моментных наблюдений; результаты аттестации.

Что именно оценивать с помощью перечисленных выше методов, понятно – компетенции. Их Вы также перечислите в положении. К примеру, клиентоориентированность, способность работать в команде, умение делегировать полномочия. Но как именно измерить, насколько развита та компетенция, которой обладает кандидат? Предусмотрите шкалу, по которой конкурсная комиссия и будет определять, в какой степени компетенция развита у кандидата в резерв. Какой может быть эта шкала, смотрите в таблице 2.

Таблица 2. Так может выглядеть шкала для оценки степени развития компетенции у кандидатов в резервисты

Компетенция и ее описание

Шкала уровней развития компетенции (от самого низкого до самого высокого)

Уровень понимания

Базовый уровень

Средний уровень

Сильный уровень

Лидерский уровень

Профессионализм – умение выполнять любую задачу на самом высоком уровне

Выполняет свои задачи своевременно и качественно

Выполняет задачи быстрее, чем требуется, при этом не страдает качество, быстро учится на своих ошибках

Хочет развиваться профессионально, сам посещает тренинги и курсы, берет уроки мастерства у коллег

Проводит неформальные тренинги, инициирует наставничество, хочет работать с молодыми, передавать им опыт

Делится с коллегами секретами своего профессионального мастерства, помогает им сделать так же, как и он

Сплоченность, вера в команду – умение объединять свои усилия с усилиями других, готовность выполнить работу на 100 %

Хорошо работает в команде, своевременно информирует других, делится нужной информацией

Ждет позитивных результатов от команды, обеспечивает обратную связь, выказывает оптимистические ожидания

Выражает желание учиться у других (даже у подчиненных), стимулирует мозговые штурмы и дискуссии

Поддерживает других, помогает сотрудникам почувствовать свою силу и значимость. Публично благодарит лучших

Урегулирует конфликты, стремится создать команде хорошую репутацию, формирует дух сотрудничества

Клиентоориентированность – понимание того, что хочет клиент компании, и выстраивание своей работы под его потребности

Приветлив с клиентами, помогает им сориентироваться и выбрать то, что им действительно нужно

Разработал разные модели своего поведения, подстраивается под клиента в зависимости от ситуации

Рекомендует продукцию/услуги, рассказывает о возможных проблемах/нюансах, иногда может убедить

Выработал подход к каждому клиенту, старается предотвратить негативные ситуации в пользу клиента

Умеет преодолевать возражения клиента, выстраивает стратегию убеждения и презентацию на основе фактов, а не догадок

Укажите, какие виды резерва будете формировать: три вида – по уровню, два вида – по скорости назначения

Резервисты могут быть разными. Одно дело – резерв из рядовых сотрудников, которые могут быть назначены на позиции линейных руководителей, другое – скамейка запасных для топовых позиций. И по тому, как быстро кандидаты могут быть назначены на высокие должности, резерв тоже различается. Если у Вас есть такие различия (не все сотрудники с потенциалом повышаются через приблизительно одинаковое время), то пропишите их в Положении.

Пример

«…1.4. Кадровый резерв состоит из трех групп:
– I группа – сотрудники, которые способны занять освободившиеся высшие руководящие должности, согласовываются с собственниками бизнеса и с советом директоров;
– II группа – резерв для замещения позиций заместителя исполнительного директора, главного бухгалтера, главного инженера, руководителей подразделений;
– III группа – претенденты на должности начальников отделов, цехов, бюро, заместителей начальников, главных специалистов (узконаправленных профессионалов).

Кроме того, кадровый резерв делится на оперативный и стратегический. В оперативный включаются работники, которые способны приступить к работе на более высокой должности немедленно или в ближайшие год-два. В стратегический резерв входят молодые специалисты с лидерскими качествами, способные занять руководящие должности лишь через некоторое время».

Пропишите, чему и как должны обучаться резервисты, пока не заняли руководящие должности

Четко укажите, из чего будет складыватьсятеоретическая подготовка (базовая, для всех), а из чего – практическая (индивидуальная), какие семинары и конференции надо будет посещать, а что можно изучить дистанционно. Например, в рамках теоретической подготовки нужно пройти тренинги и семинары: «Навыки системного мышления», «Финансы для нефинансовых менеджеров», «Креативное мышление в бизнесе», «Навыки эффективной коммуникации», «Командное лидерство».

Установите, какая доля (из всей программы) должна приходиться на самообучение. Для этого внесите в положение пункт, обязывающий каждого резервиста составлять План самоподготовки (на основе разработанной программы). Предусмотрите порядок: в конце года каждый резервист составляет отчет о работе за год.

Пример

Сотрудникам, успешно завершившим обучение и прошедшим все испытания при отборе в кадровый резерв, гарантируется, что они смогут реализовать свой потенциал посредством инструментов:
– стать наставником для коллег путем назначения на эту позицию непосредственным руководителем;
– руководить новыми (и/или текущими) проектами в компании, подав заявку на позицию руководителя проекта в службу управления персоналом;
– перемещаться на равноценные должности (при нехватке свободных вышестоящих) в других подразделениях организации, чтобы наращивать дополнительные компетенции;
– замещать наставника/непосредственного руководителя на период его отсутствия (болезни, командировки, отпуска);
– проходить стажировки в других подразделениях компании, в том числе за границей.

Предусмотрите и бенефиты резервистам, и наказание – исключение из резерва на какой-либо срок или насовсем

Бенефиты могут быть самые разнообразные: прибавка к зарплате (в процентах от ее размера) после включения в кадровый резерв; материальная помощь, выплачиваемая, когда сотрудник идет в отпуск; улучшенный соцпакет. Если есть возможность, предусмотрите премию за инновации, внедренные с подачи резервистов.

Предусмотрите и нематериальные блага. Например, создайте «Клуб кураторства», где резервисты будут общаться с руководством компании. На любые темы. Важно, чтобы в этом общении так или иначе будущие управленцы перенимали опыт у успешных руководителей, делились с ними своими идеями. Пропишите в Положении, как часто собираются члены клуба, как проходят заседания.

Исключать из резерва на год или насовсем можно как по личному желанию сотрудника (по его заявлению), по состоянию здоровья, так и по объективным причинам – за то, что он не стремился обучаться, показал низкие результаты оценки. Еще одна возможная причина для исключения из пула талантов – резервист отказался занять вакансию, которую ему предложили.

Составляя списки резерва для разных должностей, не включайте одного и того же сотрудника в несколько списков

Нередко HR-ы действуют вопреки этому правилу, стремясь подготовить универсальные кадры: если резервист не подойдет для назначения на одну позицию, его можно будет назначить на другую. Но на самом деле у такого подхода много минусов. Во-первых, Вы можете запутаться – назначив резервиста, не вычеркнете его из других списков и будете думать, что там есть кадры. А потом неожиданно может оказаться, что нет – они все уже назначены. Во-вторых, качество подготовки резервиста будет страдать. Ведь для каждой должности надо готовить людей по своей программе.

Для удобства разработайте формы документов и сделайте их приложениями к Положению

Тогда никто – ни члены комиссии по формированию кадрового резерва и организации работы с ним, ни сами резервисты, ни HR-специалисты – не будет думать, как лучше оформить тот или иной документ. Скажем, заявку на участие в конкурсном отборе в кадровый резерв (для самовыдвиженцев и для руководителей, выдвигающих своих подчиненных), рекомендацию от HR-отдела, план теоретического и практического обучения, план самостоятельной подготовки, список лиц для включения в кадровый резерв, профиль должности.

Какие документы регламентируют создание положения о кадровом резерве в организации?

*Полный текст Положения и всех приложений к нему смотрите в прилагаемых документах.

Материалы для скачивания:

Светлана КОЗЛОВА,

руководитель отдела обучения и развития персонала компании «Каргласс»

27.01.2014г.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Горшнева Светлана,

эксперт самой кадровой справочной системы «Система Кадры»

 

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль