Если сотрудник во время командировки проживал не в гостинице, а снял себе квартиру, должны ли мы принять договор найма жилого помещения?

8388

Вопрос

Добрый день! Вопрос по командировке. После командировки сотрудник предоставил к отчету договор найма жилого помещения (квартиры). Т.е. во время командировки он проживал не в гостинице, а снял себе квартиру. Вопрос: должны ли мы принять такой документ к учету и если да, то какие подтверждающие документы должен предоставить сотрудник, кроме договора найма (в договоре указаны только ФИО, паспортные данные собственника жилья и адрес квартиры). Заранее благодарю за ответ!

Ответ

Согласно ч. 2 ст. 168 ТК РФ порядок возмещения командировочных расходов (в том числе и по оплате жилого помещения) устанавливается коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Согласно п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней: авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой; отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

В названном выше Положении не уточняется, должен ли работник проживать обязательно в гостинице или вправе снять себе квартиру, а также какие конкретно документы о найме жилого помещения должен предоставить по возвращении из командировки. Это должно быть сделано в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации.

НК РФ не содержит требований к документу, который должен представляться налогоплательщиком в подтверждение расходов по найму жилого помещения. Соответственно, данный документ может быть составлен в произвольной форме. В частности, таким документом будет являться договор найма жилого помещения, заключенный на основании ст. 671 ГК РФ и ст. 30 ЖК РФ. В бухгалтерию организации для подтверждения произведенных расходов необходимо представить этот договор, а также документ, подтверждающий произведенную оплату по данному договору.

Если квартира арендуется у физического лица - не предпринимателя, таким документом может являться расписка арендодателя (наймодателя) о получении денежных средств в качестве платы за предоставленную внаем квартиру. Расписка составляется в произвольной письменной форме.

Таким образом, для подтверждения расходов в данном случае необходимы следующие документы:

- договор найма квартиры;

- расписка наймодателя о получении денежных средств.

Правомерность такой позиции подтверждена постановлением ФАС Северо-Западного округа от 26.02.2008 по делу N А26-1621/2007 (приведено в конце ответа)

Подробности в материалах Системы:

 

  1. Ответ: Как оплатить пребывание сотрудника в командировке

Возмещение расходов

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

  • расходы на проезд;

  • расходы по найму жилого помещения;

  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);

  • другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

Коммерческие организации определяют размеры возмещения расходов для сотрудников самостоятельно и закрепляют их в локальных актах. При этом законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем сотрудникам в одинаковом размере. Размер возмещения работодатели определяют исходя из финансовых возможностей организации и вправе предусмотреть в своих локальных актах дифференцированный размер расходов для сотрудников, занимающих различные должности.

Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, для сотрудников бюджетных организаций определены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.

Аналогичные разъяснения дает и Минтруд России в письме от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

Средний заработок

Помимо возмещения командировочных расходов, за время поездки за сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

Средний заработок за время нахождения сотрудника в командировке (а также за дни нахождения в пути, в т. ч. за время вынужденной задержки) нужно сохранить за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Болезнь во время командировки

Если сотрудник в командировке заболел, средний заработок за дни болезни не сохраняйте. За этот период сотруднику нужно выплатить суточные и больничное пособие. Кроме того, сотруднику возмещаются расходы по найму жилья (кроме случаев, когда он находился на стационарном лечении). Такой порядок предусмотрен пунктом 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Командировка совместителя

Порядок оплаты труда совместителей, направленных в командировку, имеет ряд особенностей.

Средний заработок совместителей определите в том же порядке, что и для основных сотрудников (п. 19 Порядка, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Если в командировку направлен внутренний совместитель с обоих мест работы, то средний заработок ему сохраните как на основной работе, так и на работе по совместительству.

Если в командировку направлен внешний совместитель, ему также сохраните средний заработок (по совмещаемой должности). Причем по месту основной работы он должен быть освобожден от исполнения трудовых обязанностей (например, взять отпуск за свой счет).

Если сотрудник направлен в командировку одновременно по основному и по совмещаемому месту работы, средний заработок за ним сохраняется по обеим должностям.

Все командировочные расходы (включая суточные) компенсируйте в одинарном размере. При совместном направлении в командировку эти расходы нужно распределить между двумя организациями по взаимному соглашению.

Такие правила установлены в пункте 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Командировка в нерабочий день

По распоряжению руководителя организации сотрудник может быть специально направлен в командировку для работы в выходной или праздничный день. Как документально оформить эту процедуру, см. Какими документами оформить привлечение к работе сотрудника в выходные и праздники.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом "РВ" или цифровым кодом "03". Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день.

Сотрудник, работающий в выходной или праздничный день, вправе претендовать на отгул или на дополнительную оплату труда.

Если сотруднику предоставлен отгул, работу в командировке в выходной день оплатите в одинарном размере. День отдыха не оплачивайте.

Если отгул не предоставлен, работу нужно оплатить:

  • сотрудникам, которым установлена часовая ставка, – не менее чем по двойной часовой ставке;

  • сдельщикам – не менее чем по двойной сдельной расценке;

  • сотрудникам с постоянным окладом – в зависимости от выполнения месячной нормы труда. Если в выходной день сотрудник работал в пределах месячной нормы, ему нужно доплатить не менее одинарной дневной (часовой) ставки. Если он работал сверх месячной нормы, доплата должна составить не менее двойной дневной (часовой) ставки.

Такой порядок установлен статьей 153 Трудового кодекса РФ и пунктом 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Судебная практика:

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ АРБИТРАЖНЫЙ СУД СЕВЕРО-ЗАПАДНОГО ОКРУГА

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 26 февраля 2008 г. по делу N А26-1621/2007

Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа в составе председательствующего Дмитриева В.В., судей Асмыковича А.В., Корабухиной Л.И., при участии от Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы N 5 по Республике Карелия Воронцовой Ю.В. (доверенность от 04.10.2007), рассмотрев 19.02.2008 в открытом судебном заседании кассационную жалобу Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы N 5 по Республике Карелия на решение Арбитражного суда Республики Карелия от 26.10.2007 по делу N А26-1621/2007 (судья Романова О.Я.),

установил:

открытое акционерное общество "Российские железные дороги" (далее - Общество) обратилось в Арбитражный суд Республики Карелия с заявлением о признании недействительным решения Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы N 5 по Республике Карелия (далее - Инспекция) от 28.12.2006 N 2051.

Решением суда от 25.05.2007 заявление удовлетворено.

В апелляционной инстанции дело не рассматривалось.

Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа постановлением от 17.09.2007 отменил решение суда от 25.05.2007 и передал дело на новое рассмотрение в Арбитражный суд Республики Карелия.

Решением суда первой инстанции от 26.10.2007 заявление удовлетворено.

В апелляционной инстанции дело не рассматривалось.

В кассационной жалобе Инспекция, указывая на нарушение судом норм материального и процессуального права, просит отменить решение в части признания недействительным решения Инспекции от 28.12.2006 N 2051 по эпизодам доначисления 910 руб. 65 коп. налога на доходы физических лиц (далее - НДФЛ) и 1 961 руб. 40 коп. единого социального налога (далее - ЕСН).

Общество о времени и месте слушания дела извещено надлежащим образом, однако его представители в судебное заседание не явились, в связи с чем жалоба рассмотрена в их отсутствие.

Законность обжалуемого судебного акта проверена в кассационном порядке.

Как следует из материалов дела, Инспекция провела проверку соблюдения налогового законодательства обособленным структурным подразделением Общества "Сортавальская дистанция пути - ПЧ 35" за период с 01.01.2003 по 31.12.2005, о чем составлен акт от 13.11.2006 N 492. По результатам проверки вынесено решение от 28.12.2006 N 2051 о привлечении Общества к ответственности за совершение налоговых правонарушений, предусмотренных статьей 123, пунктом 1 статьи 122 и пунктом 1 статьи 120 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ), а также о доначислении налогов и начислении соответствующих пеней.

Общество оспорило решение от 28.12.2006 N 2051 в арбитражный суд.

Из материалов проверки следует, что Общество в нарушение пунктов 1 и 3 статьи 24 и пункта 3 статьи 217 НК РФ не удержало и не перечислило в бюджет НДФЛ с сумм командировочных, выплаченных в 2003 - 2004 годах работникам Общества Юрченко Е.М., Туренко И.Ю., Лисицкому В.В. и Постникову В.Н. Инспекция считает, что указанные расходы не подтверждены документально, поскольку представленными Обществом документами государственных образовательных учреждений "Петрозаводский колледж железнодорожного транспорта МПС РФ" и "ДЮСШ-4" города Петрозаводска - кассовыми чеками и квитанциями к приходно-кассовому ордеру без приложения платежных поручений не подтверждается фактическое целевое использование этих сумм.

По мнению Общества, представленными им документами подтверждены понесенные расходы и фактическое целевое использование денежных средств. Ответственность за нарушение правил применения контрольно-кассовой техники при расчетах возлагается на лицо, оказывающее услуги. Налоговым кодексом Российской Федерации не предусмотрена обязанность налогоплательщика или его работников проверять правильность оформления документов, а выданные с нарушением правил применения контрольно-кассовой техники документы не являются недействительными и не утрачивают статус документов, подтверждающих понесенные расходы.

Кассационная инстанция считает, что суд, оценив в соответствии с требованиями статьи 71 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации представленные Обществом по названному эпизоду документы, пришел к правильному выводу о том, что указанные командировочные расходы неправомерно включены Инспекцией в облагаемую НДФЛ базу.

В силу пункта 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.

При оплате работодателем расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения.

Таким образом, названная норма Налогового кодекса Российской Федерации не содержит требований к документам, которые должны представляться налогоплательщиком в подтверждение командировочных расходов.

В данном случае, как установлено судом, работники Общества представили в качестве доказательств понесенных расходов по найму жилого помещения вместе с авансовыми отчетами квитанции к приходному кассовому ордеру, оформленные государственными образовательными учреждениями "Петрозаводский колледж железнодорожного транспорта МПС РФ" и "ДЮСШ-4", расположенными в регионах командирования работников, в них указана стоимость проживания за весь период. Данные квитанции подписаны уполномоченными лицами и заверены печатью.

Кроме того, при непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством (абзац 10 пункта 3 статьи 217 НК РФ).

Налоговый орган не отрицает нахождения работников в командировке и несения ими расходов, однако освобождение от налогообложения сумм расходов в пределах установленных норм не произвел.

Подлежит отклонению довод Инспекции о том, что представленные Обществом документы не относятся к бланкам строгой отчетности, так как составлены не по установленной форме, а кассовые чеки не являются подлинными.

Как следует из положений главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации, при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются: суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством; фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения. Командированный вправе в период командировки проживать не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу. В таком случае документом, подтверждающим расходы по найму жилого помещения, может быть документ, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме. Налоговый кодекс Российской Федерации не содержит требований к документам, которые должен представить налогоплательщик в подтверждение расходов по найму жилого помещения. Таким образом, документ, подтверждающий расходы по найму жилого помещения, может быть составлен нанимателем и наймодателем в произвольной форме.

При таких обстоятельствах суд сделал обоснованный вывод о том, что Общество доказало осуществление командированными работниками затрат по найму жилых помещений, а следовательно, правомерно не включило в налогооблагаемый доход физических лиц суммы расходов на оплату услуг по проживанию.

В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 235 НК РФ плательщиками налога признаются лица, производящие выплаты физическим лицам: организации; индивидуальные предприниматели; физические лица, не признаваемые индивидуальными предпринимателями.

В соответствии с пунктом 1 статьи 236 НК РФ объектом налогообложения для налогоплательщиков, указанных в абзацах втором и третьем подпункта 1 пункта 1 статьи 235 НК РФ, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.

Согласно пункту 1 статьи 237 НК РФ налоговая база налогоплательщиков, указанных в абзацах втором и третьем подпункта 1 пункта 1 статьи 235 НК РФ, определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 236 НК РФ, начисленных налогоплательщиками за налоговый период в пользу физических лиц. При определении налоговой базы учитываются любые выплаты и вознаграждения (за исключением сумм, указанных в статье 238 НК РФ), вне зависимости от формы, в которой осуществляются данные выплаты, в частности, полная или частичная оплата товаров (работ, услуг, имущественных или иных прав), предназначенных для физического лица - работника, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах, оплата страховых взносов по договорам добровольного страхования (за исключением сумм страховых взносов, указанных в подпункте 7 пункта 1 статьи 238 НК РФ).

Следовательно, оснований для начисления единого социального налога на суммы расходов по компенсации проживания работников Общества Юрченко Е.М., Туренко И.Ю., Лисицкого В.В. и Постникова В.Н. также нет.

В проверяемом налоговом периоде Общество выдало Бобковой Е.А. под отчет 500 руб. Указанными денежными средствами оплачена мобильная телефонная связь по номеру 221-36-83. Инспекция считает, что данная сумма подлежит обложению НДФЛ и ЕСН соответственно, а также начисляет пени. Федеральный телефонный номер 221-36-83 зарегистрирован на Бобкову Е.А. Согласно представленным первичным документам (авансовым отчетам, чекам) Бобкова Е.А. оплатила услуги связи по телефонному номеру 221-36-83. Кассационная коллегия считает правильным вывод суда первой инстанции о том, что у налогового органа отсутствовали основания для учета выданных под отчет денежных средств в качестве дохода Бобковой Е.А., обложения этой суммы НДФЛ и ЕСН и взыскания штрафа по статье 123 НК РФ, так как налоговый орган не доказал, что Бобкова Е.А., являясь работником Общества, использовала денежные средства выданные на основании приказа руководителя Сортавальской дистанции пути (ПЧ 35) от 17.03.2004 N 58, на оплату услуг абоненту телефона с номером 221-36-83 не в производственных целях.

Все доводы Инспекции рассмотрены судом, который дал им надлежащую оценку, соответствующую фактическим обстоятельствам дела. В силу статьи 286 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации в компетенцию суда кассационной инстанции не входит переоценка фактических обстоятельств дела, установленных судом первой инстанции.

При таких обстоятельствах жалоба Инспекции удовлетворению не подлежит.

С учетом изложенного и руководствуясь статьей 286, пунктом 1 части 1 статьи 287 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа

постановил:

решение Арбитражного суда Республики Карелия от 26.10.2007 по делу N А26-1621/2007 оставить без изменения, а кассационную жалобу Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы N 5 по Республике Карелия - без удовлетворения.

Председательствующий

В.В.ДМИТРИЕВ

Судьи

А.В.АСМЫКОВИЧ

Л.И.КОРАБУХИНА

10.01.2014г.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Горшнева Светлана,

эксперт самой кадровой справочной системы «Система Кадры»

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль