С чего нужно начать и какие документы нужны для того чтобы произвести эту процедуру уничтожения старых печатей?

1167

Вопрос

Здравствуйте! Мне нужно было уничтожить старые печати и ввести новые печати в связи с изменением названия нашей министерства (у которого мы подведомтсвенны). Уничтожению подлежат следующие печати: печать учреждения (печать директора), печать отдела кадров и печать автотранспортной службы. Хотелось бы Вашей помощи как все это начать, с чего нужно начать и какие документы нужны для того чтобы произвести эту процедуру. У нас государственное бюджетное учреждение. Если у Вас есть образцы, скиньте мне их пожалуйста. 

Ответ

Необходимость замены печатей возникает вследствие их физического износа, изменения наименования или типа учреждения, его реорганизации и по другим причинам. При этом, при изготовлении новых печатей и штампов старые подлежат уничтожению.


Важную информацию об уничтожении документов с истекшим сроком хранения вы найдете в материале здесь.


Выбор способа уничтожения печати - собственными силами или силами сторонней организации - определяет руководитель.

Если принимается решение уничтожить печать собственными силами, то руководитель приказом назначает комиссию, которая уничтожает печать и составляет акт, в котором указываются:

  • состав комиссии;
  • время и место уничтожения печати;
  • основание уничтожения;
  • наименование и оттиск уничтоженной печати;
  • способ уничтожения - полное разрушение печатающей поверхности (печать из каучука разрезается на мелкие части или сжигается, железная печать опиливается двумя перекрестными линиями);
  • подписи членов комиссии.

Акт утверждается руководителем предприятия. Хранится данный документ постоянно во избежание споров по тем документам, которые закреплены старой печатью. На основании акта об уничтожении печати делается запись в журнал учета печатей и штампов.

Если уничтожает печать сторонняя организация, то необходимо подготовить комплект документов, предусмотренный договором с контрагентом на данную услугу, в том числе:

  • заявление об уничтожении печати, подписанное только руководителем;
  • доверенность от руководителя организации на уничтожение печати лицу, ответственному за ее уничтожение.

О том, что печать сдана, организация, принявшая ее на уничтожение, выдает акт.

Далее, после изготовления новых печатей оформите приказ о введении их в использование.

Образцы документов см. ниже по тексту.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ситуация: Как хранить и уничтожать кадровые печати

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Исходя из общих правил документооборота, по аналоги с хранением кадровой документации можно прийти к выводу, что кадровые печати следует хранить в несгораемых металлических шкафах или сейфах. При этом рекомендуем назначить сотрудника, ответственного за хранение кадровых печатей, который будет иметь доступ к сейфу (несгораемому металлическому шкафу).

Уничтожение кадровых печатей проводите по тем же правилам, что и уничтожение кадровой документации.

Для отбора и уничтожения печатей приказом руководителя организации в произвольной форме создайте комиссию, в состав которой включите сотрудника, ответственного за хранение кадровых печатей. Пришедшие в негодность печати уничтожьте, о чем составьте соответствующий акт также в произвольной форме.

Нина Ковязина

заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

Примерный образец Акта об уничтожении печатей собственными силами организации

Закрытое акционерное общество «Альфа»

АКТ № 1

об уничтожении печати

Составлен комиссией в составе:

- председатель комиссии - генеральный директор И.И. Петров;

- члены комиссии - начальник службы безопасности А.А. Волков;

- начальник отдела кадров - Б.Б. Каминский.

Основание: приказ генерального директора ЗАО "Альфа" от 1 сентября 2011 г. № 3 "О порядке уничтожения печатей и штампов", Инструкция по делопроизводству в ЗАО "Альфа" (утв. Приказом генерального директора ЗАО "Альфа" 28.10.2011).

Настоящий акт составлен в том, что указанная комиссия отобрала деформированные печати, а именно "Отдел кадров", "Для справок", и уничтожила их 10 января 2013 г. в 11 часов 25 минут на территории склада путем опиливания поверхности печати двумя перекрестными линиями.

Возможность дальнейшего использования печати и восстановления исключена.

Оттиски уничтожаемых печатей:

Подписи членов комиссии:

Председатель комиссии _________________ И.И. Петров

(подпись)

Члены комиссии: _________________ А.А. Волков

(подпись)

_________________ Б.Б. Каминский

(подпись)

Образец оформления заявления

ЗАЯВЛЕНИЕ

об уничтожении печати (штампа) организации

Прошу составить акт об уничтожении печати, организации

(организационно-правовая форма и наименование организации)

ОГРН

в связи с

(указать причину: изменение наименования, организационно-правовой формы, износ и т.д.)

в присутствии (доверенного лица):

(фамилия, имя, отчество)

паспорт: серия

N

код подразделения

(для паспортов нового образца)

выдан

(кем, когда)

Руководитель организации:

(должность)

(фамилия, имя, отчество)

(подпись)

"

"

200

г.

паспорт

N

код подразделения

выдан

(кем, когда)

М.П.

Оттиск уничтожаемой печати прилагается.

Примерная форма Акта об уничтожении печатей сторонней организацией

Акт

об уничтожении печати организации

В соответствии с договором от ____________ г. N ____ настоящий акт составлен комиссией в том, что переданные для уничтожения печати ЗАО "Альфа", а именно печать "Отдел кадров", "Для справок", имеют деформации, делающие невозможными их дальнейшее использование и затрудняющие идентификацию их владельца.

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль