Следует ли заключать с подотчетными лицами договора полной индивидуальной материальной ответственности?

11393

Вопрос

Подотчетные лица: 1. следует ли утверждать приказом перечень подотчетных лиц? 2. Следует ли заключать с подотчетными лицами договора полной индивидуальной материальной ответственности? В каких случаях? 3. Следует ли включать в перечень подотчетных лиц работников, которые часто направляются в командировки и получаю ден.средства на командировочные расходы? 4. Следует ли включать в перечень подотчетных лиц водителей служебных автомобилей, которые получают топливные карты и/или денежные средства на заправку авто?

Ответ

Часть Вашего вопроса: «1. следует ли утверждать приказом перечень подотчетных лиц? 3. Следует ли включать в перечень подотчетных лиц работников, которые часто направляются в командировки и получаю ден.средства на командировочные расходы? 4. Следует ли включать в перечень подотчетных лиц водителей служебных автомобилей, которые получают топливные карты и/или денежные средства на заправку авто?»

До начала любых операций с подотчетными суммами работодателю следует установить список подотчетных лиц, которым могут быть выданы подотчетные суммы. Как правило, круг лиц, которым выдаются подотчетные суммы, ограничен. Основной критерий ограничения — должностные обязанности работника, в перечень которых входят в т.ч. обязанности приобретать товары, оплачивать работы, выдавать заработную плату работникам на удаленных объектах и т. п. Соответственно, если водители служебных автомобилей регулярно получают подотчетные суммы, то их должности также следует включить в список «подотчетников».

Обратите внимание, список подотчетных лиц может быть составлен без персоналий, а исключительно с указанием штатных должностей. Тогда в случае увольнения одного из упомянутых в списке работников его не нужно обновлять. Новый сотрудник автоматически будет признан «подотчетником». Вариант с указанием фамилий работников тоже допустим. Но в этом случае в случае кадровых изменений, список также нужно будет обновлять.

Подотчетные суммы выдаются не только на хозяйственные, представительские или иные текущие нужды предприятия. Работодатель обязан выдать авансом подотчетные суммы работнику, который направлен в командировку. Это особый случай, как правило, не связанный с текущей деятельностью предприятия, если командировка не является «образом жизни» работника, как, например, у инженера по гарантии. Нецелесообразно строго ограничивать перечень работников, которые могут быть направлены в командировку, в списке «подотчетников». На случай командировки удобнее установить отдельную норму в приказе, которым утверждается список. (Образцы оформления приказов о списке подотчетных лиц приведены в разделе «Подробности» ниже.)

Часть Вашего вопроса: «2. Следует ли заключать с подотчетными лицами договора полной индивидуальной материальной ответственности? В каких случаях?»

Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере и может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных законодательством (ст. 242 ТК РФ). Таким образом, с сотрудником, которому выданы деньги под отчет, договор о полной материальной ответственности не нужно заключать, т.к. выдача денег под отчет не является основанием для заключения договора о материальной ответственности. Список работников, с которыми организация может заключить этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Соответственно, если подотчетное лицо занимает должность, указанную в названном приложении 1 (например, является кассиром), то в таком случае с ним заключается договор о полной материальной ответственности, но не по основанию «подотчетности», а по основанию того, что такое лицо в силу закону признается полностью материально ответственным (ст. 242 ТК РФ).

Кроме того, наличие или отсутствие договора о материальной ответственности при выдаче денег под отчет ни на что не влияет. В случае невозврата подотчетных сумм взыскать их с сотрудника можно и без такого договора. В отношении средств на командировку объясняется это тем, что выданные суммы – аванс. А организация вправе удержать из заработка сотрудника невозвращенный аванс, выданный ему на служебные цели (ст. 137 ТК РФ).

Подробности в материалах Системы:

  1. Журналы и книги: Справочник «Зарплата – 2013»

16 Расчеты с подотчетными лицами

У компании по согласованию с банком есть право использовать наличные деньги для хозяйственных нужд. Этот раздел посвящен именно таким операциям.

16.1 Выдача подотчетных сумм

16.1.1 Как можно выдать деньги под отчет

Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель должен издать приказ.

Совет: не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет, частью приказа об учетной политике. Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях.

Как может выглядеть приказ об утверждении списка сотрудников, имеющих право получать подотчетные суммы, мы показали в образце.

Следует ли заключать с подотчетными лицами договора полной индивидуальной материальной ответственности?


Ситуация:нужно ли заключить с сотрудником, которому выданы деньги под отчет, договор о полной материальной ответственности

Нет, не нужно. Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми организация должна заключить этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Кроме того, наличие или отсутствие договора о материальной ответственности при выдаче денег под отчет ни на что не влияет. В случае невозврата подотчетных сумм взыскать их с сотрудника можно и без такого договора. Объясняется это тем, что выданные суммы – аванс. А организация вправе удержать из заработка сотрудника невозвращенный аванс, выданный ему на служебные цели (ст. 137 ТК РФ).

На какой срок и в каком размере можно выдать деньги под отчет

Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет.

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором нужно указать необходимую сумму и то, на какие цели она будет потрачена (см. образец). Руководитель организации должен сделать на заявлении надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

Следует ли заключать с подотчетными лицами договора полной индивидуальной материальной ответственности?

Особые правила установлены в отношении командировочных расходов. Отчитаться за эти суммы сотрудник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Изменить этот срок руководитель организации не может.

Внимание: предельный размер расчета наличными – 100 000 руб. по одной сделке – не применяется при выдаче подотчетных сумм сотруднику. Однако это ограничение действует при расчетах с другими организациями или предпринимателями (Указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) от лица организации сотрудник должен его соблюдать (письмо Банка России от 4 декабря 2007 г. № 190-Т). Если лимит будет нарушен, налоговые инспекторы могут оштрафовать организацию.

Инспекторы могут установить нарушение этого правила при проверке авансовых отчетов сотрудников (кассовых чеков, квитанций, приложенных к нему). Сумма штрафа для организации в этом случае может составить от 40 000 до 50 000 руб. Оштрафовать ее руководителя инспекторы вправе на сумму от 4000 до 5000 руб. Об этом сказано в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Обычно нарушения, связанные с превышением лимита расчетов наличными, носят разовый характер (правила расчетов не нарушаются постоянно в течение длительного времени). Такие правонарушения не считаются длящимися (п. 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 марта 2005 г. № 5). Поэтому инспекторы должны обнаружить их в течение двух месяцев после того, как сотрудник расплатится наличными (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Если они этот срок пропустили, то организацию оштрафовать нельзя.

При выдаче денег под отчет соблюдайте требование, которое установлено пунктом 4.4Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П: нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные деньги.

Внимание: если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги сотруднику под отчет (например, он еще не отчитался по предыдущей сумме), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение Правил ведения кассовых операций. Однако ответственность за этот проступок организация несет в строго ограниченных случаях (они указаны в ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится. Получается, что штраф за такое правонарушение законодательство не предусматривает.

Такой вывод подтверждает арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. № Ф03-4472/2010, Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. № А56-33543/04и от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1).

Совет: если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, то выдайте его под отчет сотруднику. На следующий день этот сотрудник вернет деньги в кассу организации.

Если этого не сделать, то налоговые инспекторы могут наказать организацию за превышение лимита остатка наличных денег в кассе. За это нарушение организации грозит штраф от 40 000 до 50 000 руб., а должностным лицам организации (например, руководителю) – от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

 

  1. Журналы и книги: Журнал «Зарплата», № 5, май 2010 г.

Расчеты с подотчетными лицами предполагают соблюдение определенных норм и правил. Различные аспекты расчетов с подотчетными лицами регулируют следующие нормативные акты:

  • Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 (далее — Порядок);

  • Гражданский кодекс;

  • постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

  • Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»;

  • План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н;

  • Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.

Признаки подотчетных сумм

В зависимости от статуса выплаты определяется порядок ее налогообложения, включения в облагаемую базу для начисления страховых взносов. Поэтому представляется важным выделить существенные признаки именно подотчетных сумм, отличающие их от других выплат физическим лицам, например от зарплаты, займа, вознаграждения по договору подряда и т. п.

Подотчетные суммы — это денежные средства, выдаваемые штатным работникам под отчет на расходы, производимые в интересах работодателя.

Цель. Выдача подотчетных сумм производится для осуществления затрат в интересах работодателя. Цель каждый раз конкретная: купить почтовую марку, автомобиль, билет на поезд и т. п. Цель определяет размер аванса подотчетных сумм.

Получатель. Подотчетный аванс может быть выдан только штатному работнику предприятия, которому дано поручение совершить расходы в интересах работодателя, то есть физическому лицу, с которым у работодателя есть трудовые отношения, полномочному совершить от имени работодателя определенные действия.

Выдача денег любому другому физическому лицу, например исполнителю по агентскому договору, не придает выданной сумме статуса подотчетных сумм. Эта выплата регулируется гражданским законодательством. Поскольку она совершается не в рамках трудовых отношений, о подотчетных суммах речь идти не может.

Право собственности. Выдача денег под отчет работнику не приводит к смене их собственника — сотрудник, получивший подотчетный аванс распоряжается им от имени работодателя и в его интересах. Товары (услуги и работы), оплаченные из данной суммы, также принадлежат работодателю. Подотчетный аванс не увеличивает доход работника. Если работник использовал его не полностью и у него остались непотраченные деньги, остаток он возвращает собственнику — работодателю.

Срок. Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 установлено, что руководитель предприятия определяет срок нахождения денежных средств в подотчете у работника. Если в течение установленного срока поручение не выполнено, работник возвращает остаток подотчетных сумм.

Отчет. О выполнении поручения, трате и остатке подотчетных сумм работник должен отчитаться. Если он не представит отчет в установленные сроки, работодатель вправе удержать из его зарплаты выданный аванс (ч. 2 ст. 137 ТК РФ). На основании отчета определяется сумма дебиторской или кредиторской задолженности, которая должна быть погашена соответственно работником или работодателем.

Перерасход. В случае утверждения руководителем сумм перерасхода выданного аванса работник получает его возмещение.

Неиспользованный остаток подотчетных сумм. Если по истечении срока, отведенного на использование подотчетных сумм, у работника остаются непотраченные деньги, он возвращает неиспользованный остаток. Возврат подотчетных сумм производится ровно в том размере, что не был использован работником в интересах работодателя. Не использованный работником аванс не приносит его собственнику прибыли. За период нахождения неиспользованного остатка у подотчетного лица на его сумму проценты не начисляются.

 

Прежде чем выдать…

Выдаче денег подотчетному лицу предшествует ряд формальностей. Одна их часть связана с определением общих правил расчетов с подотчетными лицами на предприятии, другая — с оформлением конкретной хозяйственной операции.

Устанавливаем правила и нормы

До начала любых операций с подотчетными суммами работодателю следует установить:

  • список подотчетных лиц, которым могут быть выданы подотчетные суммы;

  • порядок определения срока, на который выдаются подотчетные суммы;

  • список лиц руководящего состава, уполномоченных поручать подотчетным лицам производить траты в интересах работодателя и давать распоряжения бухгалтерии о выдаче подотчетных сумм.

Список «подотчетников»

Как было отмечено выше, подотчетные суммы выдаются только штатным работникам предприятия. В принципе никто не запрещает работодателю выдавать их любому сотруднику. Однако нерационально посылать главбуха за канцелярским клеем в соседний магазин, а ведение переговоров и соответственно оплату представительских расходов поручать диспетчеру. Как правило, круг лиц, которым выдаются подотчетные суммы, ограничен. Основной критерий ограничения — должностные обязанности работника, в перечень которых входят в том числе обязанности приобретать товары, оплачивать работы, выдавать заработную плату работникам на удаленных объектах и т. п.

Список может быть составлен без персоналий, а исключительно с указанием штатных должностей. Тогда в случае увольнения одного из упомянутых в списке работников его не нужно обновлять. Новый сотрудник автоматически получит почетное звание «подотчетник». Вариант с указанием фамилий работников тоже допустим. Но в этом случае менять список придется чаще.

Отметим, что подотчетные суммы выдаются не только на хозяйственные, представительские или иные текущие нужды предприятия. Работодатель обязан выдать авансом подотчетные суммы работнику, который направлен в командировку. Это особый случай, как правило, не связанный с текущей деятельностью предприятия, если командировка не является «образом жизни» работника, как, например, у инженера по гарантии. Нецелесообразно строго ограничивать перечень работников, которые могут быть направлены в командировку, в списке «подотчетников». На случай командировки удобнее установить отдельную норму в приказе, которым утверждается список. Ниже представлен образец такого приказа.

Образец приказа об утверждении списка подотчетных лиц

Следует ли заключать с подотчетными лицами договора полной индивидуальной материальной ответственности?

Следует ли заключать с подотчетными лицами договора полной индивидуальной материальной ответственности?

Следует ли заключать с подотчетными лицами договора полной индивидуальной материальной ответственности?

Порядок определения срока

Срок, на который выдаются подотчетные суммы, определяет момент представления работником авансового отчета. Согласно пункту 11 Порядка для написания отчета работнику дается три рабочих дня после истечения срока, на который выдан аванс. Можно предложить следующие варианты установления руководителем срока использования подотчетных сумм:

  • срок устанавливается однократно для любых текущих операций, например календарный месяц или две недели, в соответствии с типичными случаями;

  • единый срок не устанавливается, но для каждого конкретного случая определяется период, в течение которого поручение должно быть исполнено, деньги потрачены.

Например, на покупку канцелярских товаров в крупном городе достаточно одного-двух дней, а для поиска и приобретения редкой запчасти к сложному оборудованию может не хватить и месяца.

Если выдача подотчетных сумм происходит редко, второй способ предпочтительнее. Если же бухгалтер постоянно принимаети просчитывает многочисленные авансовые отчеты, удобнее установить единый срок. В любом случае выбранный вариант следует закрепить нормативным актом, например добавить еще один пункт в текст приказа о «подотчетниках»: «3. Установить, что срок, на который выдаются подотчетные суммы, не может превышать 21 календарного дня, за исключением случаев направления в командировку».

Список распорядителей подотчетными суммами

Разберемся с определениями. Кого мы в данном случае называем распорядителем? Это руководитель, который вправе:

  • дать поручение подотчетному лицу;

  • подписать распоряжение о выдаче денег под отчет.

Такими правами вкупе с правом подписывать расходные кассовые документы и утверждать авансовые отчеты изначально обладает руководитель организации, утвержденный его учредителями. Однако на крупных предприятиях с разветвленной структурой подразделений, каждое из которых наделяется отдельным бюджетом, может возникнуть потребность делегировать часть полномочий первого руководителя другим лицам. Это ускорит процесс исполнения поручения и оборота подотчетных сумм в организации, поскольку получение необходимых виз в этом случае происходит более оперативно. В списке распорядителей могут быть руководители отдельных подразделений, сотрудники которых совершают подотчетные операции регулярно.

Список этих лиц следует утвердить приказом по предприятию и довести до сведения бухгалтерии. Образец приказа смотрите ниже. Отметим, что он может быть составлен как с указанием соответствующих персоналий, так и содержать лишь перечень штатных должностей руководителей подразделений.

Обратите внимание: утверждение списка распорядителей подотчетными суммами — это не обязанность работодателя, а способ ускорить их оборот.

О том, как оформить выдачу подотчетных сумм в каждом конкретном случае и какие документы составляются на других этапах их движения, читайте в следующих номерах журнала.

Образец приказа об утверждении списка распорядителей подотчетными суммами

Следует ли заключать с подотчетными лицами договора полной индивидуальной материальной ответственности?

Следует ли заключать с подотчетными лицами договора полной индивидуальной материальной ответственности?

 

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль