Просьба предоставить формы отчета кадровой службы.

10174

Вопрос

Добрый день! просьба предоставить формы отчета кадровой службы.

Ответ

Кадровая служба должна заниматься планированием своей деятельности , а. соответственно, периодически, в сроки, установленные работодателем, предоставлять отчетность о своей работе.

Как правило , отчет строится на основании сформированного плана работы.

Практика свидетельствует, что отчеты о выполненной кадровой работе дают возможность и самой кадровой службе тщательно проанализировать результаты работы, увидеть промахи, недостатки, наметить новые задачи, которые следует решить, и обычно становятся новым импульсом к совершенствованию работы.


Читайте статьи по теме:


По нашему мнению, стратегической целью любого отчета о кадровой работе является ее совершенствование для достижения главных бизнес - целей организации. Работа над отчетом многое дает руководителю и специалистам кадровой службы. Во – первых, они всесторонне и глубоко анализируют работу кадровой структуры. Во – вторых, работа над отчетом дает возможность осмыслить нерешенные проблемы и продумать пути их решения в будущем. В – третьих, отчет показывает руководителю организации видение кадровых процессов профессионалами, объем работы, проделанной кадровой службой, подсказывает темы для размышления.

Следовательно, для подготовки отчета по кадровой работе необходимо:

  1. Определиться с периодичностью отчета.

Они бывают еженедельными, ежемесячными, квартальными и годовыми. От этого зависит детальность представляемого отчета. Еженедельный и ежемесячный отчет предназначены для оперативного контроля, поэтому они предполагают высокую степень детализации, подробное описание каждого этапа. В квартальном и годовом отчете проводится уже только анализ работы по всем видам деятельности и представляются его результаты.

  1. Определить тематику отчета.

Любого, руководителя, а также кадрового работника, интересует конкретная тематика, которую необходимо рассмотреть в рамках отчета. Ограничений тем для отчетов не существует.

Это, к примеру, могут быть:

– работа по подготовке новых рабочих на предприятии;

– практика реализации кадровой политики;

– работа с резервом руководящих кадров предприятия;

– повышение квалификации руководителей и специалистов;

– аттестация персонала и ее результаты и т. д.

  1. Определить информационную структуру отчета о проделанной работе.

Она должна быть однородна для всего документа. Следовательно, необходимо продумать форму его представления. В табличном виде он, наверняка, будет более наглядным и компактным. Кроме того, если эту таблицу делать, например, в Excel, то сводный, ежемесячный отчет можно иллюстрировать наглядными диаграммами.

  1. Выберите форму изложения результатов деятельности.

В еженедельном или ежемесячном отчете информация должна быть краткой и ясной. В них указывайте только конкретную выполненную работу и приводите конкретные цифровые показатели, которые количественно характеризуют Вашу деятельность. Если есть большие расхождения в показателях по сравнению с предыдущим отчетным периодом, то отразите причины такого расхождения и проанализируйте их. Если Вы знаете, как решить проблему, то свои предложения тоже можете изложить в отчете.

Также, обратите внимание, что любой отчет не должен по объему превышать страницы текста. Умение кратко излагать суть высоко ценится начальством, так же, как и наглядность представления информации.

Таким образом, можно сказать, что форма отчета о выполненной кадровой работе законодательством не установлена. Следовательно, в зависимости от того какую цель преследует работодатель от полученных отчетов, организация вправе установить самостоятельно требования предъявляемые к оформлению отчетов о кадровой работе.

План работы может касаться собственно организации работы кадровой службы, но данная служба может планировать и работу с персоналом ( например , повышение квалификации).

Примерные формы плана работы и отчетов приведены далее.

Подробности в материалах Системы:

  1. Формы отчетов кадровой службы:

Образец 1

Кадровая служба

ОТЧЕТ О КАДРОВОЙ РАБОТЕ

20.12. 2009 № 3

г. Москва

Об итогах аттестации руководителей и

специалистов в 2009 году и предложениях

по совершенствованию их оценки

В соответствии с перспективным планом работы с кадрами на 2009 год на предприятии в период с 01.09.3.2009 по 10.12.2009 была проведена аттестация руководителей и специалистов. Аттестации предшествовала большая подготовительная работа. Во всех структурных подразделениях предприятия проведена широкая разъяснительная работа о целях и задачах аттестации. С беседами выступали руководители подразделений, работники кадровой службы, юристы. В многотиражной газете опубликована статья заместителя директора по кадрам под названием "Аттестация - серьезная проверка". По заводскому радио был организован цикл передач, посвященных предстоящей аттестации. В подготовительный период со специалистами, подлежащими аттестации, проведены занятия (консультации) по изучению основ законодательства о труде, должностных инструкций и положений.

Для всех категорий аттестуемых работников назначили консультантов с целью оказания практической помощи в подготовке их к аттестации. В библиотеке предприятия для них подобрали необходимую специальную, периодическую и экономическую литературу.

Руководители структурных подразделений в установленные сроки подготовили аттестационные характеристики на работников, подлежащих аттестации, согласовали их на собраниях в трудовых коллективах и заблаговременно, не позднее, чем за одну неделю до проведения аттестации, ознакомили с их содержанием аттестуемых работников.

В ходе подготовки аттестации были утверждены: списки работников, подлежащих аттестации, согласованные с профсоюзным комитетом предприятия, план

мероприятий по подготовке и проведению аттестации работников, состав аттестационной комиссии и распорядок работы.

В соответствии с приказом от .. .. …. № ..установлено, что графики проведения стации работников ежемесячно после сверки личных дел и предварительной беседы с каждым работником, подлежащим аттестации, составлялись кадровой службой по установленной форме и доводились до сведения аттестуемых не позднее, чем за один месяц. В кадровой службе перед началом работы проведен подробный инструктаж всех членов аттестационной комиссии. В результате работа по аттестации работников прошла организованно и на высоком уровне.

В ходе аттестации использовались различные оценочные методы:»360 градусов», метод оценки по результатам труда по и т. д.

В 2009 году аттестовано 858 человек при запланированных 899, из которых начальников цехов - 18, начальников отделов - 21, заместителей начальников цехов - 36, ведущих инженеров - 186, начальников участков - 65, инженеров-конструкторов - 24, начальников секторов -34, старших инженеров - 173, мастеров -211, инженеров-технологов -187.

Не подлежали аттестации по уважительным причинам 40 человек.

По итогам аттестации 808 человек признаны соответствующими занимаемой должности, 24 работника аттестованы условно с переаттестацией через год и 26 признаны не соответствующими занимаемой должности.

Проведенная аттестация способствовала повышению эффективности работы структурных подразделений предприятия.

По результатам аттестации 730 работников предприятия зачислены в резерв руководящих кадров, 311 - повышены в должности, 294 работникам повышены должностные оклады, 44 инженерам присвоены более высокие категории.

Вместе с тем отдельные работники при аттестации показали слабые знания по вопросам организации производства, экономики и трудовому законодательству. Например, мастер цеха № 3 Валиев СП., инженер-механик ОГМ Копыльский И.С. и др.

Некоторые характеристики были подготовлены некачественно, т.е. не всегда полно отражали имеющиеся у аттестуемых недостатки в работе. В процессе аттестации выявились случаи, когда должностные обязанности отдельных руководящих работников и специалистов изменились, а соответствующие записи в учетных документах не сделаны. В результате этого аттестационная комиссия не могла более полно дать заключение об уровне знаний и эффективности труда некоторых аттестуемых работников.

Отмеченные недостатки свидетельствуют о том, что еще не все руководители отделов, цехов и служб на должном уровне провели подготовку к аттестации. Допущены ими недоработки и в оформлении документов, не в полную меру использована аттестация как средство повышения требовательности и ответственности к кадрам за порученное дело…..

Начальник кадровой службы ____________ К. М. Максюта

Образец 2

Кадровая служба

ОТЧЕТ О КАДРОВОЙ РАБОТЕ

16. 01. 2010 № 4

г. Москва

Об организации работы с резервом

руководящих кадров предприятия в 2009 году

На предприятии сложилась определенная система работы с резервом руководящих кадров (далее – резерв). Ежегодно, традиционно, в декабре кадровая служба анализирует состояние работы с резервом на заседании директората предприятия. Резерв на предприятии формируется на ключевые должности нижнего, среднего и высшего уровней управления из числа специалистов и нижестоящих руководителей предприятия.

На предприятии в резерве руководящих кадров состоит 67 человек. Резерв был сформирован на основе объективной оценки профессиональных, деловых и личностных качеств, результатов практической деятельности в занимаемой должности, последней аттестации, потенциальных способности к руководящей деятельности, коллегиального мнения руководителей высшего звена управления предприятия, отзывов сотрудников,

которые непосредственно работают с ними на различных уровнях управления, возраста и состояния здоровья.

Кадровая служба формирует базу данных и ведет документацию по работе с резервом. Как правило, на каждую руководящую должность (начальник отдел, цеха) имеется два кандидата.

Кадровая служба предприятия в течение прошедшего года планировала и организовывала всю работу по формированию резерва. Она подбирала кандидатов в резерв, составляла предварительный и окончательный списки резервистов, организовывала проведение оценочных процедур, комплектовала характеризующий материал на каждого кандидата в состав резерва. Кадровая служба предприятия вносила предложения о выдвижении кандидатов в состав резерва, а также на вакантные должности. В случае необходимости кадровая служба организовывала обсуждение кандидатур в состав резерв в трудовых коллективах структурных подразделений.

Кадровая служба координировала и контролировала выполнение плана работы с резервом кадров, участвовала в подготовке индивидуальных планов развития резервистов, оказывала методическую и организационную помощь руководителям структурных подразделений в работе с резервом кадров. В сентябре т. г. на заседании директората был заслушан отчет начальника цеха № 4 о состоянии работы с резервом руководящих кадров в этом структурном подразделении.

Кадровая служба стала инициатором проведения социологического исследования, направленного на повышение эффективности работы с резервом. Это позволило выявить серьезные недостатки и обратить, в частности, внимание начальника производственного отдела на необходимость пересмотреть свое отношение к работе с резервом.

В течение года был достигнут определенный прогресс в организации такой перспективной формы обучения резервистов на практике как заместительство в проектируемой должности. К примеру, ведущий специалист отдела маркетинга А. С. Сенчуковский на время длительной зарубежной командировки начальника отдела Ярошевича С. Р. проявил себя способным, энергичным и профессиональным руководителем этого подразделения.

В работе кадровой службы с резервом имеются в силу объективных и субъективных причин и нерешенные до конца проблемы. В частности, недостаточным является участие непосредственных руководителей резервистов в подготовке и контроле над реализацией планов их самообразования. В течение года 2 из 6 вакантных

руководящих должностей были замещены работниками, состоящими в резерве, остальные - руководителями, пришедшими из внешних организаций. Имеется возможность и у кадровой службы более эффективно использовать такую форму работы с резервом как стажировка.

Начальник кадровой службы ____________ К. М. Максюта

01.10.2012

Образец 3

Отчет о текучести кадров за 9 месяцев 2012 года

Наименова-ние подраз-деления

Всего штатных ед. едединиц

Вакансии

Принято сотрудников

Прошло обучение

Аттестовано

Уволено сотрудников

Текучесть кадров

В возрасте до 18 лет

От 18 лет до 25 лет

От 25 до 35 лет

Старше 35 лет

Соответствуют занимаемой должности

Повышено в должности

Не соответствуют занимаемой должности

Уволено п.3 ст. 81 ТК РФ

По инициативе работников

В связи с переходом на пенсию

П. 2 ст. 81 ТК РФ

Виновные действия

Прочие

На «____» _______

В % к аналогичному периоду прошлого года

Примечание : при составлении внутреннего отчета о текучести кадров в графы о прекращении трудового договора также можно внести дополнительные данные о возрасте уволенных, уровне их образования, заработной платы, периоде работы в данной организации и пр.

Образец 4

Отчет инспектора отдела кадров ( в зависимости от распределения функциональных обязанностей):

Заключено трудовых договоров

Дополнительных соглашений

Оформлено приказов

Внесены записи в трудовые книжки

Оформлено карточек Т-2

Выдано копий документов, связанных с трудовой деятельностью

Оформлено листков временной нетрудоспособности

О приеме

Изменении условий

Увольнении работников

На вновь принятых

Внесено изменений

Инструкции по кадровой работе

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль