Как компенсировать командировочные расходы если сотрудник в этот же период возвращался в место постоянной работы и снова возвращался на объект в командировку?

209

Вопрос

Добрый день. Подскажите, что делать в ситуации, когда работник был направлен в командировку например, на месяц, он его отметил как полагается. Но позже выяснилось, что он в этот же период возвращался в место постоянной работы и снова возвращался на объект в командировку (это надлежащим образом не оформлялось). Т.е. в командировочном отмечено, что он только один раз туда уехал и вернулся. Теперь встал вопрос о компенсации расходов. Как лучше поступить в такой ситуации?

Ответ

Командированному сотруднику возмещают, среди прочего, расходы на проезд к месту командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ). Возмещаемые работнику расходы должны быть произведены с ведома или разрешения работодателя, а также должны быть документально подтверждены.

Если промежуточные поездки осуществлялись Вашим сотрудником по собственной инициативе, то расходы на поездки не будут ему компенсироваться.

Если же поездки совершались работником с ведома работодателя, то для целей компенсации его расходов на проезд Вы можете оформить ему несколько командировок, обеспечив тем самым документальное подтверждение произведенных расходов.

Для направления работника в служебную поездку необходимо оформить:

  • служебное задание;

  • приказ (распоряжение);

  • командировочное удостоверение.

Оформите комплект названных документов отдельно для каждого периода фактического пребывания Вашего сотрудника в командировке. (Это позволит компенсировать ему все фактически произведенные им расходы на проезд до места командировки и обратно.) Также зафиксируйте каждый факт выбытия сотрудника в командировку в журнале учета командированных сотрудников (указав реквизиты командировочных удостоверений из каждого комплекта документов).

Подробнее о порядке оформления командировок см. раздел «Подробности» ниже.

В Вашей ситуации можно поступить так :

  1. Изменить срок первой командировки ( сократив его до даты первоначального возвращения из командировки)

  2. Оформить новую командировку на новый срок

Без оформления документов о направлении работника в несколько командировок фактическое возмещение расходов возможно :

- путем выдачи работнику премии , размер которой покрывает данные расходы;

- возмещение промежуточных расходов на основании проездных документов, но в этом случае есть существенный риск отнесения данных расходов на прибыль организации ( как необоснованных и надлежаще не подтвржденных)

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Какие расходы обязана возместить организация сотруднику, направленному в командировку

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

  • расходы на проезд;

  • расходы по найму жилого помещения;

  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);

  • другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

Коммерческие организации определяют размеры возмещения расходов для сотрудников самостоятельно и закрепляют их в локальных актах. При этом законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем сотрудникам в одинаковом размере. Размер возмещения работодатели определяют исходя из финансовых возможностей организации и вправе предусмотреть в своих локальных актах дифференцированный размер расходов для сотрудников, занимающих различные должности.

Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, для сотрудников бюджетных организаций определены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.

Аналогичные разъяснения дает и Минтруд России в письме от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ответ: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить:

Формы указанных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Кроме того, работодатель (за исключением организаций государственного сектора) вправе разработать собственные формы для документирования командировок (ст. 7, 9Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012).

Служебное задание и приказ

В служебном задании (форма № Т-10а или самостоятельно разработанная форма) нужно указать цель, время и место командировки. Этот документ должен подписать руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник. А утвердит его руководитель организации или уполномоченный на это сотрудник (например, заместитель руководителя).

Служебное задание нужно оформить в два этапа: при направлении сотрудника в командировку и по его возвращении. По возвращении из командировки сотрудник должен заполнить раздел «Краткий отчет о выполнении задания».

На основании утвержденного служебного задания кадровая служба (уполномоченный сотрудник организации) готовит приказ о направлении в командировку (форма № Т-9 или№ Т-9а либо самостоятельно разработанная форма). Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Такие правила установлены разделом 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и пунктом 6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Командировочное удостоверение

Оформить командировочное удостоверение потребуется только при поездках по России и в страны СНГ. Причем в последнем случае командировочное удостоверение нужно оформить, только если со страной СНГ заключено межправительственное соглашение, на основании которого в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении российской границы. При командировках за рубеж время пребывания в них подтвердят отметки пограничной службы в загранпаспорте. Об этом сказано в пунктах 7 и 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Журнал учета командированных сотрудников

Факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в специальном журнале(п. 1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н). В нем указывают:

  • фамилию, имя и отчество командированного сотрудника;

  • дату и номер командировочного удостоверения;

  • наименование организации, в которую командируют сотрудника, и пункт назначения.

Об этом сказано в пункте 2 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.

Сотрудника, ответственного за ведение журнала и проставление отметок в командировочных удостоверениях, назначьте приказом руководителя организации (п. 5 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н). Ответственным может быть назначен специалист отела кадров, бухгалтер или секретарь.

Журнал учета сотрудников, выбывающих в служебные командировки, храните в течение пяти лет со дня его оформления (п. 6 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль