Может ли в штатном расписании быть должность - "заместитель начальника отдела", если из этого отдела после увольнения начальника отдела должность - "начальник отдела" вывели из штатного расписания?

5926

Вопрос

Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, может ли в штатном расписании быть должность - "заместитель начальника отдела", если из этого отдела после увольнения начальника отдела эту должность - "начальник отдела" вывели из штатного расписания.

Ответ

Штатное расписание является плановым документом, в котором Вы указываете именно структуру штатного состава и штатной численности Организации. В связи с чем Вы вправе указывать наименование должностей самостоятельно, нарушения в этом нет, за исключением должностей, которым в соответствии с законодательством РФ положены льготы и компенсации за выполнение определенных работ.

Прямого ответа на этот вопрос в законодательстве не содержится, так же как не содержится и прямого запрета.

Однако, должность заместителя начальника является производной от должности начальника подразделения ( см. Постановление Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367 (ред. от 19.06.2012) «О принятии и введении в действие Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94») и по своему даже буквальному названию предполагает наличие должности руководителя, заместителем которого может являться работник. При отсутствии должности начальника подразделения должность его заместителя теряет свой организационно-правовой смысл. В отсутствие руководителя заместитель выполняет функции руководителя. Правильнее, по нашему мнению, исключить должность заместителя, сохранив должность начальника.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как указывать наименования должностей и профессий при составлении штатного расписания

При оформлении штатного расписания работодатель может использовать форму № Т-3, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, или самостоятельно разработанную форму. В графу 3 указанной формы нужно внести наименования должностей (специальностей, профессий) для штатных единиц организации. По общему правилу должности предусматриваются для сотрудников, которые занимаются в первую очередь умственным трудом: управлением, сбором, анализом, обработкой информации (например, заместитель начальника производственного отдела, заведующий кафедрой). В свою очередь понятие «профессия» в большей мере относится к сотрудникам, занятым производственным процессом, физическим трудом (строители, электрики, механики).

Наименования должностей и профессий работодатель, как правило, определяет по собственному усмотрению. Например, должность руководителя организации может значиться в штатном расписании как директор, генеральный директор, президент компании и т. п.

Однако, если с выполнением работ по определенным должностям или профессиям трудовое законодательство связывает предоставление компенсаций и льгот (досрочную пенсию, дополнительный отпуск) либо устанавливает какие-либо ограничения, то наименования таких должностей и профессий должны соответствовать квалификационным справочникам. Указанное соответствие должно наблюдаться как в трудовом договоре с сотрудником, где будет указана его должность (выполнение работ по профессии), так и в штатном расписании организации. Это следует из положений абзаца 3 части 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ. Несоблюдение указанного условия лишит сотрудника права на получение льгот и компенсаций.

Говоря о квалификационных справочниках, в первую очередь необходимо пользоваться следующими из них:

Помимо вышеперечисленных документов, организациям следует руководствоваться также:

2. Ответ: Как составить штатное расписание

Назначение штатного расписания

Штатное расписание применяют для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Обязательность составления

В Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Однако нет и документов, отменяющих практику его составления. При этом есть веские аргументы в пользу оформления штатного расписания:

  • штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;

  • штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).

Форма штатного расписания

Форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

С 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение унифицированных форм не является обязательным для большинства организаций. Исключение составляют организации государственного сектора. Они по-прежнему должны использовать в работе унифицированные формы в обязательном порядке.

Все остальные организации при составлении организационных и распорядительных документов вправе как продолжать использовать унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются письмом Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

Составление штатного расписания

Штатное расписание – документ обезличенный. В нем указываются не конкретные сотрудники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

Совет редактора: чтобы обезопасить себя от претензий проверяющих, не устанавливайте в штатном расписании разную зарплату по одинаковым должностям.

Подписание штатного расписания

Когда расписание составлено, его должен подписать главный бухгалтер и руководитель кадровой службы (или сотрудник, ответственный за кадровый учет). Если штат большой и расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписаться как один раз (в конце документа), так и на каждом его листе. После этого штатное расписание должен утвердить руководитель организации приказом. Об этом сказано в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Указанный подход рекомендуется применять, и если организация использует и самостоятельно разработанную форму штатного расписания.

Изменение штатного расписания

Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ) и т. д.

Переименование должности сотрудника и изменение размера его зарплаты в штатном расписании влечет за собой изменение существенных условий трудового договора. А значит, до внесения изменений в штатное расписание нужно издать приказ о переименовании должности или об изменении размера зарплаты сотрудника, а затем заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. В случае переименования должности работодателю необходимо внести соответствующую запись в трудовую книжку сотрудника (п. 4 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Если наименование должности или зарплата изменяются по инициативе администрации по организационным или технологическим причинам, процедура будет немного другой. Необходимо за два месяца уведомить сотрудника о предстоящих изменениях. Если сотрудник не согласится работать в изменившихся условиях, направьте ему письменное предложение другой работы, соответствующей его квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии такой работы – предложите вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если сотрудник откажется от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформите увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

Такой порядок предусмотрен в статье 74 Трудового кодекса РФ.

В завершение процедуры внесите соответствующие изменения в утвержденное в организации штатное расписание (раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Внести изменения можно двумя способами:

Выбор того или иного варианта относится к компетенции работодателя. В случаях, когда изменения носят единичный характер, например изменилось наименование должности сотрудника, удобнее издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. Тогда все вносимые изменения работодатель отразит в самом приказе, а в штатном расписании в разделе «Примечание» укажет номер и дату приказа о внесении изменений. Если же изменения носят массовый характер или затрагивают не только названия должностей, но и структурных подразделений, то в этом случае внести изменения будет удобнее путем оформления и утверждения штатного расписания в новой редакции.

3. Ответ: При какой численности отдела можно вводить должность заместителя начальника отдела

Ответ на этот вопрос зависит от того, является организация коммерческой или бюджетной.

Должность «заместитель» в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, утвержденным постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367, является производной от соответствующей должности, в частности, начальника отдела.

В бюджетной организации определите, есть ли ограничения на введение должности «заместитель начальника отдела». Так, например, в органах управления образованием должности заместителя начальника отдела вводятся, если штатная численность отдела составляет шесть и более сотрудников (Типовые структуры, введенные письмом Минобразования России от 17 ноября 2003 г. № 38-06-11). Аналогичным образом минимальная численность сотрудников для введения должности «заместитель начальника отдела» установлена и во многих других бюджетных организациях и учреждениях (см., например, приказ ФСИН России от 23 января 2012 г. № 24, постановление правительства г. Москвы от 21 января 2003 г. № 18-ПП и т. п.).

Коммерческие же организации вправе самостоятельно решать, при какой численности сотрудников структурного подразделения необходимо вводить должность заместителя начальника отдела. На практике применяют такой подход: сравнивают фактическое количество подчиненных с принятыми нормами управляемости. Если эти нормы превышены в 1,5 раза, то введение в штатное расписание должности заместителя руководителя отдела целесообразно.

4. Ответ: Можно ли использовать должности с приставкой «и. о.»

Во время замещения руководящих сотрудников или иных специалистов в некоторых организациях при подписании документов используют приставку «и. о.» (исполняющий обязанности). Например, «и. о. главного бухгалтера», «и. о. начальника отдела» и т. п.

Вместе с тем, требования к реквизиту «Подпись» установлены ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ создан не на бланке документа, и сокращенное – на документе, созданном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Использование приставки «и. о.» этим нормативным актом не предусмотрено.

Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 298, и Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37, также не содержат должностей, имеющих приставку «и. о.».

Но в настоящее время в части, не противоречащей действующему законодательству, продолжают применяться разъяснения Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29 декабря 1965 г. № 30/39, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29 декабря 1965 г. № 820/39. Указанный документ раскрывает порядок временного заместительства и допускает временное назначение сотрудника исполняющим обязанности. При этом назначение исполняющим обязанности по вакантной должности по общему правилу недопустимо (п. 2 разъяснений Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29 декабря 1965 г. № 30/39, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29 декабря 1965 г. № 820/39).

Таким образом, использовать должности с приставкой «и. о.» возможно.

5. Ситуация:В каких случаях вводится должностное наименование «главный», «ведущий», «старший»

Категории «ведущий», «старший» являются производными от соответствующих базовых должностей, содержащихся в Квалификационном справочнике, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.

Применение должностного наименования «старший» возможно, если сотрудник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителями. Данная должность может быть установлена в виде исключения и при отсутствии исполнителей в непосредственном подчинении сотрудника, если на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы. При этом для должностей специалистов, по которым предусматриваются квалификационные категории (например, инженер I категории), должностное наименование «старший» не применяется.

Должностные обязанности категории «ведущий» устанавливают на основе характеристик соответствующих должностей специалистов. Помимо этого на них возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности организации или ее структурных подразделений либо обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей, создаваемыми в отделах (бюро). Требования к необходимому стажу работы категории «ведущий» повышаются на 2–3 года по сравнению с предусмотренными для специалистов I квалификационной категории.

Такие правила установлены пунктом 7 раздела «Общие положения» Квалификационного справочника, утвержденного постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.

Категория «главный» в отдельных случаях прямо предусмотрена Квалификационным справочником, утвержденным постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37, в наименовании должности и связана с повышенными квалификационными требованиями к занятию таких должностей (главный инженер, главный бухгалтер, главный энергетик и т. п.). Помимо этого категория «главный» может быть установлена локальным актом организации в зависимости от требования к образованию и квалификации сотрудника, например, «главный специалист по...» (ст. 8 ТК РФ).

6. Ситуация: Можно ли при оформлении штатного расписания в названиях должностей использовать заимствованные английские слова или слова других иностранных языков (например, IT-директор, HR-менеджер и т. п.)

Государственным языком России является русский язык (ч. 1 ст. 68 Конституции РФ). Кадровые документы организации, в том числе штатное расписание, следует вести именно на нем с указанием наименований должностей на русском языке (ч. 2 ст. 1 Закона от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ).

В то же время работодателям предоставлена некоторая свобода в определении наименований должностей (профессий) сотрудников. Поэтому использовать отдельные общепринятые заимствованные английские сокращения (или сокращения из других языков), которые не затрудняют понимания самой сущности должности (профессии), допустимо. Например, IT-директор, HR-менеджер, PR-менеджер и т. п. Исключения составляют случаи, когда выполнение работ по должности или профессии связано с предоставлением льгот и компенсаций. В такой ситуации наименование должности должно соответствовать квалификационным справочникам, названия должностей в которых в принципе не содержат букв или слов иностранного языка. Это следует из положений абзаца 3 части 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, должности в штатном расписании по общему правилу должны быть указаны на русском языке, в то же время допускается отдельное использование общепринятых сокращений из английского и других языков, например, IT, HR, PR и т. п. При этом заимствование иностранных букв и слов (в т. ч. их транслитерация, например, «хедхантер» (headhunter – дословное обозначение охотника за головами) или «эйчар-менеджер» (HR-manager)) для обозначения должности (профессии) не должно ухудшать понимания содержания исполняемой сотрудником трудовой функции. В противном случае в дальнейшем при трудоустройстве или назначении пенсии использование неизвестных должностей может привести к необходимости представления сотрудником дополнительных сведений (трудового договора, должностной или производственной инструкции) для установления сущности выполняемой им работы.

7. Ситуация: Может ли отдел состоять из одного сотрудника

Трудовое законодательство не запрещает работодателю создавать структурные подразделения (например, отдел, участок и т. д.), состоящие только из одного сотрудника. Вместе с тем, создание структурного подразделения по общей логике предполагает наличие нескольких сотрудников, работающих в нем, и их вертикальную подчиненность руководителю такого подразделения. Поэтому во избежание споров с проверяющими органами создавать структурное подразделение (отдел) из одного сотрудника не рекомендуется.

Подробнее о мотивации сотрудника, единолично обеспечивающего то или иное направление деятельности компании, а также о возможности создания отдела, состоящего из одного руководителя этого отдела, см. Может ли отдел состоять из одного начальника этого отдела.

8. Ситуация: Может ли отдел состоять из одного начальника этого отдела

Формально Трудовой кодекс РФ не запрещает работодателю создавать структурные подразделения (например, отдел), состоящие только из одного сотрудника, в частности, руководителя данного структурного подразделения.

Вместе с тем, по общему правилу и исходя из логики должностные обязанности категории «руководитель» предполагают руководство подчиненными сотрудниками. Например, для должности начальника отдела кадров такая обязанность прямо предусмотрена Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. Указанным документом обязанности по руководству сотрудниками отдела предусмотрены и для иных руководителей – начальника отдела капитального строительства, начальника отдела комплектации оборудования, начальника отдела контроля качества и т. д.

При этом квалификационные справочники по общему правилу являются рекомендованными к использованию документами. Исключение составляют случаи, если с выполнением работ по определенным должностям или профессиям трудовое законодательство связывает предоставление компенсаций и льгот (досрочную пенсию, дополнительный отпуск) либо устанавливает какие-либо ограничения. Тогда наименования таких должностей и профессий должны соответствовать наименованию из справочника, а характер работ по должности – соответствующему функционалу из справочника. Это следует из положений абзаца 3 части 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ. Несоблюдение указанного условия лишит сотрудника права на получение льгот и компенсаций.

Исходя из указанного в общем случае в штатном расписании может быть предусмотрена должность руководителя отдела при отсутствии других штатных единиц в этом отделе. Вместе с тем, во избежание несоответствия названия должности и при необходимости дополнительного мотивирования сотрудника, единолично обеспечивающего то или иное направление деятельности компании, его должность можно обозначить как заместитель руководителя по соответствующему направлению. Так, например, вместо создания отдела кадров, состоящего только из начальника этого отдела, можно рекомендовать ввести в штатное расписание должность заместителя руководителя организации по персоналу.

 

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль