Нужно ли в заявлении на отпуск указывать период работы, если ликвидируется задолженность по отпускам?

2648

Вопрос

Ситуация следующая: у многих сотрудников существует большое накопление неотгулянных отпусков за прошлые года (за 2-6 лет). Стоит задача постепенно ликвидировать данную задолженность. Нужно ли в заявлении на отпуск указывать период работы? В каком порядке правильнее предоставлять отпуска: сначала очередной, а потом за прошлые года или в хронологическом порядке - старые отпуска, а затем очередной? Нужно ли в нашем случае включить в график отпусков прошлогодние отпуска, учитывая, что не всем сотрудникам реально отгулять вместе с текущим отпуском и "долг"? Если мы запланирует отпуска за прошлые года и не реализуем их, то возникнет необходимость переноса отпуска, а он и так уже "висит в воздухе" не один год. При условии невключения старых отпусков в график всем запланировать по 28 кал. дн. или исходя из рабочего года персонально каждого сотрудника (допустим, если сотрудник устроился в середине 2013г. запланировать в графике на 2014г. отпуска в кол-ве 42 дня (28+14)?

Ответ

Если работник не хочет оформлять ежегодный отпуск, в данной ситуации ему можно предложить несколько вариантов поведения:

  • Оформить отпуск на выходные дни, тем самым работнику буду оплачены выходные дни и неиспользованные дни отпуска постепенно будут оформлены;

  • Посмотрите есть ли у работника дополнительные отпуска, которые также ( кроме отпусков за работу во вредных условиях труда ) можно заменить денежной компенсацией.

  • Если неиспользованных дней отпуска много, можно работника уволить, выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск, а затем снова принять на работу. Так как при увольнении работнику нужно выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска, на что прямо указано в ст. 127 Трудового Кодекса РФ.

 

Вопрос: Нужно ли в заявлении на отпуск указывать период работы?

Согласно ч. 2 ст. 123 ТК РФ работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск на основании графика отпусков, а не на основании заявления. То есть работодатель обязан известить работника о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ), а работник не обязан предупреждать работодателя о своем уходе в отпуск.

Но в некоторых случаях оформление заявления обязательно, например при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска тем работникам, которые вправе получить его до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации (ст. 122 ТК РФ) за первый год работы или работники, которым законно м предоставлено право на использование отпуска в удобное для них время. . В указанных случаях заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя. Вопрос об указании периода работы в заявлении на отпуск решается внутри организации.

Во всех остальных ситуациях достаточно только приказа.

Вопрос: В каком порядке правильнее предоставлять отпуска: сначала очередной, а потом за прошлые года или в хронологическом порядке - старые отпуска, а затем очередной?

Чтобы не образовывалась задолженность работодателя перед работниками по отпускам, то при предоставлении сотрудникам отпусков, целесообразно оформлять их сначала за прошедшие периоды и по нарастающей (т.е. за 2011, 2012,2013г).

Вопрос: Нужно ли в нашем случае включить в график отпусков прошлогодние отпуска, учитывая, что не всем сотрудникам реально отгулять вместе с текущим отпуском и "долг"?

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, который является обязательным для сотрудника и работодателя. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска сотруднику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия сотрудника перенос отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ст. 124 ТК РФ).

Следовательно, чтобы не допустить нарушения трудового законодательства, неиспользованный за прошлый год отпуск для наглядности можно включить в график отпусков на текущий год. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письме от 1 марта 2007 г. № 473-6-0.

Период предоставления неиспользованных по графику дней отпуска нужно согласовать с сотрудником. Включать такие дни отпуска в график по своему усмотрению работодатель не вправе.

Таким образом, можно сказать, что однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит, поэтому каждый работодатель решает его по своему усмотрению. Однако, с нашей точки зрения, неиспользованные отпуска все же лучше включать при оформлении графика отпусков.

Также отметим, что запрещено не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд. За данное нарушение предусмотрена административная ответственность (статья 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

 

При условии невключения старых отпусков в график всем запланировать по 28 кал. дн. или исходя из рабочего года персонально каждого сотрудника (допустим, если сотрудник устроился в середине 2013г. запланировать в графике на 2014г. отпуска в кол-ве 42 дня (28+14)?

В соответствии со ст. 115 ТК РФ продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (если большая продолжительность не установлена федеральным законом).

При составлении графика отпусков указывается рабочий год и полное количество дней, которые положены данному работнику за соответствующий рабочий год.

Например, рабочий год работника 01.06.2013-31.05.2014г. – 28 календарных дней;

01.06.2014-31.05.2015 – 28 календарных дней.

Деление отпуска на части, даже тогда, когда этот отпуск предоставляется за прошлое время возможно только по соглашению сторон ( ст. 125 Трудового Кодекса).

Подробности в материалах Системы:

1/ Ответ: Какие документы нужно оформить при предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска

Документальное оформление

Для оформления ежегодных отпусков утверждены типовые формы документов:

График отпусков

Очередность ухода сотрудников в отпуск пропишите в графике отпусков (форма № Т-7). Составьте его на один календарный год.

График отпусков оформляет сотрудник отдела кадров. Если в организации (учреждении) нет отдела кадров, то график может составить сотрудник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета.

График должен подписать руководитель кадровой службы и утвердить руководитель организации (учреждения). Согласно части 1 статьи 123 Трудового кодекса РФ составить и утвердить график отпусков на новый год нужно не позднее 17 декабря текущего года.

При составлении графика учтите специфику деятельности организации (учреждения) и пожелания сотрудников. Если в организации (учреждении) есть профсоюз, то при составлении графика нужно учесть и мнение профсоюза. Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ.

График обязателен как для организации (учреждения), так и для сотрудников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Поэтому сотрудников нужно ознакомить с графиком отпусков. Как это сделать, в законодательстве не сказано. Администрация организации (учреждения) может выбрать любой вариант по своему усмотрению.

Уведомление об отпуске

О дате начала отпуска сотрудника нужно известить под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Формы и способы такого извещения организация определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения или уведомления сотрудников, ознакомительные листы и ведомости, проекты приказов (распоряжений) и т.п. Такие разъяснения приведены в пункте 4 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1.

Например, можно оформить уведомление в произвольной форме или заранее (за две недели до начала отпуска) составить приказ об отпуске унифицированной формы (форма № Т-6) и ознакомить с ним сотрудников. Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска в обоих случаях будут соблюдены.

Заявление на отпуск

Если сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск ему необязательно. Если сотрудник хочет уйти в отпуск вне графика или в графике не указана точная дата начала отпуска, он должен написать заявление (в произвольной форме). Также заявление необходимо, если отпуск берет новый сотрудник, который был принят на работу после утверждения графика.

Приказ на отпуск

При уходе сотрудника в отпуск нужно составить приказ о предоставлении отпуска сотруднику (форма № Т-6) или нескольким сотрудникам (форма № Т-6а). Приказ подписывает руководитель, сотрудника нужно ознакомить с приказом под подпись.

Записка-расчет

На основании приказа на отпуск бухгалтерия оформляет записку-расчет о предоставлении отпуска (форма № Т-60) и начисляет сотруднику отпускные.

Кроме того, сотрудник кадровой службы должен внести сведения об отпуске в раздел VIII личной карточки сотрудника (форма № Т-2). Аналогичную информацию внесите в лицевой счет (форма № Т-54а).

Перенос отпуска

Утвержденную заранее в графике дату отпуска можно перенести по договоренности между сотрудником и работодателем. Причем инициатором такого переноса могут выступать обе стороны.

В частности, сотрудник может потребовать перенести отпуск, а работодатель обязан будет исполнить такое требование в случаях, когда:

Кроме того, перенос отпуска на другое время допускается:

  • если во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник заболел;

  • если предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (в этом случае перенесенный отпуск должен быть использован сотрудником не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется);

  • в других случаях, предусмотренных законодательством или локальными нормативными актами организации (например, при отзыве сотрудника из основного отпуска, при досрочном предоставлении отпуска отдельным категориям сотрудников, указанным в части 4 статьи 122 Трудового кодекса РФ).

Это следует из положений статьи 124 Трудового кодекса РФ.

Если период отпуска меняется по инициативе сотрудника, то ему необходимо написать заявление с указанием причины переноса. Если инициатором переноса отпуска выступает работодатель, то ему необходимо направить сотруднику соответствующее уведомление с просьбой выразить свое согласие или отказ в переносе.

Если обе стороны на перенос отпуска согласны, то сотрудник службы персонала оформляет приказ о переносе отпуска в произвольной форме и вносит соответствующие изменения в график отпусков (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Утверждать график в новой редакции не требуется. Внести все необходимые корректировки (т. е. фактические даты отпуска) позволяет сама форма графика (графы 8 и 9 формы № Т-7).

В случае переноса ежегодного отпуска уже после издания приказа о его предоставлении и заполнения раздела VIII личной карточки сотрудника внесенную в карточку информацию следует уточнить. Порядок внесения исправлений в указанный раздел карточки законодательством не установлен, поэтому работодатель может внести изменения в произвольной форме.

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль