Какие сроки обновления внутренней описи в личных делах сотрудников?

392

Вопрос

Какие сроки обновления внутренней описи в личных делах сотрудников?

Ответ

Внутренняя опись документов личного дела составляется с момента приема соответствующего сотрудника на работу и заполняется по мере поступления новых документов, связанных с его трудоустройством. Документы личного дела включаются во внутреннюю опись в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу работодателя. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются количество включенных в опись документов и количество листов описи (абз. 2 п. 3.6.17 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Подписывается опись ее составителем.

Обновление внутренней описи производится по мере наступления соответствующих событий, меняющих состав личного дела работника (например, включение новых документов в личное дело или изъятие каких-либо документов). При этом каждое изменение состава документов личного дела отражается в графе "Примечания" внутренней описи со ссылками на соответствующие акты (абз. 4 п. 3.6.17 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи.

Образец внутренней описи личного дела сотрудника см. в разделе «Подробности» ниже.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить личное дело сотрудника.

Формирование личного дела.

Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

  • внутренняя опись документов дела;
  • личный листок по учету кадров;
  • анкета;
  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • автобиография;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия документа, удостоверяющего личность;
  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копия ИНН;
  • должностная инструкция;
  • копии документов об образовании;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • личные заявления работника;
  • трудовой договор;
  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  • аттестационные листы;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • справки о состоянии здоровья;
  • фотографии;
  • лист-заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив).

Когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела.

Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит. Подтверждают такой порядок положения пункта 3.6.17 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России.

  1. Нормативно-правовая база: Решение Росархива от 06.02.2002

Федеральная архивная служба России.

ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

(ВНИИДАД)

Основные правила работы архивов организаций Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

  1. Формы документов: Внутренняя опись личного дела сотрудника.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № 14


п\п

Индекс
документа

Дата
документа

Заголовок документа

Номера
листов дела

Примечание

1

05-15

12.02.2009

Копия диплома

1-2

2

05-05

12.02.2009

Анкета

3-15

3

05-02

12.02.2009

Копия приказа о
приеме на работу

16

Приказ от
12.02.2009 № 12-к

4

05-01

12.02.2009

Трудовой договор

17-21

Трудовой договор
от 12.02.2009 № 12-ТД

...

Итого:

48 (сорок восемь)

документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи

2 (два)

(цифрами и прописью)

Ответственный за кадровый учет:

В.Н. Зайцева

(подпись)

«

12

»

февраля

20

09

г.

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль