Можно ли вести личные карточки в электронном виде, распечатывая и заново подписывая у работников?

1999

Вопрос

Добрый день. Нигде не найду четкий ответ на следующие вопросы. Если личные карточки можно вести в электронном виде, распечатывая и заново подписывая у работников (они элементарно аккуратнее выглядят, чем карточки, заполняемые вручную, то 1. Какие даты корректнее ставить в разделе "Дата составления" и внизу 2 страницы под подписью работника? Дату первоначального оформления сотрудника на работу или дату оформления "новой редакции" личной карточки ? 2. Нужно ли, при оформлении новой редакции личной карточки вносить сведения о прежних фамилиях, паспортных данных сотрудника, если за период работы они поменялись, потом их зачеркивать и писать новые? Или уместно сразу написать актуальные сведения? На всякий случай поясняю - организация у нас новая, карточки раньше формировались только в 1С, я занялась вопросом "перенесения их на бумагу", как только вступила в должность, приходится на старых сотрудников оформлять их "задним" числом. Заранее спасибо.

Ответ

Законодательство не содержит определенных требований к заполнению личной карточки формы Т-2. Следовательно, ее можно заполнять как в рукописном варианте, так и в печатном.

При этом, в соответствии с указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 в разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм. Следовательно, во избежание различных недоразумений по нашему мнению, знакомить работниками с внесенной информацией лучше по факту, а не при увольнении. Так как при увольнении могут сложиться обстоятельства, что работник либо откажется подписывать данные за прошлое время, либо пропадет вообще и карточка останется не подписанной.


Интересная информация о том, как заполнить личную карточку работника размещена здесь.


Рассмотрим Ваши вопросы:

1. Какие даты корректнее ставить в разделе "Дата составления" и внизу 2 страницы под подписью работника? Дату первоначального оформления сотрудника на работу или дату оформления "новой редакции" личной карточки ?

В графе "Дата составления" личной карточки подразумевается проставление даты заполнения карточки.

Также, после заполнения разделов "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете":

- работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату, для подтверждения согласия с внесенными сведениями.

- сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.

Таким образом, в связи с тем, что заполнять личную карточку рекомендуется именно по факту (например, при приеме, при увольнении), то и дата должна стоять в карточке именно первоначальная, т.е. дата приема.

2. Нужно ли, при оформлении новой редакции личной карточки вносить сведения о прежних фамилиях, паспортных данных сотрудника, если за период работы они поменялись, потом их зачеркивать и писать новые? Или уместно сразу написать актуальные сведения? На всякий случай поясняю - организация у нас новая, карточки раньше формировались только в 1С, я занялась вопросом "перенесения их на бумагу", как только вступила в должность, приходится на старых сотрудников оформлять их "задним" числом.

Законодательство не содержит норм, регулирующих действия работодателя в данном случае.

При этом, учитывая, что Вы заводите личные карточки на работников задним числом, то логичнее будет внести все данные именно в хронологическом порядке.

Также, можно сказать, что личная карточка формы Т-2 является учетным документом. Поэтому для удобства учета данных о сотрудниках, а также в случае необходимости быстрого поиска необходимых данных рекомендуем внести в карточку все данные в хронологическом порядке (т.е. начиная с прежних сведений и т.д.).


Читайте о Приеме на работу в 1С больше информации в статье по ссылке.


Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить личную карточку сотрудника по форме № Т-2

Оформление личной карточки

Личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм (п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Обязательность их ведения подтверждается и тем, что в личной карточке дублируются сведения, вносимые в трудовые книжки сотрудников, и с каждой такой записью работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись в личной карточке (п. 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Особенности заполнения карточки приведены в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Применять унифицированную форму № Т-2 обязаны лишь организации государственного сектора. Негосударственные организации вправе использовать личные карточки по самостоятельно разработанной форме. При этом такая форма должна содержать ряд обязательных реквизитов. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Таким образом, личную карточку оформите на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору. Заведите ее при приеме на работу и ведите в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника в организации. С увольнением сотрудника карточку закройте, но продолжайте хранить в организации.

Сведения для личной карточки

Сведения в личную карточку вносите на основании приказа о приеме сотрудника на работу и личных документов сотрудника, таких как:

  • трудовая книжка;

  • паспорт;

  • военный билет (для военнообязанных);

  • документ об окончании учебного заведения;

  • свидетельство государственного пенсионного страхования;

  • свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции;

  • другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.).

Кроме того, в личной карточке нужно отразить и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из перечисленных документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками – всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам.

Разделы личной карточки

Коммерческие организации вправе разработать форму личной карточки самостоятельно и включить туда необходимые разделы (ст. 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012, письмо Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1). Если организация использует унифицированную форму личной карточки (форма № Т-2), то она состоит из одиннадцати разделов:
I. Общие сведения.
II. Сведения о воинском учете.
III. Прием на работу и переводы на другую работу.
IV. Аттестация.
V. Повышение квалификации.
VI. Профессиональная переподготовка.
VII. Награды (поощрения) и почетные звания.
VIII. Отпуск.
IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.
X. Дополнительные сведения.
XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о сотруднике. В первом разделе «Общие сведения» предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки предусмотрены в классификаторах информации:

Хранение личных карточек

Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет (ст. 658 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). В личных карточках содержатся персональные данные сотрудников. Поэтому свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен. О хранении кадровых документов см. Как хранить документы в кадровой службе.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль