Обязательно ли вести личные дела на сотрудников в детском доме на такие должности, как заместители и главный бухгалтер?

2191

Вопрос

Добрый день подскажите пожалуйста обязательно ли вести личные дела на сотрудников в детском доме на такие должности как заместители и главный бухгалтер. У нас на них оформлены карточки Т2 и трудовые договора (плюс дополнительные соглашения). Может ли проверка потребовать с нас личные дела и наказать за их отсутствие?.

Ответ

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для:

– учреждений государственной гражданской службы (подп. 5 п. 1 ст. 44 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

– муниципальных служащих (Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации").

Таким образом, можно сказать, что в связи с тем, что Ваша организация не относится ни к одному из перечисленных выше учреждений, то Вы не обязаны вести личные дела на работников. Следовательно, отсутствие личных дел не будет являться нарушением трудового законодательства.

Также отметим, что в связи с тем, чтопрямого указания закона на обязательность ведения личных дел для них нет, вопрос ведения личных дел лучше согласовать с учредителем.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить личное дело сотрудника

Формирование личного дела

Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

  • внутренняя опись документов дела;

  • личный листок по учету кадров;

  • анкета;

  • дополнение к личному листку по учету кадров;

  • автобиография;

  • заявление о приеме на работу;

  • копия документа, удостоверяющего личность;

  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

  • копия ИНН;

  • должностная инструкция;

  • копии документов об образовании;

  • характеристики и рекомендательные письма;

  • личные заявления работника;

  • трудовой договор;

  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

  • аттестационные листы;

  • отзывы должностных лиц о работнике;

  • справки о состоянии здоровья;

  • фотографии;

  • лист-заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив).

Ситуация: Обязана ли организация вести личные дела сотрудников

Нет, не обязана.

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы (подп. 5 п. 1 ст. 44 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно) (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (п. 3.4.7 Правил, утвержденных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Пополнение новыми документами

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как дело заводят сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Документы располагают в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Хранение личных дел

В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 3.6.7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Ревизия личных дел

Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г. № 160). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

Ситуация: Нужно ли заверять копии документов сотрудника в личном деле

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Стандарт, который устанавливает основные определения и термины из области делопроизводства и архивного дела, разделяет понятия: «копия документа» и «заверенная копия документа». Разница состоит в том, что обычная незаверенная копия не имеет юридической силы, а заверенная за счет специально проставляемых реквизитов заверения такую силу приобретает (п. 29, 30 ст. 2.1 ГОСТ Р 51141-98).

При этом в документах, регулирующих порядок формирования личных дел, в частности госслужащих, для которых формирование таких дел является обязательным, использована формулировка именно копии документов, а не заверенные копии (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609).

Исходя из указанного можно сделать вывод, что заверять копии необязательно. Вместе с тем, на практике из-за отсутствия юридической значимости у обычных копий, документы, особенно представленные работником от сторонних организаций и учреждений, все же рекомендуется заверять и подшивать в дело их заверенные копии. При заверении документов соблюдайте правила оформления, установленные ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

Нина Ковязина
заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

  1. Нормативно-правовая база: Федеральный закон от 02.03.2007 № 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации"

Статья 30. Порядок ведения личного дела муниципального служащего

1. На муниципального служащего заводится личное дело, к которому приобщаются документы, связанные с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы.

2. Личное дело муниципального служащего хранится в течение 10 лет. При увольнении муниципального служащего с муниципальной службы его личное дело хранится в архиве органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования по последнему месту муниципальной службы.

3. При ликвидации органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования, в которых муниципальный служащий замещал должность муниципальной службы, его личное дело передается на хранение в орган местного самоуправления, избирательную комиссию муниципального образования, которым переданы функции ликвидированных органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования, или их правопреемникам.

4. Ведение личного дела муниципального служащего осуществляется в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего.

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль