Как правильно оформить предоставление отпуска без сохранения заработной платы?

8662

Вопрос

Как правильно оформить предоставление отпуска без сохранения заработной платы: приказ - указывать ли период (рабочий год), в котором предоставляется такой отпуск; личная карточка? Как оформить продление рабочего года, если работник использовал более 14 к.д. отпуска без сохранения заработной платы? Как поступить, если в период отпуска без сохранения з/п попадают праздничные дни?

Ответ

Вопрос: Как правильно оформить предоставление отпуска без сохранения заработной платы: приказ - указывать ли период (рабочий год), в котором предоставляется такой отпуск; личная карточка?


Важную информацию о правилах предоставления отпуска 2016 вы найдете в материале здесь.


При оформлении отпуска без сохранения заработной платы рекомендуем соблюдать следующую процедуру.

1. Получите от работника заявление на отпуск и зарегистрируйте его.

Убедитесь, что в нем указаны:

  • причины (основания) предоставления отпуска без сохранения заработной платы;

  • планируемые даты отпуска.


Вы узнаете больше о сроках отпуска без сохранения заработной платы, если перейдете в материал.


Если работодатель сочтет указанные в заявлении причины неуважительными, он вправе отказать работнику в отпуске. Исключение составляют случаи, когда отказ в предоставлении отпуска недопустим в силу ч. 2 ст. 128 ТК РФ. Согласие (несогласие) с заявлением работодатель указывает в визе, например, "не возражаю", "согласовано".

2. Издайте приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.

Для этого применяется унифицированная форма N Т-6 или N Т-6а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

В разд. "Б" формы N Т-6 необходимо указать "отпуск без сохранения заработной платы", а также отразить количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится.

Если отпуск без сохранения заработной платы оформляется вместе с ежегодным основным оплачиваемым отпуском, то необходимо также заполнить разд. "А" формы N Т-6.

В разд. "В" формы N Т-6 следует указать общее количество дней отпуска и его даты (независимо от того, заполнен ли разд. "А").

Приказ подписывает руководитель организации или иное уполномоченное лицо (ч. 4 ст. 20 ТК РФ). Работника необходимо ознакомить с приказом под подпись, которая подтверждает, что он осведомлен об условиях предоставления ему отпуска.

3. Оформите личную карточку работника (форма N Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Информацию об отпуске без сохранения заработной платы отражают в разд. VIII. В соответствующих графах следует указать:

1) вид отпуска - "без сохранения заработной платы";

2) количество календарных дней отпуска;

3) даты начала и окончания отпуска;

4) основание отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска).

Работника с внесенной в личную карточку записью знакомить не требуется.

Образец приказа на отпуск без сохранения заработной платы приведен в подборке материалов Системы.

Вопрос: Как оформить продление рабочего года, если работник использовал более 14 к.д. отпуска без сохранения заработной платы?

Согласно статье 121 Трудового кодекса РФ, в стаж работы для предоставления ежегодного основного оплачиваемого отпуска включается время дополнительных отпусков без сохранения заработной платы, полученных работником по его просьбе, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. То есть если указанный порог превышен, границы рабочего года работника и очередного оплачиваемого отпуска сдвигаются. Эта информация отражается в карточке Т-2 в разделе о предоставленных отпусках.

Например: У работника отпускной период с 01.06.2011 по 31.05.2013 г. Он берет очередной оплачиваемый отпуск за этот период с 30.07.2012 на 28 календ. дней. Далее с 28.01.2013 г. он берет отпуск без сохранения заработной платы на 27 календ.дней. Какой период необходимо поставить в данном случае?

Сотрудник оформил отпуск без сохранения заработной платы в количестве 27 календарных дней в текущем рабочем году, т.е. с 01.06.2012г. по 31.05.2013г.

Период с 28.01.2013г. по 10.02.2013г. – входит в стаж работы для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска;

Оставшийся период с 11.02.2013г. по 23.02.2013г., составляющий 13 календарных дней – из стажа работы, дающего право на отпуск, исключается. Именно на этот срок сдвигается рабочий год вашего сотрудника.

Т.е. если за рабочий год 01.06.2012г. – 31.05.2013г. сотрудник оформлял отпуск без сохранения заработной платы, который превысил допустимую законодательством норму на 13 календарных дней, то его расчетный период для определения права на отпуск увеличится на 13 дней, не включаемых в стаж, т.е. будет выглядеть так : с 01.06.2012 по 13.06.2013 года. Следующий рабочий год будет: 14.06.2013г.-13.06.2014г.

Вопрос: Как поступить, если в период отпуска без сохранения з/п попадают праздничные дни?

Норма, исключающая нерабочие праздничные дни из подсчета календарных дней отпуска, предусмотрена ст. 120 ТК РФ только для ежегодного оплачиваемого отпуска.

Для отпусков без сохранения заработной платы подобное правило Трудовой кодекс РФ не устанавливает.

Таким образом, правовых оснований для увеличения отпуска без сохранения заработной платы на количество нерабочих праздничных дней, попадающих на него, не имеется.

Подробнее в материалах Системы:

Унифицированная форма N Т-6а

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Код

Форма по ОКУД 0301019
«Альфа» по ОКПО 16035711
наименование организации

Номер документа

Дата составления

ПРИКАЗ

98

14.08.2013

(распоряжение)

о предоставлении отпуска работникам

Предоставить отпуск:

Фамилия, имя, отчество

Табель-

ный


номер

Структур-

ное подразде-

ление

Должность


(специальнос


ть,


профессия)

Отпуск

вид

за период работы

ежегодный


основной


оплачиваемый


отпуск,


календарных дней

ежегодный


дополнительный


оплачиваемый


отпуск, учебный,


без сохранения


заработной платы и


другие (указать),


календарных дней

с

по

всего


календарных


дней

дата

начала

окончания

С приказом


(распоряже-

нием)


работник


ознакомлен.


Личная


подпись


работника.


Дата

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Петров Лев Иванович

44

Склад

Кладовщик

14

-

01.04.2013

31.03.2013

14

02.09.2013

15.09.2013

Петров,


14.08.2013

Глебова Алла


Степановна

6

Бухгалтерия

Главный


бухгалтер

-

10

(без сохранения заработной платы)

01.04.2013

31.03.2013

10

02.09.2013

11.09.2013

Глебова,


14.08.2013

Оборотная сторона формы N Т-6а

Фамилия, имя, отчество

Табель-

ный


номер

Структур-

ное


подразде-

ление

Должность


(специальность,


профессия)

Отпуск

вид

за период работы

ежегодный


основной


оплачиваемый


отпуск,


календарных


дней

ежегодный


дополнительный


оплачиваемый


отпуск, учебный, без


сохранения


заработной платы и


другие (указать),


календарных дней

с

по

всего


календарных


дней

дата

начала

окончания

С приказом


(распоряже-

нием)


работник


ознакомлен.


Личная


подпись


работника.


Дата

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Руководитель


организации

директор

Львов

А.В. Львов

должность

личная подпись

расшифровка подписи

2.. Ответ: Как предоставить сотруднику отпуск без сохранения зарплаты

Виды отпусков за свой счет

Отпуска за свой счет (без сохранения зарплаты) нужно разделить на отпуска, которые работодатель:

Работодатель вправе предоставить сотруднику отпуск за свой счет по любой уважительной причине. Это могут быть, например, семейные обстоятельства: свадьба члена семьи, болезнь родителей, проживающих в другом городе, и т. п. Признавать ту или иную причину уважительной или нет, решает организация. Продолжительность отпуска определяется по соглашению сторон.

Организация обязана предоставить отпуск без сохранения зарплаты:

  • участникам Великой Отечественной войны до 35 календарных дней в году (абз. 2 ч. 2 ст. 128 ТК РФ);

  • работающим пенсионерам по старости (по возрасту) до 14 календарных дней в году (абз. 3 ч. 2 ст. 128 ТК РФ);

  • родителям (женам, мужьям) военнослужащих, погибших при исполнении военных обязанностей, до 14 календарных дней в году (абз. 4 ч. 2 ст. 128 ТК РФ);

  • работающим инвалидам до 60 календарных дней в году (абз. 5 ч. 2 ст. 128 ТК РФ);

  • сотрудникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников до пяти календарных дней (абз. 6 ч. 2 ст. 128 ТК РФ);

  • сотрудникам, совмещающим работу с обучением;

  • супругам военнослужащих, если отпуск им предоставляется одновременно с мужьями (женами) и продолжительность отпусков не совпадает (п. 11 ст. 11 Закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ);

  • совместителям при превышении продолжительности ежегодного отпуска по основному месту работы по сравнению с продолжительностью отпуска, предоставляемого по совмещаемой работе (ч. 2 ст. 286 ТК РФ);

  • сотрудникам, право которых на отпуска без сохранения зарплаты предусмотрено трудовым (коллективным) договором организации (абз. 7 ч. 2 ст. 128 ТК РФ).

Документальное оформление

Вне зависимости от того, является отпуск обязательным или нет, для его предоставления сотрудник должен написать заявление (ст. 128 ТК РФ). На основании заявления сотрудника оформите приказ о предоставлении отпуска (по форме № Т–6). Приказ должен подписать руководитель организации, сотрудника необходимо ознакомить с приказом под подпись.

Записку-расчет о предоставлении отпуска по форме № Т-60 не оформляйте. Дело в том, что эта форма предусмотрена для расчета выплат, которые полагаются сотруднику при уходе в отпуск (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н). А при уходе сотрудника в неоплачиваемый отпуск отпускные не начисляют.

Также сведения о предоставляемых отпусках сотрудник кадровой службы должен внести в раздел VIII личной карточки (указания по заполнению форм первичной учетной документации (форма № Т-2), утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Аналогичную информацию внесите в форму № Т-54

Стаж для назначения основного отпуска

В стаж, дающий право на второй и последующий основной отпуск, входит:

  • время фактической работы;
  • время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним в соответствии с законодательством сохранялось место работы (болезнь, ежегодный оплачиваемый отпуск, праздничные дни, медосмотр и т. д.);
  • время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

  • время отстранения от работы сотрудника, не прошедшего медосмотр не по своей вине;
  • время предоставляемых по просьбе сотрудника отпусков без сохранения зарплаты, не превышающее 14 календарных дней в рабочем году;
  • другие периоды времени, предусмотренные трудовым (коллективным) договором или локальным актом организации.

В стаж, дающий право на основной отпуск, не входит:

  • время отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин (в т. ч. в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ);
  • время отпусков по уходу за ребенком до достижения им трех лет;
  • время предоставляемых по просьбе сотрудника отпусков без сохранения зарплаты, превышающее 14 календарных дней в рабочем году.

Об этом говорится в статье 121 Трудового кодекса РФ.

Пример расчета стажа

Пример расчета стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск

Бухгалтер В.Н. Зайцева поступила на работу в организацию 7 мая 2010 года. С 1 по 30 июня 2010 года (30 календарных дней) сотруднику на основании его заявления был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.

Из 30 календарных дней отпуска за свой счет только 14 дней в рабочем году включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Оставшийся период в 16 календарных дней (30 дн. – 14 дн.) из стажа работы, дающего право на отпуск, исключается.

Таким образом, право на первый ежегодный отпуск появится у Зайцевой через шесть месяцев непрерывной работы в организации, то есть с 7 ноября 2010 года (независимо от продолжительности имеющегося отпуска за свой счет), а право на второй ежегодный отпуск – не с 7 мая 2011 года, а через год и 16 дней, то есть с 23 мая 2011 года.

Из ответа «Когда сотруднику нужно предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск»

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль