Как поступить, если при приеме работнику была заведена новая трудовая книжка, а впоследствии нашлась старая?

В перечень документов, которые сотрудник должен предъявить при приеме на работу по основному месту, входит трудовая книжка.

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника.

Трудовое законодательство не предполагает возможности для работника иметь две трудовые книжки. В общем случае, отметки о трудовом стаже должны быть отражены в одном документе. В то же время законом не установлены санкции для работников, которые имеют более одной трудовой книжки.

Следовательно, в связи с тем, что Вы уже внесли запись о приеме работника во вторую трудовую книжку (т.е. новую), а также зарегистрировали ее в Книге учета движения трудовых книжек, то в данном случае у Вас есть все основания продолжать вести именно ее.

Также отметим, что действующее законодательство не предусматривает возможность оформления работника по двум местам работы, которые бы являлись для него основными, ни при каких обстоятельствах.

Следовательно, вносить записи в трудовую книжку по двум основным местам с перекрестными датами нельзя, т.к. получится, что у сотрудника на одни и те же дни приходятся два основных места работы, что не согласуется с нормами трудового законодательства.

При этом, стаж, дающий право на назначение различных пособий, определяется работодателем на основании представленных сотрудником документов (например, трудовой книжки, справок, выписок и т. п.). Следовательно, период работы, указанный в первой трудовой книжке, также необходимо учитывать для расчета фактического страхового стажа, поскольку она является основным документом, который используется в указанных целях (ст. 66 ТК РФ и п. 8 Приказа Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91). При этом совпадающий период работы по двум трудовым книжкам следует засчитать однократно.

Более подробно о Трудовой книжке старого образца вы можете узнать в статье.

Таким образом, можно сказать, Вам необходимо продолжать вести трудовую книжку, оформленную при приеме на работу. При этом, Вы можете с первой трудовой книжки работника снять ее копию и подшить в личное дело, для того, чтобы в случае возникновения ситуации для подсчета страхового стажа, Вы могли учесть и те периоды по первой трудовой книжке, за исключением совпадающих.

Подробности в материалах Системы:

1. Ситуация: Как поступить, если при приеме на работу сотрудник предъявил сразу несколько трудовых книжек, оформленных на разные периоды трудовой деятельности сотрудника

Законодательство не предусматривает санкций для сотрудника за наличие у него нескольких трудовых книжек. Отказать в приеме на работу по причине наличия у сотрудника нескольких трудовых книжек работодатель также не вправе. Такого основания Трудовой кодекс РФ не содержит (ч. 1 ст. 64, ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

Если при приеме на работу сотрудник предъявил сразу несколько трудовых книжек, работодателю следует продолжать вести ту книжку, в которой значится последняя по времени запись об увольнении.

Для определения страхового стажа в целях начисления пособий принимайте записи всех предъявленных сотрудником трудовых книжек. Если стаж или его часть в разных трудовых книжках сдваивается по периодам, то для подсчета совокупного страхового стажа работодателю необходимо учесть только один такой период (ст. 16 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 22 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91). Аналогично подсчитывайте и иные виды стажа.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Ситуация: Можно ли уволить и принять сотрудника одним днем. Увольнение из одной организации происходит в первой половине рабочего дня, прием в другую организацию – во второй половине рабочего дня

Формально Трудовой кодекс РФ не ограничивает право на трудоустройство сотрудника в день увольнения от прежнего работодателя.

В то же время у сотрудника может быть только одно основное место работы (ст. 282 ТК РФ). При этом дата увольнения определяется календарной датой, а не часами (ст. 84.1 ТК РФ). В ситуации, когда сотрудник будет уволен из одной организации и принят на новую работу в другую организацию в один день, получится, что у сотрудника на один день приходится два основных места работы, что не согласуется с нормами трудового законодательства.

Таким образом, сотрудника, уволенного из одной организации, оформить в этот же день на работу в другую организацию можно только по совместительству. Чтобы принять сотрудника на основное место работы, необходимо дождаться следующего рабочего дня и оформить трудовые отношения в общем порядке.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3. Ситуация: Какими документами помимо трудовой книжки гражданин может подтвердить стаж для назначения пенсии. В дубликате трудовой книжки указаны не все места его работы

Основным документом, подтверждающим трудовой стаж человека, является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ).

Если сотруднику оформлялся дубликат трудовой книжки, в него могли быть внесены не все сведения о местах и продолжительности работы сотрудника. Например, если на момент оформления дубликата сотрудник не представил какие-либо документы. Задним числом вносить в трудовую книжку сотрудника записи о предыдущих местах его работы работодатели не вправе. Поэтому сведения в дубликате трудовой книжки могут быть неполными. Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если сведения в дубликате трудовой книжки неполные, трудовой стаж для назначения пенсии сотрудник сможет подтвердить следующими документами:

• письменные экземпляры трудовых договоров;

• трудовые книжки колхозников;

• справки, выдаваемые работодателями;

• выписки из приказов;

• лицевые счета;

• ведомости на выдачу зарплаты.

Такой перечень установлен пунктом 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555.

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

4. Нормативно-правовая база: ПРИКАЗ МИНЗДРАВСОЦРАЗВИТИЯ РОССИИ от 06.02.2007 № 91

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом
Министерства здравоохранения
и социального развития
Российской Федерации
от 6 февраля 2007 года N 91

ПРАВИЛА
подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам

II. Документы, подтверждающие периоды работы
(службы, деятельности), включаемые в страховой стаж

8. Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, периоды государственной гражданской или муниципальной службы, периоды исполнения полномочий членом (депутатом) Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатом Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, периоды замещения других государственных должностей Российской Федерации, государственных должностей субъектов Российской Федерации, а также муниципальных должностей, замещаемых на постоянной основе, является трудовая книжка установленного образца (далее - трудовая книжка) (абзац в редакции, введенной в действие с 1 января 2010 года приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 года N 740н, - см. предыдущую редакцию).

При отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действующим на день возникновения соответствующих правоотношений, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.