Какую печать Банка или филиала необходимо ставить в Трудовую книжку при приеме сотрудников в филиал?

642

Вопрос

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста! Банк имеет обособленные филиалы, расположенные в другой местности. Филиалы имеют внутренние структурные подразделения (операционные офисы - ОО ), в том числе в другой местности в пределах своего федерального округа. Выписки из Положения о филиале: Филиал является обособленным подразделением Банка, не является юридическим лицом, имеет отдельный баланс, входящий в сводный баланс Банка.

По обязательствам Филиала ответственность несет Банк Филиал имеет печать, которая содержит полное фирменное наименование и указание на местонахождение Банка, наименование Филиала и указание на его местонахождение. Филиал, в соответствии с нормативными актами Банка России, вправе открывать (закрывать) внутренние структурные подразделения, в том числе в другой местности. Руководство текущей деятельностью Филиала осуществляет Управляющий, действующий на основании Доверенности. Управляющий филиалом : назначает на работу и увольняет сотрудников Филиала), применяет к ним меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания.; представляет Президенту Банка для утверждения штатное расписание Филиала.; утверждает Положения о структурных подразделениях Филиала, должностные инструкции сотрудников Филиала. Управляющий действует на основании Доверенности, где также прописано право приема и увольнения, наложения дисциплинарных взысканий на сотрудников Филиала.

Вопросы: 1. Какую печать Банка или филиала необходимо ставить в Трудовую книжку при приеме сотрудников в Филиал, структурное подразделение – операционный офис филиала (ОО)?

Каковы необходимые реквизиты печати? Можно ли производить запись о названии Банка (или филиала) от руки? 2. Какую запись необходимо делать в Трудовой книжке при приёме сотрудника в Филиал (ОО филиала)? 3. Какая печать (с какими реквизитами) должна ставиться в Трудовую книжку при увольнении сотрудника Филиала (ОО филиала)? 4. Как вносить исправления в Трудовую книжку в случае , если проставлена не соответствующая печать (например филиала, а нужно Банка) ? 5. Печать Банка есть только в Головном офисе в Москве. В случае, если необходимо при приёме и увольнении сотрудника в филиале ставить печать Банка ,как можно это организовать? Понятно, что в случае большой региональной сети передавать печать Банка в филиалы невозможно. 6. Какие санкции предусмотрены при несоблюдении порядка проставления печати организации в трудовую книжку сотрудника филиала (ОО)? С уважением, Сидорова Людмила

Ответ

Рассмотрим Ваши вопросы:

1. Какую печать Банка или филиала необходимо ставить в Трудовую книжку при приеме сотрудников в Филиал, структурное подразделение – операционный офис филиала (ОО)? Каковы необходимые реквизиты печати? Можно ли производить запись о названии Банка (или филиала) от руки?

Как мы поняли из вопроса, Ваша организация использует децентрализованную форму ведения кадрового делопроизводства.


Читайте об отмене печати больше информации в статье по ссылке.


Законодательство не содержит запрета на использование организацией дополнительных печатей, помимо основной.

Следовательно, при децентрализованной форме ведения делопроизводства каждый филиал должен быть снабжен печатью организации с указанием порядкового номера филиала или дополнительной надписью «Для документов». При этом, если на печати будет указано полное фирменное наименование организации и ее местонахождение, то этой печатью допустимо заверять и записи в трудовой книжке. Следовательно, в данном случае, в трудовых книжках работников филиала Вы вправе будете поставить печать, выданную Вам Организацией.

2. Какую запись необходимо делать в Трудовой книжке при приёме сотрудника в Филиал (ОО филиала)?

Независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация. Сам филиал не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что филиал не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем. При этом в трудовом договоре в обязательном порядке следует указать место работы сотрудника – филиал организации. Условие о месте работы также должно быть отражено в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личной карточке сотрудника.

Таким образом, в трудовой книжке Вам необходимо внести следующую запись: "Принят на работу на должность бухгалтера Владимирского филиала". Образец см. ниже по тескту.

3. Какая печать (с какими реквизитами) должна ставиться в Трудовую книжку при увольнении сотрудника Филиала (ОО филиала)?

Если на печати будет указано полное фирменное наименование организации и ее местонахождение, то этой печатью допустимо заверять и записи в трудовой книжке, в том числе об увольнении. Следовательно, в данном случае, в трудовых книжках работников филиала Вы вправе будете поставить печать, выданную Вам Организацией.

4. Как вносить исправления в Трудовую книжку в случае , если проставлена не соответствующая печать (например филиала, а нужно Банка) ?

Внесение исправлений в титульный лист трудовой книжки действующим законодательством не допускается. В данном случае устранить допущенную на титульном листе ошибку можно путем выдачи дубликата.

Если же печать была проставлена в раздел "Сведения о работе", то в данном случае законодательство также не содержит порядка исправления неверно проставленной печати. При этом, исходя из практики, можно сказать, что проставленная неверная печать не делает недействительным период трудовой деятельности работника в Вашей организации, поэтому исправлять или отменять ее необязательно. По нашему мнению, в данном случае Вы можете возле не соответствующей печати можно проставить верную.

5. Печать Банка есть только в Головном офисе в Москве. В случае, если необходимо при приёме и увольнении сотрудника в филиале ставить печать Банка ,как можно это организовать? Понятно, что в случае большой региональной сети передавать печать Банка в филиалы невозможно.

В связи с не целесообразностью передачи печати организации из головного офиса в филиалы, рекомендуем оформить дополнительную печать с указанием порядкового номера филиала или наименования, либо дополнительной надписью «Для документов», а также с указанием на ней полного фирменное наименование организации и ее местонахождение.

6. Какие санкции предусмотрены при несоблюдении порядка проставления печати организации в трудовую книжку сотрудника филиала (ОО)?

В случае несоблюдения проставления печати организации в трудовых книжках работников будет расцениваться как нарушение трудового законодательства. За нарушение трудового предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).

Подробности в материалах Системы:

  1. Ситуация: Как оформить прием сотрудника в филиал организации

Ответ на этот вопрос зависит от того, как ведется кадровое делопроизводство в организации.

При централизованной форме ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации. Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах). Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности).

Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения.

Независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация. Сам филиал не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что филиал не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем (ч. 3 ст. 55 ГК РФ, ст. 20 ТК РФ). При этом в трудовом договоре в обязательном порядке следует указать место работы сотрудника – филиал организации (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Условие о месте работы также должно быть отражено в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личной карточке сотрудника.

При децентрализованной форме ведения делопроизводства каждый филиал должен быть снабжен печатью организации с указанием порядкового номера филиала или дополнительной надписью «Для кадровых документов». Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в филиалах. Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Нина Ковязина
заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

  1. Ситуация: Можно ли заверить запись об увольнении в трудовой книжке печатью отдела кадров

Ряд сведений, внесенных в трудовую книжку, нужно заверить печатью работодателя, в том числе запись об увольнении (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

В 2008 году постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 были внесены изменения в пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, в котором словосочетание «печать организации (кадровой службы)» было заменено на словосочетание «печать работодателя». С учетом этих изменений сформировалась позиция, что заверять записи в трудовой книжке печатью кадровой службы неправомерно, поскольку такая возможность ныне действующей редакцией Правил не предусмотрена.

В то же время по данному вопросу существует и противоположная позиция. К печати организации предъявляются определенные требования. Печать организаций должна быть круглой, а также она должна содержать полное фирменное наименование организации на русском языке и указание на ее местонахождение (п. 5 ст. 2 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, п. 3 ст. 2 Закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ). При этом работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей, и все они будут являться печатями одной организации (на всех указано полное наименование юридического лица и иные предусмотренные законом реквизиты, что позволяет определить их принадлежность). В этой связи печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя. Следовательно, такой печатью можно заверить запись об увольнении в трудовой книжке.

С учетом сложившейся ситуации и в отсутствие официальных разъяснений во избежание споров и судебных разбирательств для заверения записей при увольнении рекомендуется использовать все же основную печать организации, а не печать отдела кадров.

Ситуация: До какого периода записи в трудовой книжке могли быть заверены печатью отдела кадров

Ответ на этот вопрос зависит от конкретных обстоятельств дела.

Принцип недопустимости использования печатей отдела кадров при заверении сведений в трудовой книжке сформировался после внесения изменений в пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132, то есть с 22 марта 2008 года. Таким образом, именно с этой даты использовать печать кадровой службы для заверения записей в трудовых книжках не рекомендуется.

Вместе с тем, до внесения указанных изменений использование печати кадровой службы не вызывало претензий у проверяющих. Право использовать такую печать было прямо закреплено и в ранее действовавшем порядке заполнения трудовых книжек (п. 2.11, 2.12, 4.1 Инструкции, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162).

Таким образом, записи, заверенные печатью кадровой службы до 22 марта 2008 года, полностью соответствуют действовавшему на тот момент законодательству и не требуют исправлений.

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Нормативно-правовая база: Гражданский кодекс РФ

Статья 55. Представительства и филиалы

1. Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.

2. Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

3. Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности.

Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица.

Образец заполнения трудовой книжки

Утверждена
постановлением Правительства РФ
от 16 апреля 2003 г. № 225

ТРУДОВАЯ КНИЖКА
Сведения о работе

Дата


записи

число

месяц

год

Сведения о приеме на работу, переводе на
другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и ссылкой на
статью, пункт закона)

Наименование,
дата и номер
документа,
на основании
которого внесена
запись

1

2

3

4

Закрытое акционерное общество
«Альфа» (ЗАО «Альфа»)

1

27

02

2013

Принят на работу на должность
бухгалтера Владимирского филиала

Приказ от 27.02.2013 № 14-к

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль