Что делать, если работница устраивается на работу по своей девичьей фамилией, а все документы оформлены на фамилию по мужу?

796

Вопрос

Добрый день! У меня возникла неоднозначная ситуация. Работница устраивается на работу по своей девичьей фамилией "Иванова"(паспорт имеется на "Иванову"), а все документы (трудовая книжка, справка 2-НДФЛ с предыдущей работы, диплом об окончании ВУЗа ) приносит на фамилию по мужу"Сидорова", с которым она развелась после увольнения с предыдущей работы. При разводе взяла свою девичью фамилию "Иванова". Прошу вашего разъяснения в данной ситуации. Как быть? - принять на работу по фамилии "Иванова", то как издать приказ об изменении фамилии "Сидорова" на основании свидетельства и расторжении брака и внести изменения в трудовую книжку? -или она должна обратиться на старую работу , чтобы там изменили фамилию в трудовой книжке?

Ответ

Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключение которого является обязательным условием при приеме на работу (ст. 16 ТК РФ). В перечень документов, которые сотрудник должен предъявить при приеме на работу, входит паспорт.

В соответствии с Указом Президента РФ основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации, на территории Российской Федерации является, паспорт.

Следовательно, трудовые отношения между соискателем и работодателем необходимо оформлять на основании паспорта гражданина.

Что касается, трудовой книжки сотрудника, то в соответствии с подпунктом "а" п. 9 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г., в трудовую книжку, при ее оформлении, вносятся фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) работника - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

Поэтому если фамилия сотрудника, указанная в трудовой книжке отличается от фамилии в паспорте, то во избежание дальнейших проблем у сотрудника, ее нужно исправить в соответствии с паспортом и документом о смене фамилии.

Порядок исправления см. ниже по тексту

Лица, переменившие свое имя (фамилию, отчество), могут обменять имеющиеся у них государственные документы о высшем профессиональном образовании на документы государственного образца о высшем профессиональном образовании с новым именем (фамилией, отчеством). Обмен производится по решению ректора вуза на основании заявления лица, переменившего свое имя (фамилию, отчество), вместе с документами, подтверждающими перемену имени (фамилии, отчества) лица. Решение ректора, заявление лица и документы, подтверждающие перемену имени (фамилии, отчества), хранятся в личном деле выпускника вуза. Документы с прежним именем (фамилией, отчеством) изымаются вузом и уничтожаются в установленном порядке. Это предусмотрено в приказе Минобрнауки РФ от 10.03.2005 N 65 (ред. от 22.03.2010) "Об утверждении Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов". Однако и документ на прежнюю фамилию при наличии документа о смене фамилии действителен и подтверждает уровень квалификации работника.

По поводу справки 2-НДФЛ с предыдущего места работы тоже должна соответствовать паспортным данным на момент выдачи справки. Поэтому сотрудница может обратиться к прежнему работодателю о выдаче новой справки на фамилию «Иванова».

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить прием сотрудника на работу

Истребование документов у сотрудника

В перечень документов, которые сотрудник должен предъявить при приеме на работу, входят:

  • паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Например, свидетельство о рождении для лиц, не достигших 14 лет, заграничный паспорт для граждан России, постоянно проживающих за ее территорией;
  • трудовая книжка (кроме совместителей и впервые поступающих на работу);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (кроме впервые поступающих на работу);
  • документы воинского учета. Для военнообязанных, пребывающих в запасе, военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (п. 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719);
  • документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости или уголовного преследования (если работа связана с деятельностью, к которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, например педагогической деятельностью) (ст. 331 ТК РФ).

Об этом сказано в статье 65 Трудового кодекса РФ.

Требовать документы, которых нет в этом списке, можно только в случаях, предусмотренных законодательством. Например, если организация принимает сотрудника на работу с вредными или опасными условиями труда, он должен представить соответствующее заключение по результатам предварительного медосмотра, подписанное врачом и заверенное печатью лечебно-профилактического учреждения (ст. 213 ТК РФ).

С представленных документов нужно снять копии и хранить их, например, в личном деле сотрудника. Там же могут находиться трудовая книжка, трудовой договор, приказ о приеме на работу и все последующие приказы, касающиеся сотрудника.

Трудовой договор с сотрудником

Трудовой договор составьте в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. На экземпляре организации сотрудник должен расписаться. Его подпись подтверждает, что он получил свой экземпляр трудового договора. Такие правила установлены частью 1 статьи 67 Трудового кодекса РФ.

Трудовой договор составьте в произвольной форме. Главное, чтобы в нем содержались обязательные сведения и условия, предусмотренные главами 10 и 11 Трудового кодекса РФ. Например, сведения по зарплате, должности, режиму рабочего времени и т. д. Сведения о полагающихся сотруднику поощрительных выплатах (надбавках, доплатах) в трудовом договоре указывать необязательно. Достаточно сделать в трудовом договоре отсылку к коллективному договору или иному локальному нормативному акту организации, в котором указаны основания и условия их выплаты. Такие разъяснения содержатся в пункте 1 письма Роструда от 19 марта 2012 г. № 395-6-1.

Трудовой договор, заключенный с профессиональным спортсменом или тренером, дополнительно должен содержать обязательные условия, перечисленные в статье 348.2 Трудового кодекса РФ (например, обязанность спортсмена не использовать допинговые препараты, обязанность тренера проводить меры по предотвращению использования спортсменами запрещенных препаратов). При составлении трудового договора с сотрудником бюджетного учреждения также можно руководствоваться рекомендациями, утвержденными приказом Минздравсоцразвития России от 14 августа 2008 г. № 424н.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования

и кадровых ресурсов Минздрава России

2.Ответ: Как изменить в трудовой книжке фамилию (имя, отчество, дату рождения) сотрудника

Изменения в данные трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения сотрудника внесите в следующем порядке.

Прежнюю запись аккуратно зачеркните одной чертой, а сверху (снизу, либо на той же строке, где есть место) запишите новые сведения. Зачеркнутая запись должна легко читаться.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки сделайте пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Текст пояснения заверьте печатью организации (кадровой службы, если у нее есть своя печать) и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:

паспорт;

свидетельство о рождении;

свидетельство о браке;

свидетельство о расторжении брака;

свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и т. д.

Вносить изменения в трудовую книжку со слов ее владельца нельзя.
Такой порядок установлен в пункте 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, и пункте 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

3.Нормативно-правовая база:

УКАЗ

ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ОБ ОСНОВНОМ ДОКУМЕНТЕ, УДОСТОВЕРЯЮЩЕМ

ЛИЧНОСТЬ ГРАЖДАНИНА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В целях создания необходимых условий для обеспечения конституционных прав и свобод граждан Российской Федерации впредь до принятия соответствующего федерального закона об основном документе, удостоверяющем личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, постановляю:

1. Ввести в действие паспорт гражданина Российской Федерации, являющийся основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации.

2. Правительству Российской Федерации:

утвердить до 1 июня 1997 г. образец бланка и описание паспорта гражданина Российской Федерации, а также положение о паспорте гражданина Российской Федерации;

определить объемы и источники поэтапного финансирования изготовления с 1997 года бланков паспорта гражданина Российской Федерации, приобретения технических средств и других материалов, необходимых для оформления паспортов гражданина Российской Федерации, а также условия их изготовления и выдачи.

3. Паспорт гражданина СССР, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации, действителен до замены его в установленные сроки на паспорта гражданина Российской Федерации.

Президент
Российской Федерации
Б.ЕЛЬЦИН

  1. Нормативно-правовая база: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г.

ПРАВИЛА

ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК, ИЗГОТОВЛЕНИЯ

БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИМИ РАБОТОДАТЕЛЕЙ

(в ред. Постановлений Правительства РФ

от 06.02.2004 N 51, от 01.03.2008 N 132,

19.05.2008 N 373)

II. Ведение трудовых книжек

8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

9. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

  1. Книга: Документирование трудовых отношений, В.И.Андреева

При оформлении трудовой книжки впервые особенно важно правильно внести в титульный лист фамилию, имя, отчество и дату рождения лица, поступающего на работу. Именно эти сведения важны для трудовой книжки, как для документа, в котором не предусмотрено наличие фотографии работника. Именно по этим сведениям при сравнении их с паспортными данными работника будет определяться принадлежность трудовой книжки данному гражданину. Постоянно возникающие в этой ситуации ошибки создают в дальнейшем много проблем как самим работникам, так и кадровикам.

Естественно, возникает вопрос о порядке исправления неправильных записей в титульном листе трудовой книжки. Однако официального ответа на вопрос о внесении исправлений в титульный лист трудовой книжки нет. Этот вопрос не рассмотрен ни в Правилах ни в Инструкции.

Так, Правила (п. 27) говорят об исправлении неправильных записей на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (а не на основании паспорта – личного документа гражданина), то есть здесь идет речь об исправлении записей в содержательной части трудовой книжки, в сведениях о работе и о награждениях. Аналогично в Инструкции (п. 1.2.) сказано о признании недействительными и исправлении только записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

Это позволяет сделать вывод о том, что неверные записи в титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению. Значит ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене на новый бланк. Этот вывод подтверждается и п. 48 Правил об оплате работодателем испорченного бланка трудовой книжки или вкладыша в нее «в случае неправильного первичного заполнения». Следует также отметить, что и в п. 26 Правил и в п. 2.3. Инструкции говорится об изменении записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения на основании соответствующих личных документов работника, а не об их исправлении как ошибочных. Кроме того, п. 42 Правил содержит прямое указание об уничтожении испорченных при заполнении бланков трудовых книжек и вкладышей в них с составлением соответствующего акта.

Следовательно, допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен не исправлять запись, а уничтожать испорченный бланк. В ранее действовавшей инструкции по работе с трудовыми книжками приводилась форма акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. В настоящее время форма такого акта официально не предусмотрена и определяется самой организацией (см. образец оформления акта).

И все же в реальной жизни нередки случаи предъявления работником давно оформленной трудовой книжки с незамеченной своевременно ошибкой в титульном листе. За неимением установленного порядка исправления такой ошибки можно посоветовать практикам поступить аналогично ситуации, когда требуется внести изменение в записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника: одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы (паспорт, свидетельства о рождении, о заключении брака, о расторжении брака) с указанием их серии, номера и даты делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью.

При необходимости замены фамилии, имени, отчества и даты рождения одной чертой зачеркивается прежняя информация и записывается новая (выше или рядом, на той же строке). Недопустимо при замене личных данных зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая это действие пометкой «Исправленному верить».

Внесенные в титульный лист изменения обязательно должны быть подтверждены ссылками на соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака и др. с указанием их серии, номера и даты. Ссылки на эти документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадровой службы, например:

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования
и кадровых ресурсов Минздрава России

Утверждена

постановлением Правительства РФ

от 16 апреля 2003 г. № 225

Фамилия Иванова изменена на фамилию

Петрова на основании свидетельства о

браке № 345611099 от 05.08.2008,

выданного отделом ЗАГС г. Пушкино и

паспорта 46 06 852985, выданного

08.09.2008 Правдинским ГОМ

Пушкинского УВД Московской области.

Ответственный за ведение кадрового

учета

М.П.

 

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

ТК № 0108798

Фамилия

Иванова Петрова

Имя

Елена

Отчество

Васильевна

Дата рождения

15.10.1983

 

(число, месяц, год)

   

Образование

высшее профессиональное

Профессия, специальность

переводчик

Дата заполнения

«

12

»

сентября

20

04

г.

 

(число, месяц, год)

                 

Подпись владельца книжки

М.П.

Подпись лица,

ответственного за ведение трудовых книжек

(разборчиво)

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль