Можно ли в трудовых книжках использовать печать "Для документов"?

961

Вопрос

Добрый день! Хотим "разгрузить" основную печать компании, введя в действие вспомогательную печать "Для документов" . Допустимо ли приказом узаконить постановку этой печати в том числе и на копиях трудовых книжек, справок, анкет с работы и прочих документов, подписываемых начальником административно-кадровой службы (она у нас единая - секретариат+кадры). Или все-таки обязательно нужна печать с указанием названия структурного подразделения? Трудовые договоры, приказы о приеме, увольнении и т.д. подписывает ген.директор и ставится основная печать.

Ответ

Обязанность юридических лиц иметь печать закреплена в специальных законах, регулирующих деятельность фирм различных организационно-правовых форм. Предназначение подобной печати компании можно сформулировать, как заверение подлинности подписи должностного лица фирмы на документах. Однако требования заверять подобным образом все документы без исключения законодательство не содержит. Скорее, таковое возникает в отдельных конкретных случаях.

При этом, законодательство не содержит запрета на использование организацией дополнительных печатей, помимо основной.

Дополнительные печати могут быть двух видов:

- соответствующие требованиям, предъявляемым к основной печати, но содержащие дополнительную надпись "Отдел кадров", "Для документов" и т.п.

Такие печати можно ставить, только если законодательством не предусмотрено проставления на документе печати организации, то есть основной печати.

Также, отметим, что специальные печати могут использоваться лишь в соответствии с их назначением (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 16 апреля 2004 г. № А43-10946/2003-25-340).

- не соответствующие требованиям, предъявляемым к основной части (т.е. штамп).

Следовательно, организация вправе в локальном нормативном акте самостоятельно определять количество печатей и порядок их использования, в том числе в ее обособленных и структурных подразделениях (при наличии) (например, в Положении о печатях или в Положении об отделе кадров).

Таким образом, можно сделать вывод, что Вы имеете право издать приказ о введении и использовании вспомогательной печати "Для документов", при этом прописав случаи, перечень документов и перечень лиц, чью подпись она удостоверяет.

Подробности в материалах Системы:

1.Ситуация: Можно ли заверить запись об увольнении в трудовой книжке печатью отдела кадров

Ряд сведений, внесенных в трудовую книжку, нужно заверить печатью работодателя, в том числе запись об увольнении (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

В 2008 году постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 были внесены изменения в пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, в котором словосочетание «печать организации (кадровой службы)» было заменено на словосочетание «печать работодателя». С учетом этих изменений сформировалась позиция, что заверять записи в трудовой книжке печатью кадровой службы неправомерно, поскольку такая возможность ныне действующей редакцией Правил не предусмотрена.

В то же время по данному вопросу существует и противоположная позиция. К печати организации предъявляются определенные требования. Печать организаций должна быть круглой, а также она должна содержать полное фирменное наименование организации на русском языке и указание на ее местонахождение (п. 5 ст. 2 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, п. 3 ст. 2 Закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ). При этом работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей, и все они будут являться печатями одной организации (на всех указано полное наименование юридического лица и иные предусмотренные законом реквизиты, что позволяет определить их принадлежность). В этой связи печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя. Следовательно, такой печатью можно заверить запись об увольнении в трудовой книжке.

С учетом сложившейся ситуации и в отсутствие официальных разъяснений во избежание споров и судебных разбирательств для заверения записей при увольнении рекомендуется использовать все же основную печать организации, а не печать отдела кадров.

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Ситуация: Какие записи о работе в трудовой книжке нужно заверить подписями и печатью

Подписями и печатью нужно заверить только записи об увольнении с работы. После записи об увольнении ставится печать организации, подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись владельца книжки. Так закрывается блок записей, сделанных в данной организации. Об этом сказано в пункте 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Записи о переводах внутри организации, работе по совместительству, присвоении дополнительной профессии и т. п. печатью и подписями заверять не нужно.

Имейте в виду, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью нужно ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке по форме № Т-2, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Форма личной карточки утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Образец приказа о введении печатей в организации

«Альфа»
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423

полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

ПРИКАЗ № 6
о введении и использовании сургучной печати

г. Москва 14.01.2013

Во исполнение требований действующего законодательства

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Установить, что сургучная печать «Альфа» представляет собой круг диаметром 42 мм, в центре которого расположено полное наименование организации, по окружности – индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки на учет (КПП), местонахождение организации.

  2. Утвердить макет сургучной печати организации в соответствии с приложением 1 к настоящему приказу.

  3. Сургучную печать ввести в действие с 21 января 2013 года.

  4. Сургучную печать использовать для подтверждения целостности кадровой документации (книг, журналов и т. д.).

  5. Ответственным за сохранность сургучной печати назначить руководителя отдела кадров Е.Э. Громову.

  6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение: упомянутое по тексту на 1 л. в 1 экз.

Директор А.В. Львов

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер А.С. Глебова

14.01.2013

Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова

14.01.2013

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль